Digitalización de documentos: por qué es importante en una empresa

AdeA   febrero 2022

¿Qué es la digitalización de documentos?

En la última década, las organizaciones han visto cómo el volumen de información al que tenían que hacer frente crecía a un ritmo exponencial. Lejos de alcanzar la ansiada oficina sin papeles, buena parte de estos datos llegan en forma de documentos que dificultan su compartición y aprovechamiento para optimizar la toma decisiones.

Aquí es donde entra en juego la digitalización, el escaneo de documentos, proceso que ya no resulta ni tan complejo ni tan costoso como antaño, pudiendo incluso externalizar el servicio. De esta manera, se transforma todo ese flujo de datos no estructurados en un formato estructurado, que pueda ser leído y procesado por los ordenadores. La digitalización de documentos y la gestión documental van, pues, de la mano.

En qué consiste la digitalización de documentos de una empresa

Cuando hablamos de documentos, el salto del mundo analógico al digital se extiende a todo tipo de empresas y sectores. Sin embargo, sería un error reducir la digitalización documental al mero escaneo, a esa conversión en bits de información, pues requiere de una serie de tareas anteriores y posteriores que no se pueden obviar. La digitalización implica un tratamiento de esa información para que sea tratable.

De esta manera, antes de realizar la digitalización en sí con ayuda de escáneres, se han de recopilar todos los documentos allá donde estén –en ocasiones fuera de las propias instalaciones- y prepararlos para esa digitalización. Ello, en ocasiones, implica ciertas tareas manuales, como es la extracción de clips o grapas de las hojas de papel y su clasificación por tipos de documento para evitar confusión una vez escaneadas.

digitalizacion de documentos

Tras el escaneo, la digitalización no está completa sin un posterior reconocimiento óptico, de manera que se identifique el contenido semiestructurado y se trate adecuadamente el contenido audiovisual, teniendo en consideración elementos como caracteres especiales o códigos de barras.

Una vez realizado este proceso, restaría su grabación y verificación en el sistema, validando cada registro para que se ajuste a las reglas de indexación establecidas en el formato que se desee exportar (txt, mdb, xml, pdf…).

Qué beneficios puede reportar a tu empresa la digitalización

  • Ahorro de almacenamiento y mantenimiento. El espacio de almacenamiento que requieren los documentos digitalizados es significativamente menor que el que se precisa cuando están en soporte papel. En 1 TB, que es la capacidad mínima de muchos discos duros, caben 6,5 millones de páginas de documentos, es decir, el equivalente a 1.300 estanterías llenas de documentos en papel. No se trata únicamente de reducir espacio, sino también el coste asociado al mismo, pues los archivos y almacenes a menudo traen aparejados alquileres, climatización, seguridad…
  • Accesibilidad a la información. Cuando la información está correctamente digitalizada, clasificada e indexada, su acceso es inmediato. La digitalización documental proporciona mayor rapidez en la recuperación de los datos, reduciendo los tiempos de búsqueda de la información y, además, pudiendo hacerlo y compartirla desde cualquier lugar y dispositivo.

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  • Procesamiento más sencillo de datos. Disponer de toda la información almacenada, accesible y clasificada digitalmente en un repositorio común permite sumergirse en el big data, esto es, cruzar datos antes dispersos y olvidados en silos estancos para extraer información relevante de una manera rápida y sencilla.
  • Seguridad de la documentación. Una vez digitalizados los documentos, es posible establecer políticas de seguridad que no solo blinden la información de ataques malintencionados, sino que definan distintos perfiles y privilegios de acceso en función de su rol. En este mismo sentido, el software permite garantizar la integridad de los documentos, ofreciendo trazabilidad de cualquier modificación realizada. Asimismo, la digitalización de documentos abre la puerta a las copias de seguridad para mantener un seguro en caso de desastres informáticos, naturales, etc. con vistas a la continuidad de negocio.
  • Protección del medioambiente. Habitualmente se piensa en las toneladas de papel que ahorra la digitalización documental; sin embargo, esta protección por el medio ambiente va mucho más allá, pues dar el salto digital también reduce drásticamente la huella de carbono asociada a la fabricación y uso de fotocopiadoras y escáneres, por no mencionar la enorme cantidad de consumibles (cartuchos de tinta y tóner) que requieren.

Documentos que se pueden digitalizar

En una empresa, la variedad de documentos susceptibles de ser digitalizados para ganar en agilidad y eficiencia operativa es absolutamente transversal, incluyendo a la práctica totalidad de los departamentos:

  • Información relacionada con clientes y proveedores:
    • Contratos: Son los documentos legales que determinan la relación entre las dos partes y que en ocasiones han de ser consultados de manera regular. Su digitalización simplifica estos accesos así como su seguimiento en el caso de renovaciones recurrentes.
  • Facturas: El volumen de facturas es ingente, sumando las de clientes y proveedores. Su gestión dentro del flujo de información de cualquier organización se agiliza gracias a la incorporación de la factura electrónica y la digitalización certificada que permite, incluso, la eliminación del original en papel.
  • Albaranes y pedidos: En ambos casos, poder acceder a la información en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo puede resolver muchos problemas en situaciones como el reparto de la mercancía.

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  • Pólizas: En el caso de las firmas aseguradoras, se trata de documentos de consulta frecuente ante cualquier siniestro o renovación; la rapidez que se requiere, especialmente en el primer caso, obliga a un acceso prácticamente en tiempo real, algo que solo ofrece la digitalización.
  • Material audiovisual: Muy relacionado con el punto anterior y, concretamente, con sectores como el asegurador, la digitalización de documentos audiovisuales de los siniestros es básica ante futuras reclamaciones u otras incidencias por parte de los clientes.
  • Información relacionada con Recursos Humanos y Finanzas:
    • Contratos y nóminas: Especialmente en las compañías de tamaño medio y grande, disponer en un único repositorio de esta documentación digitalizada simplifica la labor del área de RR.HH., que suele generar expedientes en los que se incluye toda la información de cada empleado.
  • Estados financieros y documentos fiscales: Toda la documentación financiera, sujeta por lo general a estrictos requisitos legales, se presta a su digitalización, en primer lugar porque así lo exige la Administración y, en segundo, porque permite aumentar el respaldo y la seguridad de una información tan crítica para la continuidad de negocio.

Servicio de digitalización de Adea. Cómo es el proceso de digitalización

Apostar por la digitalización documental se ha convertido en una pieza clave para ganar en agilidad y no quedarse atrás en la toma de decisiones respecto a la competencia. Sin embargo, se trata de una labor que puede consumir muchos recursos sin que en sí misma aporte un valor añadido al negocio. Por ello, confiar en la externalización de esa función con un proveedor experto como Adea es la mejor opción.

La tecnología puntera de Adea y su captura inteligente de la información permite incrementar la eficiencia operativa, al tiempo que garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo. La compañía cuenta con motores OCR de última generación, tecnología de Inteligencia Artificial para la interpretación de documentos estructurados y no estructurados y un entorno multiplataforma que le permite operar en todo tipo de sistemas y aplicaciones, independientemente del formato y del canal de entrada de la información.

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