Transformação digital da Administração Pública através da automação

Situação Atual da Administração Pública em Espanha

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Espanha ocupa o 5º lugar em termos de serviços públicos digitais na Europa, segundo o Índice de Economia e Sociedade Digital (DESI). O nosso país tem um Plano de Digitalização das Administrações Públicas 2021-2025 com o qual são prosseguidos três grandes objetivos:

· Melhorar a acessibilidade dos serviços públicos aos cidadãos e às empresas, salvaguardando a proteção dos dados pessoais e empresariais.

· Acabar com as divisões digitais sociais e territoriais.

· Promover a eficiência das Administrações Públicas.

Para tal, o Plano está dotado de um investimento de 3,165 milhões de euros, dos quais pelo menos 970 milhões são destinados aos governos regionais e locais. Um dos eixos estratégicos desta transformação digital da AGE passa pela hiperligação entre silos de informação existentes que permitem efetivamente o cumprimento de regulamentos como a Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas (LPACAP).

Uma das grandes novidades introduzidas por esta lei para os cidadãos nos seus artigos foi o direito e obrigação de se relacionarem eletronicamente com as Administrações Públicas, algo que nem sempre é simples. Tanto é assim que ainda hoje a Administração exige a apresentação de documentos uma e outra vez - desde o documento de identificação nacional ao livro de família ou ao certificado de registo - apesar de todos já estarem na sua posse.

A solução vem de mãos dadas com a digitalização e automação de processos em que a informação flui entre os diferentes níveis da Administração, com garantias de proteção da privacidade e capacidade de gestão com elevados níveis de self-service.

Tendências que vão impactar o setor público

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· VESTUÁRIO. A introdução da informação nos sistemas, a sua indexação e gestão, combinando diferentes fontes e formatos, faz da Administração um dos grandes consumidores de tecnologias de automação. Graças a isso, a produtividade dos funcionários públicos aumenta enquanto fazem o seu trabalho diário de forma mais agradável, podendo alocar o tempo poupado em tarefas mais mecânicas a outras que agregam valor ao cidadão.

· Portais de autoatendimento. São outra tecnologia que, baseada na RPA, pode ser determinante para o sucesso da administração eletrónica, disponibilizando aos cidadãos conteúdos personalizados de forma automática. De certa forma, a aplicação My Citizen Folder, que já acumulou mais de 900.000 downloads e 5 milhões de acessos, é um bom exemplo disso.

· Blockchain. Esta é uma das tecnologias mais disruptivas no funcionamento digital das APPs, porque repensa o processamento da informação e a própria automatização de determinados procedimentos. Graças à blockchain, é possível reforçar o combate à fraude e usufruir de uma maior rastreabilidade das ações. Chama-se a alterar a relação jurídico-administrativa permitindo o registo da informação, garantindo a sua integridade e imutabilidade (com a data e hora do registo) e a promover o controlo dos cidadãos através do aumento da transparência.

· Internet das Coisas (IoT). A sensorização de espaços públicos, seja para ligar determinadas luminárias automaticamente (iluminação inteligente) quando necessário, para alertar para a recolha de resíduos sólidos urbanos se os contentores estiverem cheios ou para tomar certas decisões com base nas condições climáticas de cada área específica, levam-nos às chamadas 'smart cities' como exemplo de eficiência e sustentabilidade.

· 5 G. As comunicações tornaram-se uma componente essencial, precisamente e como vimos no ponto anterior, para enviar a extraordinária quantidade de dados necessários à gestão cidadã e para o fazer, além disso, com os níveis de latência necessários. O 5G cumpre esses requisitos (até 100 vezes mais rápido para conteúdos de alta definição), não só concebidos como uma rede implantada por um operador de telecomunicações, mas como redes 5G privadas — em aeroportos, estações de comboio e autocarros... — que oferecem maior desempenho e benefícios do que o Wi-Fi.

· Inteligência Artificial (IA). Não só a IA pode trazer melhor usabilidade aos cidadãos graças à incorporação de Chatbots ou tecnologias de Realidade Virtual e de Realidade Aumentada, mas é um contributo inigualável para os processos analíticos avançados para a melhoria da prestação de serviços públicos via Aprendizagem de Máquinas.

Adaptação das competências dos colaboradores

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Um dos aspectos que não deve ser esquecido é a necessidade de formação dos funcionários públicos nas novas tecnologias. Neste sentido, a nova Agenda Digital Espanha 2025 inclui o desenvolvimento de um Plano Nacional de Competência Digital. Está estruturado em seis grandes grupos de competências:

· Literacia digital, informação e dados. Inclui tudo relacionado com a navegação, pesquisa e filtragem de informação, dados e conteúdos digitais, bem como o seu armazenamento e análise.

· Comunicação e colaboração. Tem como foco a comunicação e colaboração com outras agências e AAPP.

· Criação de conteúdos digitais. Tão importante como desenvolver conteúdos digitais é conhecer as regras relativas aos direitos de autor e licenciamento.

· Segurança.Com uma maior digitalização da informação, é imperativo ter uma cultura de segurança ao nível da proteção dos dispositivos e dos dados pessoais e da identidade digital, bem como da saúde e do ambiente.

· Resolução de problemas. Embora não seja essencial porque temos departamentos específicos, saber identificar necessidades tecnológicas e resolver certos problemas técnicos não prejudica.

· Transformação digital e inovação. Ajuda a melhorar e inovar constantemente na prestação de serviços públicos, otimizando processos.

Benefícios associados à transformação digital

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A transformação digital das APPs traz benefícios significativos, que podem ser divididos em duas áreas:

· Para os cidadãos

o Maior velocidade e comodidade, eliminando tempos de espera e deslocações.

o Disponibilidade 24 horas por dia, 365 dias por ano.

o Gestão simplificada dos procedimentos, permitindo-lhe acompanhar o seu estado.

o Acesso facilitado à informação, adaptada e personalizada às necessidades de cada cidadão.

o Atendimento omni-channel aos cidadãos e às empresas.

· Para a Administração Pública

o Melhorar a produtividade e a competitividade dos funcionários públicos.

o Reduz custos na prestação de serviços públicos, ganhando agilidade.

o Maior transparência.

o Promove a cooperação, a interoperabilidade e o intercâmbio de informações com outros organismos ou instituições públicas.

o Mais sustentabilidade através da redução do consumo de papel, tinta, etc. bem como poupança de recursos energéticos.

Serviços Adea adaptados

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A hiperautomação de processos é uma das bandeiras da Area, que com a sua experiência neste domínio pode tornar-se uma aliada do setor público. A sua equipa de profissionais é capaz de identificar processos AAPP que podem ser otimizados através da automação. Em muitos destes casos e dado o grande parque de infraestruturas Legado Com que a Administração tem, a Adela possibilita empreender a modernização através da amortização de investimentos passados através do desenvolvimento de aplicações Low-code.

A Adea, enquanto especialista em gestão de informação, fornece a tecnologia de ponta e consultoria para realizar e monitorizar uma transformação digital da forma como a Administração se relaciona com os cidadãos e as empresas.