Gestão Documental na Administração Pública

Falar de Administração Pública já é sinónimo de falar de administração eletrónica, ao ponto de existirem certos procedimentos — como a declaração do IVA pelas empresas e pelos trabalhadores independentes — que só podem ser realizados por via eletrónica. O volume de informação gerido pelo sector público é enorme e totalmente inaceitável se não se basear em sistemas de gestão documental, que facilitam tanto o trabalho dos funcionários públicos como dos cidadãos em geral.

A importância da gestão documental na Administração

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A importância da organização, controlo e monitorização da informação que um sistema de gestão documental traz consigo é maximizada quando a enquadramos no âmbito da Administração Pública. Se há anos atrás, os benefícios operacionais que poderia trazer já eram percebidos, como uma relação mais próxima, mais ágil e personalizada com o cidadão, com a chegada de novas tecnologias de automação e Inteligência Artificial (IA), atingiram alturas inimagináveis no passado.

A gestão documental tem proporcionado à Administração a capacidade de organizar a documentação administrativa de forma homogénea e eficiente, acelerando a execução de muitos procedimentos que anteriormente exigiam muito tempo e esforço.

Através da criação de portais de cidadãos, os cidadãos podem realizar os seus procedimentos de forma self-service, encontrando a informação de que necessitam e registando diretamente novos documentos no sistema. Graças à gestão documental, este processo é realizado de forma autónoma, remetendo os funcionários públicos para funções que proporcionam maior valor quer à Administração quer ao cidadão.

Desafios na implementação de um sistema de gestão documental na Administração Pública

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A tecnologia importa, mas não é o único desafio que a Administração enfrenta quando se trata de implementar uma estratégia de gestão documental. Entre os desafios que também surgem na sua esteira estão:

· Mudança cultural. É essencial e deve vir de cima para baixo. Os funcionários públicos devem ser recriados e devidamente treinados para que o projeto se concretize. Neste sentido, o envolvimento dos quadros superiores e dos seus próprios quadros durante a implementação do sistema de gestão documental é essencial para ultrapassar a resistência à mudança. Afinal, não há ninguém melhor do que os funcionários para conhecer a complexidade de cada fluxo documental.

· Desenho/Redesenho de Processos. Na ordem das ações, que serviço queremos implementar e que dados são necessários para isso deve prevalecer, e não o contrário. Dependendo desse fluxo de informação, novos processos devem ser desenhados para simplificá-los, na medida do possível, com a incorporação de tecnologias RPA (Automação de Processos Robóticos). Esta reformulação é crucial tanto para ajudar os cidadãos a concluírem os procedimentos em tempo hábil como para lhes dar a conhecer a todo o momento em que se encontram.

· Racionalização e simplificação das tarefas administrativas. Este desafio não é apenas dotar a Gestão com maior agilidade através da automação e IA, mas também reutilizar recursos que já possui. Desta forma, e como de facto já foi referido na regulamentação em vigor, nenhum cidadão deverá ter de apresentar determinada documentação como o seu documento de identificação nacional ou certificado de registo — que dá início a processos internos — quando a Administração puder aceder a esta informação que já está na sua posse. A burocracia tem de ser aliviada.

· Interoperabilidade entre Administrações Públicas (AAPP). A colaboração entre os diferentes níveis da Administração e as suas múltiplas agências é essencial para poder prestar serviços públicos de qualidade. Os Esquemas Nacionais de Segurança e Interoperabilidade, que foram desenvolvidos para o efeito, devem ser acompanhados por um sistema de gestão documental que evite a duplicação de documentos, elimine silos de informação e garanta a qualidade dos dados mestre em cada gestão.

Benefícios de um sistema adequado de gestão documental

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· Segurança da documentação. Grande parte da enorme quantidade de dados que os AApps manipulam são informações pessoais confidenciais. Ao implementar um sistema de gestão documental, é muito mais fácil estabelecer a rastreabilidade e monitorização dos acessos, garantindo a privacidade dos documentos. É garantido o cumprimento de regulamentos como o nosso LOPD (Data Protection Act) ou o RGPD Europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Além disso, ter procedido à digitalização da informação e blindá-la na cloud com apólices de segurança adequadas é também seguro contra roubo físico, desastres naturais, incêndios, etc.

· Poupança de espaço. O armazenamento e preservação de documentos não é um processo de gestão documental exclusivo das últimas fases do seu ciclo de vida, mas engloba toda a sua existência. Se toda a informação a tratar pela Administração fosse armazenada em repositórios físicos, a quantidade de facilidades necessárias para isso, com os custos associados, seria extraordinária. A digitalização da informação e a sua gestão documental simplifica esta conservação em todas as suas vertentes, podendo ser realizada localmente (no local) Ou na nuvem (nuvem).

· Acessibilidade. Já não é só Que os novos modelos Nuvem os híbridos permitem o acesso remoto de qualquer lugar e em qualquer dispositivo -que teve de ser acelerado durante o lockdown de 2020 durante a pandemia-, mas enfrentar um projeto de digitalização e gestão documental na Administração favorece a procura de informação e o acesso a ela em tempo real. Para isso, anteriormente, terá de ser capturado e indexado, processos que agora podem ser realizados de forma automática com recurso a tecnologias de Inteligência Artificial (IA).

· Decisões baseadas em dados. Processamento de dados em massa (big data) é impossível sem uma estratégia adequada de gestão documental. Graças a isso, é possível cruzar informações de diferentes fontes, que no caso da Administração podem ser de outros organismos ou instituições públicas, a fim de executar determinadas políticas ou tomar decisões. Um bom exemplo desta gestão documental é o Rendimento Mínimo de Vida (IMV), para o qual cada pedido se reflete num ficheiro constituído por documentos de diferentes níveis da Administração.

· Dados Abertos. O Chamado Dados Abertos o Open Data são dados acessíveis e disponíveis a todos, sem restrições técnicas ou legais. A publicação e, em certos casos, a anonimização dos dados é um processo de gestão documental que pode ser realizado de forma automática. Graças a estes Dados Abertos, a Administração é mais transparente para o cidadão, favorecendo o seu controlo democrático, e a inovação é incentivada com a implementação de novos serviços públicos que são alimentados por estes dados.

Serviço de gestão de documentos Adea

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Dar à Administração Pública uma gestão documental eficiente não se reduz a uma questão tecnológica, mas passa antes por uma forma diferente de trabalhar. A Adea tem experiência para enfrentar grandes projetos em que processos ineficientes são identificados e novos fluxos de informação são desenhados para ganhar agilidade e produtividade.

Automatizar um processo mal concebido envolve automatizar ineficiências. A Area trabalha para evitar tais situações, cumprindo todas as normas e regulamentos de segurança e interoperabilidade, lançando as bases para uma verdadeira sociedade da informação.

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