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Porquê automatizar a gestão de faturas de fornecedores
Quando é realizada uma estratégia automatizada de gestão de Contas a Pagar, os benefícios da estratégia são logo notados:
· Controlo e rastreabilidade das faturas: Um fluxo automatizado de faturas não só impede a perda de documentos ou a produção de duplicatas, mas também permite que os pagamentos sejam feitos dentro dos prazos estabelecidos, disparando automaticamente o alarme de que pode ser incorrida uma penalização por um atraso. Este aumento do controlo interno das faturas permite também uma melhor classificação da informação, simplificando a sua partilha quando necessário.
· Reduza os erros do documento: A maior parte dos erros de gestão são causados por intervenção manual, cuja eficácia é por vezes diminuída pela carga de trabalho deste tipo de tarefas repetitivas. Ao automatizar a gestão de faturas, esta taxa de erro é drasticamente reduzida em até 99%, refletindo todo o histórico do procedimento, simplificando a realização de qualquer auditoria.
· Gestão de faturas mais rápida. Falar de uma gestão de faturas de fornecedores mais rápida e eficiente é falar de uma melhoria drástica no departamento de Finanças. A automação pode reduzir o tempo de gestão de faturas em até cinco dias, favorecendo assim o cash flow.
· Melhor planeamento orçamental. Tal como foi avançado no ponto anterior, graças à automatização do processo de faturação, a área das Finanças tem mais ferramentas para gerir e planear os seus orçamentos. A visão obtida com as despesas é 360º, com um quadro completo de todo o ciclo de vida das Contas a Pagar, privilegiando uma melhor análise e tomada de decisão com base em dados que permitam uma melhor negociação com os fornecedores. Na sua essência, favorece-se uma relação muito mais estratégica com eles.
· Redução do uso de papel. Estamos a entrar plenamente na era da Sem papel, ou seja, uma redução significativa da utilização do papel, com o que isso implica em termos de custos associados e de proteção ambiental. Ter uma gestão automatizada de contas a pagar tem sido extremamente útil durante a pandemia, quando houve meses de lockdown em que só era possível o teletrabalho, acedendo às contas de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
· Conformidade regulamentar. A atividade de muitas empresas está regulada de forma muito exaustiva, com prazos e condições muito fortes. Ter o fluxo de faturas para fornecedores automatizados facilita o cumprimento destes regulamentos, fixando-o nas regras de negócio em que se baseia a automação.
· Redução de custos e geração de valor. A redução dos prazos de pagamento e uma melhor situação de partida para negociar preços com os fornecedores, a eliminação de penalizações por incumprimentos ou atrasos, o menor consumo de papel... são benefícios que visam diretamente as contas da empresa, permitindo uma significativa poupança de custos. Como se não bastasse, descarregar os templates para estas tarefas tediosas, ao mesmo tempo que melhora a experiência dos colaboradores, abre também a porta para lidar com tarefas que trazem maior valor acrescentado à organização.
O que é a automação de Contas a Pagar
O processo de automatização das Contas a Pagar pode ser estruturado em cinco fases fundamentais:
· Pedido de encomenda. Este é o primeiro passo, ou seja, para fazer a compra. A primeira coisa a fazer é saber se tem orçamento suficiente e, se tiver um, comparar ofertas diferentes (a menos que já tenha um fornecedor regular). É então e não antes que a operação se concretize. Durante a reunião e em função do volume, são negociados prazos, descontos, condições vantajosas para pagamento imediato, etc. com o fornecedor.
· Validação de produto/serviço. Uma vez que o produto chega ou o serviço é prestado, a empresa deve validar que cumpre o que foi acordado, tanto em termos de características como de prazos de entrega, etc., algo que pode ser feito em grande parte sem vigilância. Neste ponto, obtém-se a fatura, que entra no sistema e, se tudo previamente negociado for cumprido, é aprovada.
· Registo da operação. Uma vez aprovada a fatura, o próximo passo é o seu registo e pagamento dentro do prazo acordado. Automatizar o fluxo permite que esses pagamentos sejam cumpridos e, além disso, detectar aquelas faturas que não concluíram o processo automatizado, para que qualquer incidente possa ser resolvido antes de entrar em conflito com um fornecedor.
· Recolha e Utilização de Dados. Quando uma fatura é paga, o seu processamento não termina. O processo de faturação resulta num relatório que resume todos os dados da fatura e da operação realizada, sendo arquivado no sistema de Contas a Pagar ou no ERP para manter um registo histórico de pagamentos para futuras consultas ou auditorias.
Porque é que a Adea é a sua parceira na automatização de Contas a Pagar
A Adea dispõe de equipas especializadas na automatização da gestão de faturas de fornecedores. Su know-how permite desenhar os melhores processos para ganhar eficiência, proporcionando-lhes níveis de automação nos quais se baseiam as melhores práticas adquiridas ao longo de mais de duas décadas de experiência.
O outsourcing da automação da gestão de faturas de fornecedores com a Adela resulta numa otimização da flexibilidade e eficiência para as organizações, bem como numa redução de custos em resultado da melhoria de todo o ciclo de vida do processo, desde o momento em que a encomenda é feita até que toda a operação seja registada no histórico da empresa, tudo de acordo com os regulamentos existentes e adaptando-se dinamicamente às alterações que possam ocorrer na empresa.
