Gestão abrangente da sala de correio e notificações administrativas

A gestão de mailroom e notificações oficiais das Administrações Públicas é um processo crítico nas operações diárias de uma empresa de energia, com elevados volumes, sensibilidade legal e múltiplos destinatários internos, o que envolve grande complexidade devido às margens curtas nos tempos de resposta.

O sistema anterior tinha limitações para absorver esses fluxos de forma eficiente, dificultava a rastreabilidade e exigia uma intervenção manual intensiva para classificar, extrair dados e distribuir documentação.

A ADeA presta o serviço de forma abrangente: disponibilizamos as plataformas de tecnologia, digitalização, automação e arquivamento, bem como a equipa especializada de BPO que classifica, extrai metadados e roteia documentos e notificações para áreas responsáveis. Ferramentas de automação, BPM e inteligência artificial foram integradas para facilitar a classificação inteligente, reduzir o processamento manual e melhorar os tempos de resposta internos.

Todo o serviço foi implantado, assegurando a continuidade operacional e adaptando-se às condições técnicas existentes sem penalizar a qualidade do serviço.

Após 15 meses de serviço contínuo, o grupo energético dispõe de um modelo escalável, automatizado e totalmente rastreável para gerir a sua correspondência e notificações. O uso combinado de tecnologia, processos otimizados e pessoal especializado reduziu significativamente os tempos de processamento e melhorou o controle sobre documentação sensível.

A solução permite-nos continuar a evoluir para modelos cada vez mais digitais, apoiados por IA e automação inteligente.