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Automatizar un servicio clave para la operativa
La gestión del mailroom y de las notificaciones oficiales de Administraciones Públicas es un proceso crítico en la operativa diaria de una compañía energética, con altos volúmenes, sensibilidad jurídica y múltiples destinatarios internos, lo cual supone una gran complejidad debido a los márgenes cortos en tiempos de respuesta.
El sistema anterior presentaba limitaciones para absorber esos flujos con eficiencia, dificultaba la trazabilidad y requería una intervención manual intensiva para clasificar, extraer datos y distribuir la documentación.
Servicio E2E con personas, procesos y tecnología
AdeA presta el servicio deforma integral: proveemos la tecnología, las plataformas de digitalización, automatización y archivo, al igual que el equipo BPO especializado que clasifica, extrae metadatos y enruta los documentos y notificaciones a las áreas responsables. Se han integrado herramientas de automatización, BPM e inteligencia artificial para facilitar la clasificación inteligente, reducir eltratamiento manual y mejorar los tiempos de respuesta internos.
Todo el servicio se ha desplegado garantizando la continuidad operativa y adaptándonos a los condicionantes técnicos existentes sin penalizar la calidad del servicio.
Mailroom digital inteligente con trazabilidad y eficiencia
Tras 15 meses de servicio continuado, el grupo energético dispone de un modelo escalable, automatizado y completamente trazable para la gestión de su correspondencia y notificaciones. El uso combinado de tecnología, procesos optimizados y personal especializado ha reducido significativamente los tiempos de procesamiento y ha mejorado el control sobre la documentación sensible.
La solución permite seguir evolucionando hacia modelos cada vez más digitales, apoyados en IA y automatización inteligente.
