Digitalização de Documentos: Porque é Importante numa Empresa

O que é a digitalização de documentos?

‍

Ao longo da última década, as organizações viram o volume de informação com que tinham de lidar crescer a um ritmo exponencial. Longe de chegar ao escritório sem papel desejado, grande parte desses dados vem na forma de documentos que dificultam a partilha e a sua utilização para otimizar a tomada de decisões.

É aqui que entra em jogo a digitalização, a digitalização de documentos, um processo que já não é tão complexo ou tão caro como no passado, podendo mesmo terceirizar o serviço. Desta forma, todo esse fluxo de dados não estruturados é transformado num formato estruturado, que pode ser lido e processado por computadores. A digitalização dos documentos e a gestão documental andam, portanto, de mãos dadas.

Em que consiste a digitalização dos documentos de uma empresa

‍

Quando se trata de documentos, o salto do mundo analógico para o digital estende-se a todo o tipo de empresas e setores. No entanto, seria um erro reduzir a digitalização de documentos a mera digitalização, a essa conversão em bits de informação, uma vez que requer uma série de tarefas anteriores e subsequentes que não podem ser ignoradas. A digitalização envolve o processamento dessa informação para torná-la tratável.

Desta forma, antes de realizar a digitalização em si com a ajuda de scanners, todos os documentos devem ser recolhidos onde quer que estejam — por vezes fora das próprias instalações — e preparados para essa digitalização. Isto envolve, por vezes, certas tarefas manuais, como extrair clipes ou grampos de folhas de papel e classificá-los por tipo de documento para evitar confusão uma vez digitalizado.

Após a digitalização, a digitalização não fica completa sem posterior reconhecimento óptico, de modo a que o conteúdo semiestruturado seja identificado e o conteúdo audiovisual seja tratado adequadamente, tendo em conta elementos como caracteres especiais ou códigos de barras.

Uma vez realizado este processo, o seu registo e verificação seriam subtraídos no sistema, validando cada registo para estar em conformidade com as regras de indexação estabelecidas no formato que pretende exportar (txt, mdb, xml, pdf...).

Quais os benefícios que a digitalização pode trazer para a sua empresa

‍

· Poupança de armazenamento e manutenção. O espaço de armazenamento necessário para documentos digitalizados é significativamente menor do que o necessário quando estão em papel. Em 1 TB, que é a capacidade mínima de muitos discos rígidos, pode colocar 6,5 milhões de páginas de documentos, ou o equivalente a 1300 prateleiras cheias de documentos em papel. Não se trata apenas de reduzir o espaço, mas também do custo associado, uma vez que os arquivos e armazéns vêm muitas vezes com rendas, ar condicionado, segurança...

· Acessibilidade à informação. Quando a informação é devidamente digitalizada, classificada e indexada, o seu acesso é imediato. A digitalização de documentos proporciona uma recuperação de dados mais rápida, reduzindo os tempos de pesquisa de informação e, além disso, podendo fazê-lo e partilhá-la a partir de qualquer local e dispositivo.

· Processamento de dados mais fácil. Ter toda a informação armazenada, acessível e classificada digitalmente num repositório comum permite mergulhar no Big Data, ou seja, cruzar dados previamente dispersos e esquecidos em silos estanques para extrair informação relevante de forma rápida e fácil.

· Segurança da documentação. Uma vez digitalizados os documentos, é possível estabelecer políticas de segurança que não só protegem a informação de ataques maliciosos, mas também definem diferentes perfis de acesso e privilégios consoante a sua função. Neste mesmo sentido, o software garante a integridade dos documentos, oferecendo rastreabilidade de qualquer modificação efetuada. Além disso, a digitalização de documentos abre a porta a cópias de segurança para manter seguros em caso de desastres informáticos, catástrofes naturais, etc. com vista à continuidade do negócio.

· Protecção do ambiente. Costumamos pensar nas toneladas de papel que a digitalização de documentos poupa; no entanto, esta proteção para o ambiente vai muito mais longe, uma vez que dar o salto digital também reduz drasticamente a pegada de carbono associada ao fabrico e utilização de fotocopiadoras e scanners, para não falar da enorme quantidade de consumíveis (cartuchos de tinta e toner) de que necessitam.

Documentos que podem ser digitalizados

‍

Numa empresa, a variedade de documentos que podem ser digitalizados para ganhar agilidade e eficiência operacional é absolutamente transversal, incluindo praticamente todos os departamentos:

· Informação relativa a clientes e fornecedores:

ou Contratos:Estes são os documentos legais que determinam a relação entre as duas partes e que por vezes têm de ser consultados com regularidade. A sua digitalização simplifica estes acessos bem como a sua monitorização no caso de renovações recorrentes.

ou Faturas:O volume de faturas é enorme, somando as de clientes e fornecedores. A sugestão dentro do fluxo de informação de qualquer organização é agilizada graças à incorporação de faturação eletrónica e digitalização certificada, o que permite mesmo a remoção do original em papel.

ou Notas de entrega e encomendas: Em ambos os casos, poder aceder à informação em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo pode resolver muitos problemas em situações como a entrega de mercadorias.

ou Políticas: No caso das seguradoras, trata-se frequentemente de documentos consultados para qualquer reclamação ou renovação; a rapidez exigida, sobretudo no primeiro caso, obriga ao acesso praticamente em tempo real, algo que só a digitalização oferece.

ou Material audiovisual: Intimamente relacionada com o ponto anterior e, especificamente, com setores como a seguradora, a digitalização de documentos audiovisuais de sinistros é essencial face a reclamações futuras ou outros incidentes por parte dos clientes.

· Informação relacionada com Recursos Humanos e Finanças:

ou Contratos e folha de pagamento: Principalmente nas médias e grandes empresas, ter esta documentação digitalizada num único repositório simplifica o trabalho da área de RH, que normalmente gera ficheiros que incluem toda a informação de cada colaborador.

ou Demonstrações financeiras e documentos fiscais: Toda a documentação financeira, geralmente sujeita a rigorosos requisitos legais, presta-se à digitalização, em primeiro lugar porque é exigida pela Administração e, em segundo lugar, porque aumenta o backup e a segurança da informação tão crítica para a continuidade do negócio.

Serviço de digitalização da área. Como é o processo de digitalização

‍

Comprometer-se com a digitalização de documentos tornou-se um elemento-chave para ganhar agilidade e não ficar para trás na tomada de decisões em relação à concorrência. No entanto, é uma tarefa que pode consumir muitos recursos sem, por si só, proporcionar valor acrescentado ao negócio. Por isso, contar com outsourcing que funcione a um fornecedor especialista como a Adela é a melhor opção.

A tecnologia de ponta da Anea e a sua captura inteligente de informação aumentam a eficiência operacional, assegurando simultaneamente a segurança e a conformidade regulamentar. A empresa possui motores OCR de última geração, tecnologia de Inteligência Artificial para a interpretação de documentos estruturados e não estruturados e um ambiente multiplataforma que lhe permite operar em todo o tipo de sistemas e aplicações, independentemente do formato e do canal de entrada de informação.

‍