Sistema de gestión documental: conceptos clave y principales beneficios

AdeA   enero 2022

En plena era de la información, las organizaciones acumulan cada vez un volumen mayor de datos, almacenando y gestionando una cantidad ingente de documentos. Este es el motivo por el que la gestión documental se ha convertido en una herramienta imprescindible para los negocios y las Administraciones Públicas, entendiendo por ello el control de un modo eficiente y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de todos estos documentos.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es aquel que almacena, administra y controla el flujo de documentos dentro de una organización, con todo lo que ello implica, puesto que, antes incluso de su almacenamiento, se ha de dar la captura del documento a partir de diversas fuentes y en múltiples formatos. La finalidad, en última instancia, es garantizar la preservación de la información al tiempo que se asegura que está accesible siempre que se precise por las personas autorizadas para ello.

Para qué sirve un sistema de gestión documental

Para hacer frente a estas enormes cantidades de información, las organizaciones recurren a sistemas de gestión documental, gracias a los cuales es posible manejar la documentación de un modo mucho más eficiente. No se trata únicamente de disponer de un repositorio centralizado en el que almacenar la información, sino de coordinar y controlar todo cuanto afecta a cada uno de los documentos, desde su creación o recepción hasta su ubicación y los accesos que se tengan al mismo.

El sistema de gestión documental ha de cubrir todo el ciclo de vida de los documentos, preservándolos y custodiándolos, permitiendo su recuperación e intercambio cuando se precise. Para ello, una solución de estas características define y establece la automatización de una serie de tareas y flujos de trabajo que al tiempo que velan por el cumplimiento de la legislación vigente (conservación documental, privacidad, RGPD…) contribuyen a que la información fluya por toda la organización, eliminando los departamentos estancos y mejorando la eficiencia operativa.

Requisitos de un sistema de gestión de documentos

Para que un sistema de gestión documental preserve los documentos con garantías de autenticidad, integridad y fiabilidad, permitiendo su acceso durante el tiempo que sea necesario, ha de contar con unas funcionalidades muy específicas:

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  • Catalogación de la documentación. Es esencial para poder organizar, buscar y recuperar más rápidamente la información. Con este propósito, los documentos se catalogan utilizando para ello categorías, subcategorías y metadatos, agilizando los resultados del motor de búsqueda y pudiendo encontrar un mismo documento utilizando diferentes criterios para ello.
  • Capacidad de integración. Un mismo documento puede ser utilizado por diferentes departamentos, con fines distintos y por medio de una amplia variedad de aplicaciones. Por este motivo, la integración con soluciones de terceros es crucial: además de permitir que la información fluya a lo largo de toda la organización, evitará duplicidades y proporcionará datos más fiables en menos tiempo.
  • Control de versiones. Los documentos no tienen por qué ser estáticos ni blindados al cambio y por ello es preciso contar con un control de versiones. En muchas ocasiones, se trata de información colaborativa en cuya elaboración participa un grupo de personas. Poder mantener la trazabilidad de ese documento, conservando el historial de cambios y su autoría enriquece el resultado final. De este modo, es posible volver a una versión anterior en caso de error y evitar que la edición de un compañero se realice sobre una anterior de otro.
  • Aunque es cierto que no todos los documentos tienen la misma criticidad y, por tanto, su filtración no pone en peligro a la organización de igual medida, la seguridad debe formar parte del ADN de cualquier sistema de gestión documental. Las políticas de seguridad deben definirse tanto para proteger los documentos de ataques procedentes del exterior de la organización como de posibles riesgos internos. Este blindaje debería venir acompañado por un control de los accesos y, por supuesto, por la realización de copias de seguridad que aseguren la continuidad de negocio en caso de desastre.

 

 

  • Inteligencia Artificial (IA). La incorporación de tecnología de IA en los sistemas de gestión documental ha supuesto un salto cualitativo en el manejo de la información, dando lugar a lo que se ha denominado Content Intelligence. De manera automática, el sistema es capaz de realizar determinadas tareas, desde el escaneo de archivos para encontrar datos concretos a la clasificación de los documentos completando de manera desatendida campos de metadatos.
  • La elección de un sistema de gestión documental no debería realizarse en base a las necesidades actuales, sino a las futuras. Decidirse por una solución que no sea capaz de escalar y hacer frente al crecimiento exponencial de información que a buen seguro tendrá que afrontar la empresa podría ser fatal.
  • Soluciones cloud. En la actualidad, apostar por un sistema de gestión documental que no esté en la nube es perder una ventaja competitiva muy valiosa. La pandemia se ha encargado de demostrarlo, puesto que aquellas compañías que podían acceder a su información de manera remota han sido ágiles a la hora de desplegar estrategias de teletrabajo, mientras que quienes dependían de la infraestructura local para acceder a sus documentos han sufrido una parálisis o ralentización de sus negocios.

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Principales ventajas de un sistema de gestión documental

  • Blindaje de la información. En un contexto como el actual, en el que se multiplican las brechas de seguridad y los casos de ransomware, un sistema de gestión documental ayuda a minimizar los riesgos asociados a ataques informáticos. Gracias a su capa adicional de control de accesos es posible garantizar que la información correcta sea accedida y compartida por la persona adecuada al cliente, empleado o proveedor autorizado.
  • Información más accesible. No encontrar a tiempo un documento que se necesita o, lo que es peor, extraviarlo puede suponer a la organización pérdidas sustanciales, no solo económicas, sino reputacionales. Un sistema de gestión documental facilita el acceso de la información a golpe de clic.
  • Incremento de la eficiencia. Uno de los beneficios que más rápidamente se perciben tras implantar un sistema de estas características es la mayor agilidad con que se trabaja. La automatización de la forma en que se administran los documentos de la organización establece nuevos flujos de trabajo más dinámicos y contribuye a la generación de mayor valor añadido.
  • Reducción de redundancias. Un sistema de gestión documental evita dos tipos de duplicidades: por un lado, la del dato/documento en sí gracias a su metodología de clasificación; y, por otro, la de determinadas tareas. Las bibliotecas de metadatos eliminan cualquier tipo de confusión, impidiendo que un mismo documento que sirve a diferentes departamentos tenga ‘vidas paralelas’.

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La gestión documental en la empresa digital

Las ventajas de un sistema de gestión documental en una empresa digital son más evidentes, con beneficios como la automatización de procesos aún más notorios. Mediante el uso de tecnologías RPA (Robotic Process Automation), tareas como la captura de documentos pueden realizarse de manera desatendida, liberando recursos de personal y reduciendo el riesgo de errores.

Abordar la digitalización de la información con el respaldo de un sistema de gestión documental permite hacer frente al boom de datos actual, con capacidad ilimitada para su almacenamiento sin tener asociados elevados costes de infraestructuras físicas (almacenes, seguridad, climatización…). Cuando la digitalización se realiza, además, apostando por un modelo cloud los costes se recortan drásticamente, tanto en la gestión documental como en el mismo mantenimiento del software.

Asimismo, la digitalización trae consigo una reducción muy significativa del uso de papel, con lo que ello significa para el medio ambiente. Al mismo tiempo, abre la puerta a todo un abanico de nuevas funcionalidades especialmente ligadas a entornos colaborativos en los que la coautoría, transparencia y el cumplimiento normativo no suponen ningún problema.

Por qué elegir el sistema de gestión documental de Adea

Adea cuenta con la experiencia y la tecnología necesarias para cubrir todo el ciclo de vida documental de cualquier organización, desde la entrada inteligente de cualquier documento físico o digital, gracias a su módulo Adea Capture Hub, al resto de fases y usos por las que atraviesa un documento.

Módulos como Adea Content Hub o Hyperautomation Hub marcan la diferencia en la gestión documental gracias a la utilización de tecnologías de IA y low-code que simplifican la integración con software de terceros y sacan el máximo partido de la automatización de tareas complejas. Todo ello con la tranquilidad que aporta saber que su gestión documental crecerá al mismo ritmo que las necesidades de su negocio, sin quedarse atrás.

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