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Para que serve um sistema de gestão de documentos
Para lidar com estas enormes quantidades de informação, as organizações estão a recorrer a sistemas de gestão documental, graças aos quais é possível gerir a documentação de uma forma muito mais eficiente. Não se trata apenas de ter um repositório centralizado para armazenar informações, mas de coordenar e controlar tudo o que afeta cada um dos documentos, desde a sua criação ou recepção até à sua localização e o acesso que têm a ela.
O sistema de gestão documental deve abranger todo o ciclo de vida dos documentos, preservando-os e guardando-os, permitindo que sejam recuperados e trocados quando necessário. Para tal, uma solução destas características define e estabelece a automatização de uma série de tarefas e fluxos de trabalho que, ao mesmo tempo que asseguram o cumprimento da legislação vigente (conservação de documentos, privacidade, RGPD...) ajudam a fluir informação por toda a organização, eliminando departamentos estanques e melhorando a eficiência operacional.
Características de um gestor de documentos eficiente
Para que um sistema de gestão documental preserve documentos com garantias de autenticidade, integridade e fiabilidade, permitindo o acesso pelo tempo que for necessário, deve ter funções muito específicas:
· Catalogação de documentação. É essencial poder organizar, pesquisar e recuperar informações mais rapidamente. Para o efeito, os documentos são catalogados com recurso a categorias, subcategorias e metadados, agilizando os resultados dos motores de busca e podendo encontrar o mesmo documento utilizando diferentes critérios para o efeito.
· Capacidade de integração. O mesmo documento pode ser utilizado por diferentes departamentos, para diferentes fins e através de uma ampla variedade de aplicações. Por isso, a integração com soluções de terceiros é crucial: além de permitir que a informação flua por toda a organização, evitará a duplicação e fornecerá dados mais fiáveis em menos tempo.
· Controlo de versão. Os documentos não têm de ser estáticos ou protegidos contra alterações, e é por isso que o controlo de versão é necessário. Em muitos casos, trata-se de informação colaborativa cuja elaboração envolve um grupo de pessoas. Poder manter a rastreabilidade daquele documento, preservando o histórico de alterações e a sua autoria enriquece o resultado final. Desta forma, é possível voltar a uma versão anterior em caso de erro e impedir que a edição de um acompanhante seja feita em cima de uma anterior de outra.
· Segurança. Apesar de ser verdade que nem todos os documentos têm a mesma natureza crítica e, por isso, a sua filtração não põe em risco a organização em igual medida, a segurança deve fazer parte do ADN de qualquer sistema de gestão documental. As políticas de segurança devem ser definidas tanto para proteger os documentos de ataques de fora da organização como de potenciais riscos internos. Esta blindagem deve ser acompanhada de controlo de acesso e, obviamente, de cópias de segurança para garantir a continuidade do negócio em caso de catástrofe.
· Inteligência Artificial (IA). A incorporação da tecnologia de IA nos sistemas de gestão documental significou um salto qualitativo na gestão da informação, dando origem ao que tem sido chamado Inteligência de Conteúdo. Automaticamente, o sistema é capaz de executar determinadas tarefas, desde a digitalização de ficheiros para encontrar dados específicos até à classificação de documentos através do preenchimento de campos de metadados sem vigilância.
· Escalabilidade. A escolha de um sistema de gestão documental não deve basear-se nas necessidades actuais, mas sim nas necessidades futuras. Decidir sobre uma solução que não seja capaz de escalar e fazer face ao crescimento exponencial da informação que a empresa terá seguramente de enfrentar poderá ser fatal.
· Soluções cloud. Hoje em dia, apostar num sistema de gestão documental que não esteja na cloud é perder uma vantagem competitiva muito valiosa. A pandemia tem sido responsável por demonstrar isso, uma vez que aquelas empresas que podiam aceder à sua informação remotamente têm sido ágeis quando se trata de implantar estratégias de teletrabalho, enquanto as que contaram com infraestruturas locais para aceder aos seus documentos experimentaram uma paralisia ou abrandamento nos seus negócios.
Principais vantagens de um sistema de gestão documental
· Blindagem de informação. Num contexto como o atual, em que falhas de segurança e casos de Ransomware, um sistema de gestão de documentos ajuda a minimizar os riscos associados a ataques informáticos. Graças à sua camada adicional de controlo de acesso, é possível garantir que a informação correta seja acedida e partilhada pela pessoa certa para o cliente, funcionário ou fornecedor autorizado.
· Informação mais acessível. Não encontrar um documento que seja necessário a tempo ou, o que é pior, perdê-lo pode resultar em perdas substanciais para a organização, não só económicas, mas também reputacionais. Um sistema de gestão de documentos facilita o acesso à informação com o clique de um botão.
· Aumento da eficiência. Um dos benefícios mais rapidamente percebidos após a implementação de um sistema destas características é a maior agilidade com que se trabalha. Automatizar a forma como os documentos da organização são geridos estabelece novos fluxos de trabalho mais dinâmicos e contribui para a geração de maior valor acrescentado.
· Redução de despedimentos. Um sistema de gestão documental evita dois tipos de duplicação: por um lado, o dos próprios dados/documento graças à sua metodologia de classificação; e, por outro, o de determinadas tarefas. As bibliotecas de metadados eliminam qualquer tipo de confusão, impedindo que o mesmo documento que serve diferentes departamentos tenha 'vidas paralelas'.
Gestão documental na empresa digital
As vantagens de um sistema de gestão documental numa empresa digital são mais óbvias, com benefícios como a automação de processos ainda mais evidentes. Através da utilização de tecnologias RPA (Automação de Processos Robóticos), tarefas como a captura de documentos podem ser executadas sem vigilância, liberando recursos de pessoal e reduzindo o risco de erros.
Abordar a digitalização da informação com o apoio de um sistema de gestão documental permite enfrentar o atual boom de dados, com capacidade de armazenamento ilimitada sem custos associados elevados de infraestrutura física (armazéns, segurança, ar condicionado...). Quando a digitalização é realizada, além disso, apostar num modelo Nuvem os custos são drasticamente reduzidos, tanto na gestão documental como na própria manutenção do software.
Além disso, a digitalização traz uma redução muito significativa no uso do papel, com o que isso significa para o meio ambiente. Ao mesmo tempo, abre a porta a todo um leque de novas funcionalidades, especialmente ligadas a ambientes colaborativos em que a coautoria, a transparência e a conformidade regulamentar não são problema.
Porquê a Adea
A Areia possui a experiência e tecnologia necessárias para cobrir todo o ciclo de vida do documento de qualquer organização, desde a entrada inteligente de qualquer documento físico ou digital, graças ao seu módulo Areia Capture Hub, às outras fases e utilizações a que um documento passa.
Módulos como o Adee Content Hub ou Hyperautomation Hub fazem a diferença na gestão de documentos graças ao uso de tecnologias de IA e Low-code que simplificam a integração com software de terceiros e aproveitam ao máximo a automatização de tarefas complexas. Tudo isto com a tranquilidade que vem de saber que a sua gestão documental vai crescer ao mesmo ritmo que o seu negócio precisa, sem ficar para trás.
