O que é a rastreabilidade documental
Hoje em dia, os fluxos colaborativos nas empresas estão na ordem do dia e o mesmo documento passa por muitos departamentos desde a sua criação até ao seu posterior arquivamento para consulta futura. Só durante o processo de elaboração, em que muitas vezes participam várias pessoas, é crucial ter identificado a versão mais recente do documento e manter um controlo rigoroso das alterações nele introduzidas.
A rastreabilidade documental resolve este problema, determinando a localização dos documentos a todo o momento e identificando quem interage com os mesmos, seja consultando-os, modificando-os ou realizando qualquer outra operação (cópias, expedições, etc.). Assim, os principais elementos que são tidos em conta para obter uma correta rastreabilidade documental são:
· A origem, ou seja, a pessoa com quem o ciclo de vida desse documento começou na nossa organização, seja quando foi criado ou recebido, porque não podemos esquecer que pode ser, por exemplo, uma fatura enviada por um fornecedor.
· Os prazos a que o referido documento está sujeito quando faz parte de um fluxo de trabalho definido, identificando em que fase do fluxo de trabalho se encontra.
· As operações a que está sujeito, desde edições a expansões ou outras alterações a que é submetido, identificando o autor ou autores destas e o momento em que ocorreram.
· A localização dentro da organização documental da empresa, seja na cloud ou na rede corporativa local.
Benefícios da rastreabilidade de documentos para uma empresa
· Recuperação de informação: Manter o controlo da rastreabilidade dos documentos, mesmo que não sejam comumente consultados, permite às empresas recuperar qualquer informação no momento certo, o que evita perder oportunidades de negócio ou atrasar a tomada de decisões que exija essa informação.
· Promover a segurança e prevenir fraudes: Ter uma solução que dê visibilidade à rastreabilidade de documentos aumenta significativamente a segurança da informação porque não só nos permite saber a localização do documento ao longo de todo o seu ciclo de vida, mas também revela quem o criou, quantas mãos passou ou, mesmo, quem o apagou.
Desta forma, é possível evitar qualquer tipo de fraude que resulte de uma edição não autorizada do documento ou, simplesmente, que não cumpra os regulamentos em vigor, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
· Identificar tarefas pendentes: Quando a rastreabilidade de documentos faz parte de um fluxo de trabalho definido, é muito fácil descobrir em que fase desse processo se encontra e quantas etapas ainda faltam para concluí-lo. Nas operações internas de uma empresa, isso pode ser crucial para evitar estrangulamentos na aprovação de documentos por parte de um departamento específico (faturas, dietas, etc.). Assim, agiliza os processos operacionais de uma organização.
· Redução de custos e poupança de recursos: Tenha a todo o momento a informação relativa a documento digitalizado poupar-nos-á muito tempo de pesquisa e promoverá a democratização da informação com acesso a ela de acordo com as políticas de segurança estabelecidas. Por outro lado, ao armazenar estes documentos na cloud, não só evita gastos com infraestruturas tecnológicas, mas também favorece poder aceder à informação a todo o momento e a partir de qualquer dispositivo.
Relevância da gestão documental para uma rastreabilidade eficaz
A verdade é que a referência ao controlo da rastreabilidade dos documentos leva-nos inevitavelmente a falar do gestão de documentos, porque sem este tipo de solução e os processos associados, é difícil realizar esta monitorização de informação. Afinal, a rastreabilidade é o resultado de uma organização sistemática que realiza uma boa gestão documental, com a qual os processos são normalizados e, graças às novas tecnologias (RPA, IA... ), são automatizados, ganhando assim eficiência operacional.
Um sistema de gestão documental favorece e, ao mesmo tempo, utiliza a rastreabilidade para dar mais qualidade aos processos de negócio, uma vez que permite estabelecer alarmes proativos para, por exemplo, impedir a expiração de determinados prazos em que um documento teve de cumprir um procedimento. A margem de erro é minimizada graças ao tandem entre a gestão documental e este controlo da rastreabilidade da informação.
Afinal, acompanhar a trajetória da informação é sempre mais fácil quando está num repositório centralizado e, além disso, através de um sistema padronizado que elimina particularidades. É precisamente isso que a gestão documental proporciona, que proporciona uma visão 360º de cada ficheiro.
Porquê escolher os serviços de gestão de documentos da ADEA
A rastreabilidade é um meio, não um fim e, como vimos ao longo do artigo, faz parte de uma estratégia mais ampla de gestão de documentos. Lidar com a implementação de uma solução com estas características não é um processo único ou standard, mas requer uma personalização adaptada às características específicas de cada empresa.
A Adez presta este tipo de serviço a todo o tipo de setores há décadas, conhecendo as peculiaridades de cada um deles e contando com uma equipa profissional capaz de desenhar de forma clara e precisa os fluxos de trabalho ideais para um melhor controlo dos processos documentais. Graças ao seu know-how e com a aplicação de tecnologia de ponta, a Adea proporciona às empresas a capacidade de gerir a sua informação de forma colaborativa ao longo de todo o seu ciclo de vida.
