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Por que o armazenamento seguro de informações é importante
A atividade de qualquer empresa assenta em informações relacionadas com os seus produtos e serviços, clientes, fornecedores, colaboradores... Ninguém escapa a isso e o bom funcionamento da empresa depende em grande medida de ter um armazenamento seguro e eficiente da informação.
Tanto no caso dos documentos físicos que necessitam de ser conservados como no caso da informação digitalizada, é prioritário que o seu armazenamento se baseie em aspetos como a ordem, a eficiência e a segurança. Neste sentido, ter medidas de controlo sobre o acesso a esta informação e principalmente cópias de segurança é muito importante.
Estas boas práticas irão aumentar a resiliência da empresa e proporcionar-lhe maiores capacidades para a continuidade do seu negócio em caso de desastre ou tipo de ataque informático. Ransomware, como pudemos verificar recentemente com o caso da Clínica Hospitalar de Barcelona.
Chaves para armazenar documentos importantes
· Sistema Jurídico. A regulamentação regulatória, como a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), é uma das razões imperiosas para não negligenciar o armazenamento de documentos. Isto é ainda mais evidente no quadro da União Europeia (UE), cuja legislação com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é muito mais restritiva do que, por exemplo, os EUA Desde 2018, a UE implementou este regulamento para salvaguardar a privacidade e a proteção dos dados pessoais, estabelecendo penalidades severas por incumprimento que podem ascender a 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global.
· Acessibilidade. Os ritmos impostos pelo mercado exigem uma tomada de decisão rápida e, muitas vezes, face a reviravoltas inesperadas. Por isso, e embora em muitos casos não sejam frequentemente utilizados documentos físicos não digitalizados, é importante ter em mente que a acessibilidade é simples, tanto em termos de tempo como de localização das instalações. Além disso, é também necessária uma correta catalogação das informações.
· Classificação. Continuando com o ponto anterior, classificar corretamente os documentos é essencial se não queremos nos perder numa onda de informação. Esta catalogação é o primeiro passo para, uma vez nas instalações de armazenagem, saber a que zona ir para encontrar os documentos necessários. Para isso, o segundo passo é ter um bom sistema de pesquisa que aproveite este trabalho de classificação anterior.
· Segurança. Dada a exigência legal de manter determinados documentos físicos por um período de tempo, garantir a sua segurança é uma tarefa que não pode ser negligenciada. À segurança física contra roubo, especialmente quando são armazenadas informações sensíveis, outros tipos de considerações devem ser acrescentados para proteger o papel da deterioração ao longo do tempo.
· Espaço. Assumir o armazenamento de documentos físicos ou mesmo digitais nas nossas próprias instalações requer um espaço que nem sempre está disponível. Em muitos casos, os escritórios precisam de estar localizados em áreas centrais, onde o preço da renda por metro quadrado dispara e pode tornar-se inacessível. A terceirização do arquivamento e da gestão de documentos para uma empresa externa não só economizará espaço mas também custos associados.
Porquê confiar numa empresa profissional
Os volumes de informação e a sua natureza crítica atingiram tal grau que o seu armazenamento e gestão documental tornaram-se tão grandes que exigiram mais um departamento da organização. Ou seja, devido às dimensões e ao nível de especialização, assumir esta tarefa absorve internamente uma grande quantidade de recursos, tanto económicos como humanos.
São tarefas que, embora essenciais para o bom funcionamento da empresa, não constituem a sua atividade core nem proporcionam uma mais-valia especial. Confiar sistemas de processamento, armazenamento e arquivo de documentos a uma empresa externa reduz custos e, em geral, maior eficiência.
Afinal, o seu grau de especialização é máximo, identificando e implementando as melhores práticas para que o cliente possa focar-se nas suas Negócio principal. Mais, uma especialização que, dada a falta de profissionais qualificados no setor das TIC, seria muito difícil para uma empresa fora desse segmento encontrar.
Serviço de armazenamento de documentos Adea
Quer a necessidade de uma empresa seja a custódia de ficheiros e documentos físicos ou para a gestão documental dos seus ativos digitais, a Adela tem a experiência, tecnologia e profissionais para se tornar o parceiro certo. Os serviços da Adela proporcionam a segurança e confidencialidade exigidas pelas empresas, abrangendo todo o ciclo de vida da informação, digitalizando-a e mantendo-a organizada e acessível para quando e como é necessária.
A Adela liberta as organizações destas tarefas, que não têm de se preocupar com a infraestrutura ou com a tecnologia por trás dela, usufruindo do acesso à sua informação como apenas mais um serviço. Como resultado, proporciona uma maior agilização dos seus processos administrativos, encontrando a informação necessária em menos tempo e de forma precisa.
