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Descubra cómo se benefician de ella un gran número de sectores
Según el informe de tendencias tecnológicas de Gartner para 2022, la hiperautomatización es una de las diez tendencias estrella de TI y continuará siéndolo en los próximos años. Tal y como comenta Brian Burke, vicepresidente de Investigación de la consultora, “la hiperautomatización es inevitable e irreversible. Todo lo que puede y debe ser automatizado, será automatizado”.
La gestión de expedientes es un aspecto central y vital de múltiples sectores que se ve drásticamente beneficiada al incorporar la hiperautomatización inteligente de tareas que hasta el momento realizaban manos humanas.
Al no existir una única herramienta de automatización que pueda cubrir todos los aspectos del trabajo manual, la hiperautomatización combina múltiples tecnologías. Entre ellas: la gestión de procesos de negocio (BPM), la automatización robótica de procesos (RPA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o la inteligencia artificial (IA). El resultado: una mejora significativa de los flujos documentales que impacta en el desempeño global de las organizaciones.
Para garantizar resultados sinérgicos y coordinados, los proyectos de hiperautomatización de gestión de expedientes no deben concebirse como islas de automatización, sino como parte de un mapeo holístico de procesos. Esto requiere el uso orquestado de herramientas y plataformas de múltiples tecnologías que implica una correcta definición e integración con los procesos corporativos; porque como nos gusta decir en Adea: si una organización implementa una solución de gestión de expedientes en mitad de un caos de procesos lo único que automatizará será el caos.
Los beneficios que aporta la implantación de sistemas de hiperautomatización de expedientes son ESTRATÉGICOS (afectan a la producción de la organización), FINANCIEROS (reducción de costes y aumento de la producción laboral) y TÉCNICOS (relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos de la organización).
Accesibilidad, minimización de errores, trazabilidad, seguridad, visión 360, agilidad y rentabilidad son las ventajas específicas de su implantación de la que se benefician múltiples sectores.
CUADRO
Por expediente entendemos un conjunto ordenado de documentos relacionados con un asunto concreto y que, en múltiples ocasiones, aporta una función de prueba en distintos procesos. La necesidad de añadir de forma continua nuevos documentos de distinta naturaleza, soporte y formato a los expedientes representa la piedra angular de su gestión. Asimismo, resulta imprescindible que los documentos que componen el expediente estén ordenados para poder seguir el proceso al que hacen referencia.
APLICACIONES de la HIPERAUTOMATIZACIÓN de GESTIÓN de EXPEDIENTES
Prácticamente todos los verticales tienen la necesidad de hiperautomatizar su gestión documental. En lo tocante a la gestión de expedientes existen sectores que por su propia naturaleza obtienen mayores beneficios en su aplicación. Estos son algunos de ellos:
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Es, por definición, la gran usuaria de la gestión de expedientes. La información de las carpetas ciudadanas guarda multitud de trámites abiertos con la complejidad añadida de que las gestiones pueden cruzarse entre diferentes organismos de los tres distintos niveles de las Administraciones: local, autonómica y central.
La aplicación de hiperautomatización de la gestión de expedientes en el sector público va desde los portales genéricos de atención al ciudadano de los organismos de la administración central hasta la articulación de las principales competencias (salud, educación, justicia, tributaciones) que implican el manejo de carpetas ciudadanas.
En el caso concreto de la reclamación del pago de una multa o una deuda con la Agencia Tributaria o con Hacienda, todo el proceso está automatizado. Cuando el ciudadano recibe la notificación de su deuda, se le informa de las formas y plazos para abonarla. Si una vez cumplido el plazo no se ha satisfecho el pago, inmediatamente se aplica un recargo y se activa otra notificación relacionada con otra fase del proceso como la providencia de embargo o la publicación en el BOE. El proceso está totalmente automatizado e incorpora las conminaciones que se van realizando, recibiendo la Administración las alarmas pertinentes con cada cambio de estado.
En otro caso concreto como el de la detección del fraude fiscal, los analistas de las agencias tributarias rastreaban posibles fraudes cometidos en transacciones (escrituras notariales, contratos, documentos judiciales, facturas, documentos administrativos, etc.) mediante la identificación de patrones. Dado el enorme volumen de información al que debían enfrentarse, la posibilidad de pasar por alto irregularidades fiscales era elevada.
Hoy en día, mediante una solución de hiperautomatización destinada a la detección de fraudes, es posible procesar ingentes cantidades de datos e indicar a los agentes que dirijan su atención allí donde existe una mayor probabilidad de fraude.
En lugar de cribar todos los datos -tarea materialmente inconcebible para las capacidades humanas- los agentes se limitan a revisar los casos sospechosos que detecta el sistema. De esta forma, no solo es posible revisar todos los datos que maneja la agencia, sino que ha aumentado considerablemente el índice de detección de fraudes.
El proceso se asienta en la conjunción de tecnologías de lectura y robotización de documentos, integración de datos en una plataforma Big Data e Inteligencia Artificial. En resumen:
• Identificación de pain points iniciales mediante técnicas de Process Mining.
• Lectura y extracción de la información contenida en los documentos, utilizando tecnologías NPL (Non Procedural Language) y OCR (Optical Character Recognition).
• Integración de la información ya estructurada dentro de la plataforma de Big Data de la agencia.
• Uso de algoritmia avanzada para cruzar grandes volúmenes de información y detectar fraudes.
Mediante una solución de hiperautomatización destinada a la detección de fraudes, es posible procesar ingentes cantidades de datos e indicar a los agentes que dirijan su atención allí donde existe una mayor probabilidad de fraude.
BANCA Y SEGUROS
En la industria bancaria y aseguradora, la hiperautomatización de la gestión de expedientes tiene un extraordinario potencial de desarrollo.
Los millones de clientes de este sector suelen disponer de más de un producto o servicio con sus entidades, por lo que es necesario gestionar sus expedientes de forma ordenada y segura. Debido al fenómeno de concentraciones y fusiones en este vertical con todas las complejidades que se derivan de integrar diversas operativas, la gestión hiperautomatizada de expedientes resulta una herramienta básica.
Esquema de la hiperautomatización de la gestión de expedientes en el proceso de incorporación de nuevos clientes en banca y seguros.
El proceso de suscripción de transacciones de préstamos, la incorporación de nuevos clientes con el análisis de riesgos que implica o la gestión de reclamaciones son algunas de las aplicaciones de la hiperautomatización de la gestión de expedientes en esta industria.
De manera concreta, el servicio de depuración de expedientes de un banco o una aseguradora permite mejorar los resultados de negocio al disponer de información refinada y actualizada de la base de clientes, algo que resulta especialmente útil para abordar la venta de productos y servicios financieros de forma personalizada.
El proceso de depuración constaría de varias fases:
• Revisión documental. Implica el control de expedientes objeto de depuración, identificando y controlando la información disponible tanto en formato físico como electrónico (evaluación de la calidad de las imágenes, identificación de documentos pendientes y/o erróneos, solicitud de documentación no disponible a terceros, seguimiento de la recepción de la documentación solicitada y gestión de las acciones pertinentes para obtenerlas) y el registro de los resultados de esta revisión documental.
• Completitud de los expedientes. La documentación recibida se añade al expediente físico que, mediante digitalización e indexación, se incorpora al expediente electrónico.
• Cotejo y actualización de la información. A continuación, se localiza la información objeto de actualización en los documentos del expediente y se valida en los sistemas de información de las entidades. Se procede entonces al registro y/o actualización de los campos de información objeto de revisión y depuración, dejando constancia, igualmente, del estado de situación del expediente.
• Control de calidad. A través de las validaciones automáticas se garantiza la coherencia de la información grabada y se identifican y marcan los expedientes y campos de información con errores. Posteriormente se procede al análisis de diferencias y clasificaciones por tipología de error y al envío a corrección de expedientes con errores.
La depuración de expedientes de un banco o una aseguradora permite mejorar los resultados de negocio al disponer de información refinada y actualizada de la base de clientes.
DESPACHOS de ABOGADOS, GESTORES y NOTARÍAS
La gran cantidad de documentos que atesoran en cada expediente los despachos de profesionales de la abogacía, los notarios (relación de letrados, profesionales y procuradores, contratos, escritos probatorios, información del caso correspondiente, intervinientes como jueces, testigos…) y las gestoras convierte a estas actividades en candidatas adecuadas para ser usuarias intensivas de la hiperautomatización.
De forma genérica, cada expediente puede estructurarse en cinco grandes áreas de gestión: datos generales, implicados, fases, actuaciones y documentación. A todas ellas podría añadirse la gestión de correo electrónico, la facturación y los gastos relacionados con el expediente para disponer de una visión completa del desempeño y rentabilidad del despacho.
• Datos Generales. Se utilizan para grabar los datos esenciales del expediente de modo que sirvan como filtro y consulta durante todo el proceso: fecha de apertura, número de expediente, título, profesional encargado, materia, expedientes relacionados o permisos de acceso al expediente de los diferentes usuarios de la herramienta.
• Implicados. Al contar con un módulo de gestión de clientes, integrarlos con todos sus datos dentro del expediente se convierte en un procedimiento automático. No solo debe conectar con los interesados, sino también con el resto de profesionales implicados: abogados, procuradores o peritos tanto de la parte representada como de la parte contraria del caso.
• Fases. Muchos procesos pasan por diferentes situaciones procesales al contar con recursos, incidentes o piezas separadas que deben reunirse en un mismo expediente y gestionarse de manera independiente. Dentro de cada fase deben poder grabarse los datos relevantes tanto de la parte procesal como de la parte contable.
• Actuaciones. En esta área se gestionarían todos los eventos relativos al expediente, ya se trate tanto de notificaciones o resoluciones como de eventos realizados por el profesional: escritos, vistas o reuniones relacionadas con el caso. Es importante tener la posibilidad de editar dentro de las actuaciones todos los documentos relacionados, sean estos del formato que sean, garantizado el archivo de toda la documentación en un único lugar.
• Documentación. Es necesario disponer de un lugar dentro del expediente que reúna toda la documentación y mensajería vinculada a él y sea accesible desde cualquier lugar y dispositivo. En este punto es importante prestar especial atención a la seguridad, al tratamiento de datos sensibles y al cumplimiento del RGPD. A efectos de trabajo diario deberá permitir también accesos diferenciados por usuarios.
En este sector es especialmente importante prestar especial atención a la seguridad, al tratamiento de datos sensibles y al cumplimiento del RGPD.
SALUD
En este sector, ya sea en su ámbito público como privado, la historia clínica de cada paciente se acompaña de una multiplicidad de documentos en diversos formatos. En la sanidad privada, además, también es necesario gestionar todos los documentos asociados a la carga administrativa y financiera (pólizas, copagos…).
La hiperautomatización puede potenciar la facturación inteligente al examinar los detalles de las facturas de cada división y cotejarlos sin mediación manual. La automatización inteligente que utiliza IA y RPA puede ayudar a optimizar la organización de seguros y reclamaciones en las clínicas médicas. Asimismo, la IA puede reconocer los términos de una póliza y un bot puede asumir la tarea de presentar facturas con documentación de respaldo.
De forma genérica, la hiperautomatización de la gestión de los expedientes clínicos permite asegurar que los pacientes reciben el tratamiento más conveniente, eficiente y oportuno para su salud. Estos expedientes facilitan información sobre la medicación, la historia del paciente, los protocolos clínicos y las recomendaciones de estudios específicos. Además, generan un incremento en la eficiencia en el rastreo de antecedentes clínicos y el cuidado preventivo, y contribuyen a reducir las complicaciones, incluyendo los errores en la medicación.
Sistematizar completamente de manera electrónica el expediente clínico y manejarlo diariamente en la consulta presenta múltiples ventajas sobre el sistema manual. Los datos se introducen una sola vez y así se producen menos errores (algunos, de hecho, se detectan automáticamente) y el expediente puede utilizarse por diferentes usuarios en distintos lugares simultáneamente.
Aumenta también la rapidez en la recuperación de la información y en la comunicación interna (manejabilidad y comprensibilidad) de la historia clínica, generando mensajes de recuerdo automáticos que permiten mejorar la adherencia a protocolos.
Por ejemplo, la generación automática de mensajes y comunicaciones con los pacientes para informarles de sus citas, enviar recordatorios en los días previos y solicitar que si no pueden acudir lo hagan saber para liberar esa hora y ofrecérsela a otro usuario mejora la gestión de la agenda de un centro médico.
Lo mismo sucede cuando se trata de intervenciones quirúrgicas. La automatización del envío de la información a considerar durante el pre y post operatorio ofrece una imagen de acompañamiento y seguimiento que el paciente agredece en todo momento.
La hiperautomatización de la gestión de los expedientes clínicos permite asegurar que los pacientes reciben el tratamiento más conveniente, eficiente y oportuno para su salud.
LOGÍSTICA
El sector logístico atraviesa un cambio de perspectiva con una multiplicidad de plataformas de comercio electrónico y nuevos participantes en los sectores comerciales. Mantenerse relevante ante los compradores se ha convertido en lo más esencial para garantizar que el negocio no solo sobrevive, sino que prospera. La hiperautomatización puede ayudar a gestionar algunos aspectos como la gestión de pedidos, los pagos, el transporte, el almacenamiento y el inventario, la gestión de proveedores, la gestión de riesgos, las adquisiciones y el control de datos, entre otras.
Las empresas de este sector que apuestan por la hiperautomatización pueden disfrutar de una cadena de suministro optimizada, disponible 24/7 y capaz de anticiparse a las necesidades de los clientes. Detectar con antelación posibles cambios inesperados y poder reaccionar a tiempo gracias a la analítica predictiva hace que la cadena de suministro sea altamente eficiente.
A la hora de aplicar la hiperautomatización de la gestión de expedientes en la cadena de suministro es indispensable disponer de un sistema de recopilación y digitalización de los datos para luego poder ejecutar una acción determinada, de modo completamente autónomo, sin intervención humana.
A través de recursos como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el análisis de textos, un robot podría procesar documentos para extraer la información relevante de un pedido procedente de un cliente y generar de modo automático la orden de picking correspondiente. Soluciones de este tipo suponen una auténtica oportunidad para acelerar y automatizar la gestión documental y administrativa en la cadena de suministro.
El uso de tecnologías tan avanzadas como la IA o el machine learning permiten identificar patrones, oportunidades o incidencias gracias al análisis de gran cantidad de datos (big data). Con la hiperautomatización de la gestión de expedientes, los empleados pueden dedicarse a otras operativas que aporten más valor y que no sean tan repetitivas, así como controlar las decisiones que sugerirá la propia tecnología.
En la cadena de suministro es indispensable disponer de un sistema de recopilación y digitalización de los datos para luego poder ejecutar una acción determinada, de modo completamente autónomo, sin intervención humana.
EDUCACIÓN
Una gestión ágil, segura y eficaz de los expedientes de alumnos y profesorado constituye un resorte muy positivo para mejorar el desempeño del sistema educativo al reducir los tiempos de respuesta y agilizar la administración de actividades diarias.
La hiperautomatización de gestión de expedientes permite analizar y organizar contenidos que no siguen una plantilla precisa, lo que se conoce como contenido no estructurado, y ayuda a los ordenadores a entender la información que existe de forma más precisa.
Las universidades, por ejemplo, utilizan esta tecnología para "leer" contenidos no estructurados como correos electrónicos, imágenes, PDF y documentos escaneados. El software utiliza los datos para rellenar hojas de cálculo, validar entradas, rellenar plantillas o tomar decisiones rápidas en áreas como:
· Revisión de los expedientes académicos de los estudiantes
· Calificación de la nota media de los alumnos
· Evaluación de los requisitos de admisión
· Facturación
· Informes de gastos
Las universidades utilizan esta tecnología para "leer" contenidos no estructurados como correos electrónicos, imágenes, PDF y documentos escaneados.
RECURSOS HUMANOS
Todas las empresas, independientemente de su sector, tienen necesidad de gestionar expedientes en algunas de sus áreas de negocio. La actividad del departamento de Recursos Humanos es una de las más susceptibles de beneficiarse de la hiperautomatización inteligente en la gestión de expedientes de sus empleados.
Según un informe de Randstad sobre tendencias en recursos humanos, la digitalización ha cambiado la manera de organizar esta actividad en el 75% de las empresas. La hiperautomatización forma parte de ese proceso trasformador de digitalización con el objetivo de agilizar las tareas repetitivas y reducir al mínimo los errores.
El proceso de selección de personal, por ejemplo, genera gran cantidad de papeleo, y la automatización permite eliminar gran parte de él. Mediante RPA pueden publicarse ofertas de empleo, seleccionar a los candidatos que cumplan un corte predeterminado e informar a los candidatos sobre a sua participação no processo.
A hiperautomação da gestão de ficheiros na função de recursos humanos também se aplica a gestão da folha de pagamento, considerado um dos processos mais complexos e importantes nos departamentos de Recursos Humanos. A hiperautomação permite recolher automaticamente informações pessoais de cada colaborador para que quaisquer alterações sejam imediatamente refletidas na folha de pagamento.
A vida profissional de qualquer colaborador contém uma grande quantidade de documentação associada e confidencial protegida pela Lei de Proteção de Dados, daí a importância para as empresas gerirem os registos de pessoal da forma mais eficiente e segura possível.
Os gestores de recursos humanos podem classificar toda a documentação dos colaboradores com base em múltiplos critérios (por organismo emissor, empresa, estado, data, origem, área de organização, etc.), inter-relacionar documentação e atribuir permissões de acesso por pessoa e grupo, sendo também possível agrupar documentos de acordo com as necessidades de cada organização.
Benefícios para o departamento de Recursos Humanos:
· Informação num só lugar, perfeitamente organizada, homogeneizada e acessível.
· Fácil navegação através da documentação dos colaboradores.
· Manter o ciclo de vida de um documento num único sistema, sem necessidade de envio de e-mails ou integração com outros sistemas.
Benefícios para o colaborador:
· Acesso rápido e ágil para visualizar, descarregar ou partilhar informação relacionada com a organização.
· Pesquisa avançada de metadados de documentos.
· Assinatura fácil de documentos de qualquer lugar.
Os gerentes de RH podem classificar toda a documentação dos funcionários com base em vários critérios, inter-relacionar a documentação e atribuir permissões de acesso por pessoa e grupo.
SOLUÇÃO DE AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ADEA
A Adea está firmemente convencida de que A tecnologia por si só não é capaz de resolver um problema de gestão e é por isso que despeçamos toda a nossa know-how ao serviço da Desenho de Processos analisar, redefinir e otimizar processos para que, uma vez repensados, aproveitam ao máximo as tecnologias avançadas de automação, RPA e inteligência artificial.
Na Adea, mantemos que a hiperautomação da gestão de ficheiros está indissociavelmente ligada à automatização de processos com fluxos perfeitamente estabelecidos em linha com as funções empresariais internas e externas e as necessidades de uma organização.
Isto só é possível através da automatização inteligente de processos Fim a fim o que, graças à utilização da mais avançada tecnologia, minimiza o processamento manual e facilita a escalabilidade exponencial do serviço.
A hiperautomação expande as possibilidades já estabelecidas de automação, abrir novos e revolucionários horizontes para uma automatização cada vez mais ambiciosa e eficaz, capaz de enfrentar processos mais complexos e de orquestrar o tecido dos processos de uma organização de forma mais eficiente e com melhores resultados.
O nosso módulo O Hyperautomation Hub permite-nos oferecer a implementação ágil de soluções complexas de automação. Graças à sua capacidade de recomendação gerada por IA, ferramentas de desenvolvimento Low-code e fácil de integrar com outros sistemas, o nosso módulo de hiperautomação permite-nos oferecer aos nossos clientes a implementação ágil de soluções de automação complexas, capazes de gerar poupanças significativas face aos processos manuais.
