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En la era digital, las empresas han pasado de disponer de una fuerza de trabajo organizada alrededor de la actividad manual a otra centrada en el trabajo del conocimiento. Las empresas compiten por activos intangibles: su propiedad intelectual (PI), su cultura y el talento inherente a su fuerza laboral. El talento se ha convertido en la prioridad de la agenda de muchos CEOs y, en esa lógica, el responsable de Recursos Humanos se considera un gestor altamente valioso de todo el ciclo de vida del talento.
Como motor para contratar y retener a empleados valiosos que impacten en el desempeño global de las empresas, la función de Recursos Humanos se encuentra en una posición única para aprovechar el potencial de las tecnologías de automatización.
Los profesionales de esta área pueden aprovechar las TIC emergentes para impulsar el desarrollo de ventajas competitivas en la era digital. Estas nuevas tecnologías deberían aumentar la capacidad de Recursos Humanos para centrarse más en la experiencia de sus candidatos y empleados, permitiendo así que el lugar de trabajo sea un entorno centrado en el ser humano.
Un estudio de McKinsey reveló que, en una encuesta realizada a 500 directores de Recursos Humanos, el hilo conductor fue la creencia de que mejorar la experiencia de los empleados aumenta las posibilidades de una empresa para ganar la batalla por el talento. Por “experiencia del empleado” se entiende su grado de satisfacción ante un entorno digital fluido y personalizado que facilite su desempeño.
Tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Inteligencia Artificial (IA) abren nuevos horizontes para las organizaciones y sus trabajadores, permitiendo liberar a los empleados de tareas repetitivas para que puedan concentrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido como innovar, negociar, empatizar y resolver problemas críticos, actividades en las que los humanos son excepcionalmente mejores.
Antes de destinar más recursos en la contratación de empleados adicionales para gestionar sus tareas de RR.HH. es conveniente plantearse la automatización de esos procesos.
Con las herramientas de automatización robótica, una empresa puede configurar un software o un robot para capturar e interpretar aplicaciones para, por ejemplo, procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.
Como resultado, conduce a una mayor productividad y eficiencia en diferentes actividades dentro de los departamentos de Recursos Humanos.
Tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Inteligencia Artificial (IA) abren nuevos horizontes para las organizaciones y sus trabajadores, permitiendo liberar a los empleados de tareas repetitivas para que puedan concentrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
Tareas automatizables
Los procesos de Recursos Humanos que pueden simplificarse utilizando la automatización robótica incluyen tareas relacionadas con los empleados, la capacitación y el desarrollo, el reclutamiento, la contratación y gestión del talento y los beneficios y compensaciones.
Gracias al software de automatización robótica, se pueden automatizar procesos que son:
· Repetitivos.
· Propensos a errores.
· Involucran datos digitales.
· Procesos basados en reglas y protocolos.
· Procesos para momentos críticos y/o estacionales.
La dinámica cambiante del lugar de trabajo implica que la función de recursos humanos debe estar más centrada en las personas. Para lograr esto deben cambiar radicalmente la forma en que trabajan, y esto solo es posible mediante la automatización de tareas rutinarias. Hemos identificado una serie de tareas comunes a un típico Departamento de Recursos Humanos. No es una lista definitiva y cada equipo de RR.HH. debe profundizar más en la investigación de los procesos a automatizar, pero es un buen punto de partida para comenzar a medida que busca y amplía sus esfuerzos de automatización departamental.
La dinámica cambiante del lugar de trabajo implica que la función de recursos humanos debe estar más centrada en las personas.
# Incorporación de empleados
Los procesos de reclutamiento implican:
· Publicación de anuncios de trabajo.
· Seguimiento de respuestas.
· Selección de CV.
· Evaluaciones previas al empleo.
· Clasificación y priorización de candidatos en función de criterios establecidos.
· Flujos de correo electrónico automatizados.
El reclutamiento de los empleados es una de las tareas más tediosas del Departamento de Recursos Humanos. Desde la publicación del trabajo hasta la recolección de currículums, pasando por las entrevistas y el acceso a la red de nuevos empleados, todos estos procesos pueden ser automatizados mediante una lista de verificación fácil de seguir durante el proceso de incorporación.
Esto incluye la capacidad de crear flujos de trabajo de aprobación y notificación automática, recopilar formularios firmados electrónicamente y generar automáticamente documentos PDF oficiales, entregar dispositivos a los empleados rápidamente sin esperar la asistencia de TI y mucho más.
La contratación, impulsada por la automatización de los recursos humanos, puede acelerar el proceso de incorporación y reducir los costos asociados. Los softwares de automatización robótica ayudan a completar y procesar formularios rápidamente y con un error mínimo.
Una vez que la información de un empleado o candidato se transfiere a la base de datos de la compañía, la tecnología robótica puede incluso notificar a los nuevos empleados que su documentación se ha procesado con éxito.
Además, monitorizar, analizar y medir el rendimiento no es un proceso fácil. Hay muchos casos en los que los sesgos y las ineficiencias pueden formar parte del ciclo. Por el contrario, la automatización de RR.HH. hará un seguimiento preciso de los KPI más significativos para asegurar que la contribución de cada empleado esté alineada con los objetivos de la empresa.
La contratación, impulsada por la automatización de los recursos humanos, puede acelerar el proceso de incorporación y reducir los costos asociados. Los softwares de automatización robótica ayudan a completar y procesar formularios rápidamente y con un error mínimo.
# Despidos
Comunicar un despido no es un proceso agradable ni para el empleado ni para el empleador. Sin embargo, los archivos de despido deben recogerse y procesarse. Además, el equipamiento de la empresa ha de ser devuelto y auditado y deben tomarse las medidas para eliminar al empleado despedido de la nómina y los beneficios.
El proceso de baja a menudo se puede pasar por alto, pero es tan crítico como la incorporación. Cuando se hace de la manera correcta, la desvinculación ayuda a proteger a la empresa y deja una buena impresión en sus exempleados.
La eliminación manual requiere mucho tiempo. Existe un riesgo potencial de perder formularios o de que se completen incorrectamente, desprotegiendo a la empresa desde una perspectiva de cumplimiento y seguridad.
La automatización permite procesar cada una de esas tareas de manera rápida, fiable y coherente para hacer más manejable la salida y evitar cualquier posible problema jurídico.
El software de automatización de recursos humanos le permite crear una lista de control de desvinculación y:
· Completar y cargar documentos electrónicamente.
· Programar entrevistas de salida.
· Actualizar información personal.
· Crear solicitudes de devolución de equipos de la empresa.
· Eliminar el acceso a las aplicaciones a partir de una fecha.
El proceso de baja a menudo se puede pasar por alto, pero es tan crítico como la incorporación. Cuando se hace de la manera correcta, la desvinculación ayuda a proteger a la empresa y deja una buena impresión en sus exempleados.
# Gestión de nóminas
Calcular manualmente el tiempo o los días trabajados, junto con las bajas por enfermedad o los días de vacaciones, puede provocar mucho margen para el error. Esto lleva a que los empleados sean pagados de menos o de más.
La automatización de recursos humanos puede simplificar el proceso al rastrear y calcular todo automáticamente, facilitar los pagos y conseguir que los datos sean mucho más fáciles de encontrar en caso de una auditoría de cumplimiento.
El procesamiento manual de las nóminas aumenta exponencialmente el riesgo de error. En lugar de procesar a mano, la automatización de RR.HH. ofrece cálculos precisos, mantiene los registros de la nómina para cumplir con los mandatos de la seguridad social y los convenios colectivos correspondientes y asegura que los empleados reciban los ingresos correspondientes a su nómina de manera infalible y a tiempo.
Gestionar automáticamente las nóminas asegura que los empleados reciban los ingresos correspondientes de manera infalible y a tiempo.
# Declaración de impuestos
Dependiendo del tamaño de la organización y de donde opera, existen diferentes leyes tributarias en distintos niveles administrativos (local, estatal, nacional, internacional). Esto significa que la declaración de impuestos puede ser compleja para el Departamento de Recursos Humanos, debido especialmente a que las leyes se actualizan y cambian con frecuencia.
La buena noticia es que la automatización de RR.HH. ofrece a una organización la oportunidad de escalar rápidamente, asegurando que se aplican y declaran los impuestos correctos a sus productos y servicios. Además, pueden automatizarse los impuestos sobre la nómina de acuerdo a las leyes de cada nivel de la administración.
La automatización de los impuestos sobre la nómina en función de las leyes pertinentes garantiza que los empleados y proveedores reciban y completen los formularios correctos. También proporciona un archivo digital fácil de localizar en caso de una auditoría.
Esto significa que la declaración de impuestos puede ser compleja para el Departamento de Recursos Humanos, debido especialmente a que las leyes se actualizan y cambian con frecuencia.
# Reclamaciones de gastos
Las tareas manuales innecesarias, como la presentación de gastos, tienen un impacto negativo en la satisfacción de los empleados, disminuyendo su productividad y rendimiento.
Antes de la automatización de RR.HH., los responsables de esta área tenían que escanear varias hojas de cálculo de Excel y pilas de archivos de papel. Se tardaba días, si no semanas, en clasificar los registros de gastos de un empleado. Incluso con un proceso manual orientado a los detalles, los gastos tenían el potencial de aparecer desactualizados y con inexactitudes.
Sin embargo, con la automatización se eliminan los tediosos procesos manuales, al tiempo que se reducen los errores de contabilidad y se libera al equipo de RR.HH. de participar en procesos obsoletos.
La automatización de recursos humanos permite digitalizar el proceso de gastos. Los empleados pueden cargar una foto del recibo desde su teléfono, mientras que el software de gestión de gastos extrae automáticamente los datos necesarios (cantidad, proveedor, IVA, etc.). Una vez que un empleado envía estos datos, se notifica inmediatamente al gerente correspondiente que puede aprobarlo o rechazarlo.
A partir de ahí, se verifica que los detalles sean correctos y se procesan con un solo clic. Esto ahorra a los empleados hasta un 70 % en tiempo de procesamiento como promedio, elimina errores humanos y brinda a las empresas una visión general de los gastos en tiempo real.
Con la automatización se eliminan los tediosos procesos manuales al mismo tiempo que se reducen los errores de contabilidad y se libera al equipo de RR.HH. de participar en procesos obsoletos
# Gestión de vacaciones y bajas
Calcular y aprobar manualmente los días de vacaciones puede ser problemático, ya que implica muchas tareas:
· Verificación del saldo de vacaciones del empleado.
· Obtener la aprobación del gerente para las solicitudes de baja.
· Registro de la baja para el cálculo de nómina.
Además, si esto recae sobre los hombros de una persona, existe mucho espacio para el error humano. Los correos electrónicos se olvidan y existe el riesgo de interrupciones cuando esta persona está de vacaciones o de baja por enfermedad. El software de automatización de recursos humanos ofrece un proceso automatizado de gestión de vacaciones o bajas que calcula automáticamente todo lo anterior.
Calcular y aprobar manualmente los días de vacaciones puede ser problemático, ya que implica muchas tareas.
# Gestión del tiempo de trabajo
Una hoja manual para el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados es extremadamente ineficiente porque está sujeta al extravío y a la demora en su cumplimentación.
Sin embargo, la automatización permite almacenar digitalmente los perfiles de los empleados, los registros de asistencia y otra información, permitiendo que el proceso sea más rápido y preciso.
La automatización permite almacenar digitalmente los perfiles de los empleados, los registros de asistencia y otra información, permitiendo que el proceso sea más rápido y preciso.
# Rendimiento de los empleados
El rendimiento de los empleados a lo largo del tiempo está en un estado constante de cambio. Para calcular su participación en los beneficios de acuerdo a su desempeño, la automatización permite:
· Bonificar la formación.
· Modificar los beneficios a partir de eventos como un matrimonio, un divorcio, una mudanza, un nuevo hijo o un problema de salud.
Beneficios de la hiperautomatización en el área de rr.hh.
A través de la automatización de recursos humanos, las organizaciones pueden diseñar, optimizar, integrar e implementar los servicios necesarios rápidamente a un costo considerablemente menor. Si se implementa correctamente, la automatización de recursos humanos permite obtener beneficios indispensables.
· Mejora de la productividad debido al procesamiento rápido y el intercambio de datos.
· Reducción de la rotación de empleados debido a la sensación de compromiso con ellos.
· Ahorro en costes de almacenamiento e impresión asociados al procesamiento basado en papel.
· Cumplimiento de normativas y políticas laborales.
· Mejora del crecimiento organizacional a través de la contratación eficiente a un costo operativo óptimo.
· Identificación de errores de entrada de datos y documentos extraviados/perdidos.
· Capacitación para una toma de decisiones comerciales inteligentes con informes detallados.
· Colaboración con otras partes interesadas para contratar, capacitar y retener mano de obra cualificada.
· Más tiempo para analizar los datos de recursos humanos de cara a la toma de decisiones de negocio inteligentes.
Pasemos a detallar alguno de los beneficios:
#Eficiencia mejorada por reducción de tiempo en los procesos
La fusión de recursos humanos depende en gran medida de procesos basados en documentos. Cuando se gestionan manualmente, puede llevar mucho tiempo, resultar repetitivo y extremadamente ineficiente. El papeleo puede quedar "atascado" en una cola de impresión o en el escritorio de una persona.
La automatización de recursos humanos digitaliza todo lo anterior, aumentando la productividad y la eficiencia en toda la empresa. Así, la organización puede concentrar más energía en garantizar que todo su personal de recursos humanos se centre en labores de mayor valor como la creación de cultura corporativa o la mejora de la comunicación interna.
#Satisfacción de empleados y candidatos
Cuando el personal de recursos humanos se ahoga en tareas administrativas, a menudo no tiene tiempo de comunicarse con los nuevos candidatos. Esto crea una experiencia de contratación negativa, independientemente de si finalmente son contratados o no. La automatización de recursos humanos permite que recursos humanos disponga de más tiempo para comunicarse con los candidatos y mejorar su experiencia general.
Además, los empleados se benefician del autoservicio. Por ejemplo, obtienen una aprobación más rápida de sus solicitudes de vacaciones y sus informes de gastos y pueden realizar un seguimiento de los beneficios de sus empleados, contribuyendo a una experiencia positiva de los empleados.
Con la automatización se contribuye a una mejor experiencia de los empleados.
#Control de la información
La automatización de recursos humanos permite rastrear, recopilar y analizar datos de todo tipo, facilitando la detección de patrones y la creación de informes sobre sus hallazgos. A continuación, puede utilizarse esa información para mejorar los procesos, corregir cualquier fallo y aplicar buenas prácticas para el desempeño de toda la empresa.
#Reducción de errores
Completar manualmente la nómina, las hojas de tiempo y verificar las vacaciones allana el camino para el error humano. Una máquina puede realizar estas tareas con mayor rapidez y reducir cualquier posibilidad de error.
#Mejora de la comunicación y la colaboración
La automatización de recursos humanos proporciona una visión general clara de todos los procesos y etapas involucrados. Esto ayuda a que todos comprendan las responsabilidades de los demás, lo que mejora la comunicación y el trabajo en equipo.
#Reducción de los costes de procesamiento en papel
El procesamiento basado en papel requiere imprimir documentos y luego archivarlos y almacenarlos en algún lugar como registro. La automatización de recursos humanos reduce los costes asociados a este proceso, minimizando la necesidad de espacio de almacenamiento y garantizando que los registros se puedan ubicar fácilmente con solo hacer clic.
La automatización mejora la comunicación y el trabajo en equipo.
Adea
En Adea ayudamos a hacer posible la automatización del área de Recursos Humanos de las organizaciones. Para verificar si un sistema de automatización de recursos humanos está en sintonía con sus procesos, compruebe que incorpora:
· Información procesable
· Acceso omnicanal
· Integración rápida
· Mitigación de riesgos
· Alertas automatizadas
· Flujo de trabajo dinámico
Desde 1999, en Adea diseñamos estrategias de gestión documental y optimización de procesos a la medida de cada organización. A lo largo de todos estos años, nuestro compromiso con la innovación y la apuesta continua por la tecnología más avanzada nos ha permitido acompañar a nuestros clientes en su transformación digital, ayudándoles también a cumplir con las normativas relacionadas con el tratamiento de datos y facilitándoles la gestión de sus procesos internos de la manera más ágil, eficiente y personalizada.
Nuestra experiencia en gestión documental, instalaciones y tecnología de última generación nos permite ofrecer un servicio totalmente fluido a lo largo de toda la cadena de valor: desde el diseño de procesos automatizados y su implementación tecnológica hasta la custodia, gestión y destrucción de los documentos físicos involucrados.
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