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INTRODUCCIÓN
En el sector farmacéutico y de ciencias de la vida, las soluciones de automatización robótica RPA pueden ayudar a las organizaciones a controlar los costes en diferentes procesos, cumplir con los requisitos normativos y lanzar nuevos medicamentos al mercado con seguridad, eficacia y rentabilidad. Esto es así porque los bots no se desvían de los pasos programados y porque la escalabilidad de la tecnología RPA garantiza la automatización de las tareas diarias más rutinarias, implicando al mismo tiempo un alto nivel de precisión y cumplimiento.
Las aplicaciones RPA no se limitan a automatizar algunas tareas manuales. Destaca su capacidad de análisis de grandes cantidades de datos que las farmacéuticas pueden utilizar para apoyar el desarrollo de medicamentos efectivos y también para medir su desempeño en el mercado, encontrar patrones y planificar cambios futuros.
De este modo, los empleados más valiosos pueden reasignarse a actividades de valor añadido que resultan clave para el éxito de la industria, como la investigación y el desarrollo que constituyen el núcleo de la actividad farmacéutica.
En el proceso de desarrollo hay que realizar un seguimiento de los resultados de las pruebas y los posibles efectos secundarios, además de ensayar los medicamentos en múltiples y diferentes casuísticas. Se trata de un proceso muy complicado en el que el análisis de datos juega un papel importante para hacerlo bien. En este punto y en un escenario ideal, lo más eficaz sería que las empresas farmacéuticas combinasen soluciones RPA con modelos de Inteligencia Artificial (IA) para detectar patrones y responder en consecuencia.
Además, en un entorno regulado, cualquier sistema que realice una función de toma de decisiones debe validarse, implicando un sólido proceso de control de cambios. Los sistemas RPA tienen el potencial de cumplir con estos requisitos de manera efectiva ya que se trata de elementos configurables y auditables diseñados específicamente para no salirse de lo estipulado.
Gracias a la RPA, los empleados más valiosos pueden reasignarse a actividades de valor añadido como la investigación y el desarrollo que constituyen el núcleo de la actividad farmacéutica.
PASOS A SEGUIR PARA ADOPTAR RPA EN LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA
Para implementar proyectos exitosos de hiperautomatización en un sector regulado como el farmacéutico es muy importante cumplir una serie de fases que garanticen que todos los aspectos queden cubiertos.
Los programas de hiperautomatización exitosos en la industria farmacéutica recorren todo el trayecto, desde la estrategia hasta el piloto y la producción.
Definición de estrategia y proceso de prueba
Como primer paso, las partes interesadas del programa deben responder a una serie de preguntas enfocadas interna y externamente para identificar si una función se beneficiaría o no de la RPA.
A continuación, es importante identificar cuáles son los puntos críticos o problemas que el proyecto podría implicar, al tiempo que es conveniente impulsar la alineación estratégica de los requisitos, el enfoque y el plan para la automatización.
Cambio de mentalidad organizativa
En lugar de contemplar la RPA como una amenaza hacia los trabajadores o como una manera de resolver los problemas operativos y los procesos defectuosos, las organizaciones deben valorarla como un elemento clave de su estrategia de futuro.
Es importante, asimismo, reconocer los límites de lo que la RPA puede y no puede hacer. Se puede considerar tanto la automatización parcial basada en el análisis de costes y beneficios como la automatización completa de extremo a extremo de un proceso. En tales casos, se deben diseñar traspasos adecuados (entre agentes humanos y bots) para una ejecución óptima y sin problemas del proceso.
Se puede considerar tanto la automatización parcial basada en el análisis de costos y beneficios como la automatización completa de extremo a extremo de un proceso.
Selección de los procesos que se van a automatizar
Es importante que las empresas determinen cuáles de sus procesos son adecuados para RPA de cara a una ejecución sin obstáculos. El error más común es apuntar a procesos demasiado complejos e intentar eliminar por completo la discreción humana de ellos.
Si bien es fundamental identificar qué procesos son los más adecuados para RPA, la robótica debe verse solo como un componente de la mejora de procesos de extremo a extremo. La complejidad aparece cuando hay demasiados casos de uso entrelazados en el proceso comercial.
Es necesario que los profesionales expertos en el campo de la RPA realicen una evaluación de factibilidad mucho antes de que se apruebe el caso de uso. La modularización adecuada y la colocación de reglas en las búsquedas resolverán muchos de los problemas, pero la creación de reglas requiere habilidades especializadas que son difíciles de encontrar.
La complejidad aparece cuando hay demasiados casos de uso entrelazados en el proceso comercial.
Implementación
El diseño de un centro de excelencia ayuda a impulsar una implementación consistente mediante la definición de una estructura y funciones de gobierno y la determinación de las responsabilidades de los empleados.
Por ejemplo, automatizar el proceso de control de calidad y revisión de varios informes de patología requerirá una gran cantidad de datos de prueba para entrenar al bot, ya que los detalles minuciosos también son de gran importancia en la industria farmacéutica y, a menudo, están estrechamente relacionados entre sí, lo que puede conducir a resultados erróneos, si no se maneja adecuadamente.
A continuación, es conveniente impulsar la implementación a gran escala de múltiples procesos en todas las funciones y unidades de negocio para pasar a la fase de ejecución. En ella se traslada el proceso automatizado a un entorno operativo y multifuncional para su revisión y retroalimentación.
Soporte y seguimiento
Desarrollar un marco de capacitación de los empleados para asumir las nuevas formas de trabajar y para que comprendan su impacto positivo es un punto importante. Definir un proceso de gestión del cambio que acompañe y ofrezca soporte a la transición al nuevo conocimiento puede ser una garantía de éxito.
El diseño de un centro de excelencia ayuda a impulsar una implementación consistente mediante la definición de una estructura y funciones de gobierno
PROCESOS AUTOMATIZABLES EN LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA
A consecuencia de la sociedad post-Covid, la industria farmacéutica se ve en la necesidad de acelerar sus procesos internos para acortar los plazos de todos sus procesos, tanto de preclínica como de clínica y distribución. Aquí es donde el uso de la RPA puede ayudar en la aceleración de parte de estos trabajos, permitiendo que los profesionales de alto valor añadido se dediquen a las tareas importantes.
Los proveedores de servicios de RPA estiman que casi la mitad de los trabajos realizados en la industria farmacéutica hoy en día se pueden automatizar tanto en el front como en el back-office.
La adopción de RPA se encuentra actualmente en su etapa inicial dentro de la industria farmacéutica. Dado que los fabricantes farmacéuticos, los investigadores y los consultores suelen aplicar reglas uniformes y estándar a casi cada segundo proceso, estos procesos consistentes y repetibles son los mejores candidatos para la RPA. Hoy en día, muchos procesos farmacéuticos siguen requiriendo grandes volúmenes de esfuerzo humano para alternar entre múltiples sistemas y pantallas para lograr la integración de "última milla".
Estos son algunos de los procesos más susceptibles de automatizarse.
Casi la mitad de los trabajos realizados en la industria farmacéutica hoy en día se pueden automatizar tanto en el front como en el back-office.
Desarrollos y ensayos clínicos
La RPA es de gran valor en los procesos repetitivos basados en reglas, como sucede en el caso del desarrollo de medicamentos. La hiperautomatización puede respaldar la consistencia en la entrada de datos, la preparación de auditorías y el control de calidad.
En el proceso, las compañías farmacéuticas realizan una gran cantidad de ensayos clínicos aleatorios para evaluar los posibles efectos secundarios de los medicamentos. Anteriormente, las grandes cantidades de datos que este proceso genera se analizaban y organizaban por empleados humanos. Si embargo, el software de automatización comete muchos menos errores y permite obtener información valiosa sobre los resultados de los ensayos clínicos.
La hiperautomatización puede respaldar la consistencia en la entrada de datos, la preparación de auditorías y el control de calidad de los ensayos clínicos.
Gestión de la relación con los organismos reguladores
Las compañías farmacéuticas se encuentran bajo una inmensa presión para cumplir con las regulaciones y generalmente cuentan con un departamento específico que asegura que estas se cumplen.
Los empleados encargados del cumplimiento normativo deben archivar documentos y establecer canales de comunicación dentro y fuera de la empresa. Sus tareas van desde la recopilación de documentos a la verificación de la información que en ellos se recoge y a su envío a los organismos reguladores respectivos.
El proceso es bastante sencillo, pero requiere tiempo y energía y puede optimizarse mediante la hiperautomatización. Al aplicar RPA a este proceso, Ernst & Young estima que su plazo de ejecución puede reducirse alrededor de un 65%.
Logística
La logística de las empresas farmacéuticas implica multitud de operaciones que pueden mejorarse y simplificarse con la ayuda de RPA. Al distribuir medicamentos recetados, las empresas deben operar dentro de un marco específico y usar la RPA para automatizar tareas asociadas con la gestión de inventario, la cadena de suministro, el procesamiento de pagos y reembolsos y otras tareas logísticas. Incluso las mejoras mínimas en el análisis de datos y la eficiencia de la cadena de suministro pueden generar ahorros masivos para una organización farmacéutica.
Al aplicar RPA a la gestión con los organismos reguladores, Ernst & Young estima que su plazo de ejecución puede reducirse alrededor de un 65%.
Previsiones
Los métodos habituales de previsión utilizados por las corporaciones no son adecuados para las empresas farmacéuticas. Esto se debe principalmente a que sus productos se reemplazan o relanzan con mucha frecuencia y es difícil mantener un largo historial de datos para cada producto. La mayoría de los métodos de pronóstico habituales se apoyan en varios años de acumulación de datos para hacer predicciones precisas.
Combinado con IA, la RPA puede personalizarse específicamente para analizar datos de ventas farmacéuticas de cara a predecir ventas y demanda futuras. Además, puede ayudar a organizar y fusionar datos de fuentes antiguas a los nuevos sistemas.
La mayoría de los métodos de pronóstico habituales se apoyan en varios años de acumulación de datos para hacer predicciones precisas.
Operaciones de la fuerza comercial
La RPA mejora las operaciones de la fuerza de ventas al agregar una serie de datos que permiten a los equipos comerciales concentrarse en las conversiones de los clientes. Al registrar procesos y actividades de ventas, recuperar datos de ventas oportunos y precisos y administrar pedidos e inventario, la automatización robótica de procesos mejora la eficiencia de la fuerza comercial de una compañía farmacéutica.
Marketing de precisión
En la industria farmacéutica y de atención médica, los chatbots y la RPA pueden crear mecanismos que conecten las partes clave del proceso. En esa línea, la RPA se puede utilizar para proporcionar conocimiento personalizado al médico y también para actuar como un asistente virtual para el personal sanitario y los clientes finales.
Por otro lado, los chatbots pueden individualizar las experiencias de los clientes y proporcionar una entrega de atención médica más rápida y sencilla, mejorando los tiempos de respuesta y la experiencia del paciente.
Los chatbots pueden individualizar las experiencias de los clientes y proporcionar una entrega de atención médica más rápida y sencilla
OPORTUNIDADES DE AUTOMATIZACIÓN POR ÁREAS DE NEGOCIO
Investigación y desarrollo
· Pagos al investigador
· Seguimiento de inscripciones
· Informes de visitas de control
· Redacción clínica y médica
· Archivo maestro de ensayos
· Cumplimiento de normativas de calidad
· Gestión de cambios
· Gestión de riesgos
Cadena de suministro y fabricación
· Procesamiento de pedidos
· Generación de listas de materiales
· Gestión de devoluciones
· Confirmación de envío
· Abastecimiento y adquisición
· Gestión de inventario
· Servicio al cliente
Área comercial
· Contracargos y reembolsos
· Devoluciones y reembolsos
· Redacción de contratos
· Verificación de beneficios
· Monitorización y seguimiento de precios de la competencia
Finanzas
· Órdenes de cobro
· Órdenes de pago
· Conciliación
· Elaboración de informes
· Asientos contables
Recursos humanos
· Nómina
· Contratación
· Proceso de reclutamiento
· Incorporación y capacitación
· Gestión de beneficios
Departamento de TI
· Validación de sistemas
· Supervisión de redes/aplicaciones
· Gestión de carpetas/archivos
· Control de calidad de la documentación
Fuente: Deloitte, 2021
BENEFICIOS DE LA HIPERAUTOMATIZACIÓN
Para el sector farmacéutico, la automatización robótica de procesos ofrece múltiples ventajas. Junto a las consabidas mejoras en la eficiencia operativa, la agilización de los procesos, la reducción de costes y las facilidades para cumplir la normativa son algunas de las más relevantes:
Mejora de ROI
Su aplicación supone desde el primer momento una reducción de los costes y un aumento notable en la productividad, realizando un mayor número de tareas en menor tiempo. Todo ello representa para la empresa un ahorro de tiempo en los procesos y en los costes.
Reducción de la tasa de errores
Al permitir la automatización del 80% del trabajo se incrementa la fiabilidad. Dado que se produce una reducción al mínimo de la posibilidad de errores humanos en la ejecución de los procesos más repetitivos.
Aumento del compromiso del empleado
A través de la automatización de algunos procesos el trabajador pasa a estar encargado de las tareas de mayor valor, o que gera um O vínculo e um compromisso com a empresa quando o seu trabalho é reconhecido.
Escalabilidade fácil
A implementação da hiperautomação nunca tem um grande impacto na empresa, dados os escassos recursos que um projeto deste tipo consome e a possibilidade que oferece para começar a funcionar em questão de algumas semanas.
Ao permitir que 80% do trabalho seja automatizado, aumenta a fiabilidade.
Adea
A Adea pode tornar-se um parceiro de longo prazo com vasta experiência na implementação de automação inteligente no setor farmacêutico e das ciências da vida. Mantemos um conhecimento constante das tecnologias emergentes para que as organizações avancem a sua agenda digital e possam melhorar os seus fluxos de trabalho e, consequentemente, a sua produtividade.
Desde 1999, na Adea, desenhamos estratégias de gestão documental e otimização de processos à medida de cada organização. Ao longo de todos estes anos, o nosso compromisso com a inovação e o compromisso contínuo com a mais avançada tecnologia permitiu-nos acompanhar os nossos clientes na sua transformação digital, ajudando-os também a cumprir os regulamentos relativos ao processamento de dados e facilitando a gestão dos seus processos internos da forma mais ágil, eficiente e personalizada.
A nossa experiência em gestão documental, instalações e tecnologia de ponta permite-nos oferecer um serviço totalmente fluido ao longo de toda a cadeia de valor: desde a conceção de processos automatizados e a sua implementação tecnológica até à guarda, gestão e destruição dos documentos físicos envolvidos.
