O facto é o Rei

Na era da informação, a captura de dados é de vital importância para o sucesso da gestão das empresas. Até há alguns anos, era necessária a intervenção humana realizar esta tarefa porque não existem ferramentas capazes de identificar e discriminar diferentes tipos e formatos de dados (texto, imagens, áudio, vídeo) e, menos ainda, classificá-los. Hoje, a tecnologia permite realizar este trabalho de forma automática, rápida e precisa.

O processo de digitalização a documentação proporciona muitos benefícios às empresas: reduz o tempo gasto no carregamento de dados, reduz erros e armazena informação em meios digitais, permitindo que seja classificada e organizada para fácil acesso e consulta.

Automação melhora a produtividade, o serviço ao cliente, reduz os custos de mão-de-obra e recursos, fornece informações significativas e apoia a tomada de decisões. Tudo isto sem esquecer o impacto positivo no ambiente devido ao declínio do uso de papel.

Basicamente, envolve recolher informação estruturada ou não estruturada a partir de documentos digitais ou em papel e converter os dados capturados em ficheiros electrónicos Para que possam armazenar, editar e processar.

Imagine que os menores detalhes de documentos, faturas ou contratos poderiam “magicamente” encontrar o seu caminho, sendo automaticamente colocados no seu lugar para formar uma estrutura coesa. A captura automatizada de dados tem a ver com satisfazer esse desejo.

Tecnologias de Captura de Dados que Precisa Conhecer

Dentre a variedade de tecnologias de captura de dados disponíveis atualmente, estas são as mais relevantes:

1. Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

O OCR extrai texto de documentos, imagens ou ficheiros e digitaliza-os. A informação recolhida é convertida num formato legível por computador para que possa ser utilizada posteriormente.

Basicamente, a tecnologia Identifica texto e caracteres dentro de imagens (por exemplo, a imagem de um documento digitalizado) e Traduzi-los para um formato digital.

É, portanto, uma forma de automação de entrada de dados em que a informação é extraída diretamente das imagens digitalizadas que são armazenados num computador com a ajuda de um dispositivo OCR e nenhuma entrada manual de dados envolvida.

Outro exemplo comum seria digitalizar um documento em papel e convertê-lo num documento PDF ou num ficheiro do Microsoft Word e armazená-lo num dispositivo digital para posterior edição ou visualização.

2. Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR)

O reconhecimento inteligente de caracteres é um subconjunto do OCR que digitaliza especificamente documentos com texto manuscrito, identifica dados de estilos complexos de caligrafia e os traduz para um formato digital.

Embora o iCres seja essencialmente um ramo do OCR, é considerado mais avançado, uma vez que trata do reconhecimento de caligrafia, muito mais complexo e detalhado, uma vez que não há duas escrituras iguais. O software ICR precisa, portanto, de digitalizar, ler, interpretar e memorizar um grande número de padrões de caligrafia.

A tecnologia ICR está em constante evolução, pois há sempre novos padrões a aprender e mais precisão a alcançar.

3. Processamento Inteligente de Documentos (IDP)

A “inteligência” deste sistema vai além da automatização da captura de dados. Tecnologias IDP extraem também informação não estruturada ou semi-estruturada e categorizam-na para facilitar a análise. Podem recuperar informações organizadas em minutos e concentrar-se na próxima etapa do seu fluxo de trabalho.

A tecnologia O ICR contém um sistema de autoaprendizagem baseado em IA (Inteligência Artificial) denominado rede neural. Quando introduz este sistema num novo documento, aprende automaticamente a fonte, o estilo e o padrão exclusivos de escrita desse documento, atualizando a sua base de dados com novos conhecimentos. Isso ajuda o software a prever novos tipos de padrões de caligrafia com maior precisão.

Os benefícios das soluções de OCR

Porque é que a sua empresa deve investir em tecnologia OCR?

Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios oferecidos por esta tecnologia:

1. Poupança de tempo

Um dos maiores benefícios das soluções automatizadas de captura de dados é a poupança de tempo para que possa concentrar-se noutras tarefas. Com a tecnologia OCR, não precisa de perder tempo copiando manualmente um documento. Em vez disso, tudo o que precisa fazer é digitalizar o documento com a tecnologia OCR e está pronto para prosseguir.

2. Poupar dinheiro (alternativa: redução de custos, melhor que “dinheiro”)

Estas soluções ajudam a poupar tempo e dinheiro. Com eles, não precisa de gastar dinheiro em cópia, impressão, manutenção de equipamento de escritório ou recuperação de documentos perdidos. Além disso, uma vez que não utiliza papel, não terá de dedicar recursos às despesas que acompanham a sua utilização. Enquanto um sistema de OCR é um investimento inicial, a longo prazo, esta solução pode ajudar a sua empresa a poupar muito dinheiro.

3. Documentos fáceis de editar

Na maior parte das vezes, os documentos digitalizados precisam de ser editados de alguma forma, especialmente quando há necessidade de atualizar a informação. A melhor coisa sobre esta tecnologia é que ela converte os seus documentos em ficheiros que podem ser facilmente editados através do Microsoft Word ou algum outro programa.

4. Localização simples

Permite pesquisar rapidamente endereços, nomes, números e outras informações que diferenciam o documento que está a ser procurado.

5. Melhoria do serviço ao cliente

A tecnologia de captura de dados reduz os tempos de espera do cliente, permitindo que os agentes de serviço Call centers aceder rapidamente às informações contidas no documento. Mesmo quando recebem chamadas recebidas, podem usar a função de pesquisa no software OCR para pesquisar instantaneamente informações do cliente, o que pode levar a taxas de retenção mais altas.

6. Aumento da produtividade

Esta tecnologia pode ajudar a melhorar os níveis de produtividade da sua empresa. Ao passar para um modelo de negócio menos baseado em papel, a sua empresa poderá realizar operações de forma mais rápida e eficiente e poupar tempo desperdiçado em papelada desnecessária.

7. Recuperação de desastres

Os documentos OCR são armazenados eletronicamente em servidores seguros e sistemas distribuídos. Os dados permanecerão seguros, mesmo em situações de emergência. Se ocorrer um incêndio ou desastre natural de qualquer tipo, pode recuperar rapidamente os seus dados digitalizados assim que a emergência terminar e continuar com o seu negócio.

8. Melhorias na segurança dos dados

Podem ocorrer violações de segurança de dados em empresas de todas as dimensões. Aliás, as PME são alvo de 70% destes ataques, segundo diferentes organizações como a Google ou a Guardia Civil. Ao mudar para a tecnologia de captura automatizada, não terá de se preocupar com os seus documentos em papel caírem nas mãos erradas. Quando os dados são armazenados em formato digital, nunca terá de se preocupar em perdê-lo. Está sempre a apenas um clique de distância.

9. Impacto ambiental positivo

A sustentabilidade é uma exigência que os clientes fazem cada vez mais às marcas e fornecedores com quem trabalham. Um grande benefício desta tecnologia é o respeito pelo meio ambiente devido à consequente redução do uso de papel nas empresas.

10. Redução de erros

Erros tipográficos, ficheiros perdidos e documentos extraviados podem acabar por custar milhares de euros à sua empresa. Além disso, para certos setores, esses erros podem causar problemas de segurança significativos que são consideravelmente reduzidos com sistemas de captura automatizados.

IA e Machine Learning

Com os sistemas de captura a entrarem na quarta década, o avanço mais significativo em toda a sua história é a recente introdução do Inteligência Artificial e as técnicas de Aprendizagem de Máquinas.

O maior desafio para um sistema de captura é localizar os dados necessários num documento. O segundo é identificar que tipo de documento é.A nova geração de “captura cognitiva” faz ambos muito mais eficazmente do que os sistemas anteriores. É por isso que: as soluções de captura inteligente de hoje foram concebidas com base numa estratégia de criação de modelos.

Ao longo dos anos, os sistemas de captura adicionaram uma grande variedade de capacidades, tais como motores de reconhecimento óptico múltiplo de caracteres (OCR), regras de localização, pesquisas de bases de dados e validações entre campos para aumentar a precisão da captura.

Estas técnicas revelaram-se muito eficazes na captura de dados de desenhos estruturados como declarações fiscais, reclamações médicas e até faturas. Mas quando se trata de um contrato ou de uma pilha de 200 tipos diferentes de documentos para solicitar uma hipoteca, a eficiência cai drasticamente.

A captura cognitiva também utiliza a compreensão da linguagem natural para reconhecer frases e determinar a “emoção” do documento. Em seguida, compara toda essa informação com uma biblioteca de documentos previamente processados e faz uma determinação.

Quando a informação empresarial está presa em documentos não estruturados, permanece essencialmente invisível. Até agora, a maioria das empresas simplesmente digitalizava esses documentos, indexava-os com uma data e número de documento, e armazenava-os num armazém.

Se forem necessários dados específicos desses documentos, os funcionários teriam de dedicar muito tempo valioso aos funcionários para inserir informações manualmente. Mais importante ainda, as oportunidades para melhorar os tempos de resposta e aumentar a eficiência operacional são completamente perdidas.

Graças a Com os novos sistemas cognitivos, é possível captar todos os documentos, não apenas projetos estruturados, para que os dados sejam processáveis com um mínimo de intervenção humana.

As organizações podem assim usar a informação para ter mais evidências na tomada de decisões estratégicas imediatas e de longo prazo.

A solução de captura de dados mais eficaz é aquela que pode ajudar, detetar, classificar e extrair informação valiosa com base na sua origem, contexto, forma e conteúdo, colocando-os em repositórios de dados otimizados para fácil pesquisa e recuperação.

Com base na informação destas fontes de dados não estruturadas transformadas em informação coerente, consistente e acessível, os processos de negócio são acelerados, melhorando a experiência do cliente.

Ao contrário dos sistemas baseados em modelos, a captura cognitiva “lê” todo o documento da mesma forma que um ser humano e tome nota dos cabeçalhos e rodapés, rótulos de dados, tabelas, formatos de texto (como negrito, itálico e fontes maiores) e outras funcionalidades do documento que fornecem contexto.

Combinação com outras tecnologias

Para conseguir uma integração otimizada dos dados, o processamento de documentos deve falar com diferentes camadas e plataformas que configuram a arquitectura do sistema informático de uma empresa: ERP, CRM, base de dados, entre outros.

É fundamental garantir que a solução de automação e captura de dados escolhida possa ser integrada com aplicações existentes e futuras. Os sistemas devem poder pegar os dados capturados e enviá-los a todas as aplicações relevantes num formato utilizável. Essa é a chave para a automação que vai poupar tempo, aumentar a produtividade, acelerar decisões e aumentar a eficiência, ao mesmo tempo que reduz os custos.

La automação robótica de processos, um capítulo separado na captura de dados

A automação robótica de processos (RPA) emprega robôs de software (os conhecidos Bots) que utilizam dados, análises e inteligência artificial para automatizar os processos mais comuns. Muitas empresas realizam um primeiro teste de utilização Bots Nos seus centros de contacto para, a partir daí, e se os resultados forem positivos, fazê-lo em toda a organização.

De acordo com o relatório “Porque é que a captura e a automação de dados são fundamentais para a transformação digital” da consultora Frost and Sullivan, estes são os seus pontos fortes:

• Velocidade.A RPA acelera os processos de negócio, melhorando a produtividade e a experiência do cliente.

• Personalização.A RPA, especialmente em combinação com outras tecnologias de automação como a inteligência artificial (IA), permite às empresas personalizar toda e qualquer interação com o cliente, o que se traduz em melhores resultados e aumento de vendas.

•Eficiência. Ao permitir que os robôs se encarregem de tarefas regulares e previsíveis, os seres humanos podem concentrar-se em funções que trazem valor real à organização.

• Qualidade. Os robôs reduzem as taxas de erro associadas à entrada manual de dados.

• Segurança. Ao automatizar a captura de dados, as empresas asseguram que toda a informação está protegida contra uma variedade de ameaças cibernéticas e humanas.

•Escalabilidade. Nos casos de uso certos, os processos são fáceis de escalar, ultrapassando os limites do que as pessoas podem fazer manualmente.

Como seleccionar uma solução de captura de documentos

De todos os elementos a considerar ao escolher uma solução de captura de documentos, priorize o seguinte e decida sobre uma solução que se adapte às suas necessidades:

1. Interface intuitiva

A solução escolhida não deve ter uma curva de aprendizagem acentuada. É claro que trabalhar com soluções de captura de documentos precisa de algum tipo de ajuda do fornecedor para treinar e treinar nas suas funcionalidades, mas deve ser tão suave que mesmo uma pessoa com conhecimentos não técnicos possa lidar com isso facilmente.

2. Nível de Precisão

Seja cauteloso com as alegações de que um sistema automatizado de captura de dados é 100% livre de erros. Estas tecnologias estão em constante evolução, aprendendo com novos padrões ou com erros de processamento passados. Uma solução que promete um nível de precisão entre 95 e 98% é considerada à altura dos padrões da indústria.

3. Validação automática de dados

O sucesso de uma solução de captura de documentos concentra-se não só na sua taxa de precisão, mas também na sua capacidade de validar dados automaticamente. Se todos os campos devem ser avaliados manualmente quanto a discrepâncias, então a maioria dos objetivos básicos da aquisição de software de automação de entrada de dados são negados: facilidade de uso, economia de tempo e intervenção humana mínima.

4. Preços

As tarifas baratas não significam necessariamente que os serviços oferecidos são insatisfatórios, e os preços elevados também não garantem experiências de alto nível. Tenha isso em mente ao escolher a sua solução de captura de documentos e meça o seu custo relacionando o seu valor com as funcionalidades oferecidas.

5. Protecção e segurança de dados

Dados valiosos e sensíveis estão sempre vulneráveis a ataques cibernéticos. A solução escolhida deve seguir todos os protocolos prescritos, tais como o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), práticas OWASP (OpenWeb Application Security Project), encriptação end-to-end e acesso limitado do administrador. Além disso, procure políticas de armazenamento de dados que permitam eliminar dados antigos que, embora sensíveis, já não são úteis.

Teste Rápido

Ao considerar como a captura de dados pode ser mais útil e mais perfeitamente integrada à sua organização, considere se as opções que está a considerar atendem às seguintes características:

· Uma história comprovada de maturidade na utilização

· Interface de utilizador unificada em todas as aplicações

· Integração total com ferramentas de automação digital tais como fluxos de trabalho, gestão de casos, gestão de conteúdos e robótica

· Provisionamento de Data Warehouse

· Rápida avaliação

· Único fornecedor

· Capacidades cognitivas para classificação e localização de dados

· Captura de capacidades a partir de um ambiente cloud de serviços geridos

· Captura de imagens de Smartphones e Comprimidos

· Opções flexíveis de licenciamento e implementação no local, na cloud e em dispositivos móveis

· Referências que confirmam os resultados do negócio

Setores que mais beneficiam da captura automatizada de dados

· BANCO

· SETOR JURÍDICO

· SAÚDE

· TURISMO

· SETOR PÚBLICO

· INDÚSTRIA ALIMENTAR

· CONSULTORES FISCAIS E CONTABILÍSTICOS

· SEGUROS

· RECURSOS HUMANOS

Sobre a ADEA

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Desde 1999 que a Adela desenha estratégias de gestão documental e otimização de processos à medida de cada organização. Ao longo de todos estes anos, o nosso compromisso com a inovação e o compromisso contínuo com a mais avançada tecnologia permitiu-nos acompanhar os nossos clientes na sua transformação digital, ajudando-os também a cumprir as regulamentações relacionadas com o processamento de dados e facilitando a gestão dos seus processos internos da forma mais ágil, eficiente e personalizada. A nossa experiência em gestão documental, instalações e tecnologia de ponta permite-nos oferecer um serviço completamente fluido ao longo de toda a cadeia de valor: desde a conceção de processos automatizados e a sua implementação tecnológica até à custódia, gestão e destruição dos documentos físicos envolvidos.