El dato es el Rey

En la era de la información la captura de datos es de vital importancia para la gestión exitosa de las empresas. Hasta hace unos años era necesaria la intervención humana para realizar esta labor al no existir herramientas capaces de identificar y discriminar distintos tipos y formatos de datos (texto, imágenes, audio, vídeo)y, menos aún, clasificarlos. La tecnología permite hoy ejecutar este trabajo deforma automática, rápida y precisa.

El proceso de digitalización de la documentación brinda muchos beneficios a las empresas: reduce tiempo en la carga de datos, disminuye los errores y almacena la información en medios digitales, permitiendo clasificarla y organizarla para su fácil acceso y consulta.

La automatización mejora la productividad, el servicio al cliente, reduce costos de mano de obra y recursos, brinda información significativa y respalda la toma de decisiones. Todo esto sin olvidar el impacto positivo en el medio ambiente por la disminución en el uso del papel.

Básicamente, implica recopilar información estructurada o no estructurada de documentos digitaleso en papel y convertir los datos capturados en archivos electrónicos para que se puedan almacenar, editar y procesar.

Imagina que los detalles más mínimos de los documentos, facturas o contratos pudieranencontrar “mágicamente” su camino, situándose de forma automática en su lugar para formar una estructura cohesiva. La captura automatizada de datos trata de cumplir ese deseo.

Tecnologíasde captura de datos que necesitas conocer

De una variedad de tecnologías de captura de datos disponibles en la actualidad, estas son lasmás relevantes:

1.Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El OCR extrae textos de documentos, imágenes o archivos y los escanea. La información recopilada se convierte en un formato legible por un ordenador para que pueda utilizarse posteriormente.

Básicamente, la tecnología identifica texto y caracteres dentro de las imágenes (por ejemplo, la imagen de un documento escaneado) y los traduce a un formato digital.

Se trata, por tanto, de una forma de automatización de entrada de datos en la que la información se extrae directamente de imágenes escaneadas que se almacenan en un ordenador con la ayuda de un dispositivo OCR y sin entrada de datos manual involucrada.

Otro ejemplo común sería escanear un documento en papel y convertirlo en un documento PDF o enun archivo de Microsoft Word y almacenarlo en un dispositivo digital para editarlo o consultarlo más adelante.

2.Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)

El reconocimiento inteligente de caracteres es un subconjunto de OCR que escanea específicamente documentos con texto escrito a mano, identifica datos de estilos complejos de escritura a mano y los traduce a un formato digital.

Aunque el ICRes esencialmente una rama de OCR, se considera más avanzado, ya que se ocupa del reconocimiento de escritura a mano, mucho más complejo y detallado al no existir dos escrituras iguales. El software ICR necesita, por tanto, escanear, leer, interpretar y memorizar una gran cantidad de patrones de escritura a mano.

La tecnologíaICR evoluciona continuamente, ya que siempre hay nuevos patrones que aprender y más precisión que lograr.

3.Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

La“inteligencia” de este sistema va más allá de la automatización de la captura de datos. Las tecnologías de IDP también extraen información no estructurada o semiestructurada y la categorizan para facilitar su análisis. Pueden recuperar información organizada en minutos y concentrarse en el siguiente paso de su flujo de trabajo.

La tecnología ICR contiene un sistema de autoaprendizaje basado en IA(Inteligencia Artificial) llamado red neuronal. Al introducir este sistema en un documento nuevo, automáticamente aprende la fuente, el estilo y el patrón únicos de la escritura de ese documento, actualizando su base de datos con el nuevo conocimiento. Esto ayuda al software a predecir nuevos tipos de patrones de escritura a mano con mayor precisión.

Los beneficios de las soluciones OCR

¿Por qué debería invertir tu empresa en tecnología OCR?

Echemos un vistazo a algunos de los principales beneficios que ofrece esta tecnología:

1. Ahorro de tiempo

Uno de los mayores beneficios de las soluciones de captura automatizada de datos es el ahorro de tiempo para que puedas concentrarte en otras tareas. Con la tecnología OCR, no necesitas perder tiempo copiando manualmente un documento.En su lugar, todo lo que necesitas hacer es escanear el documento con tecnología OCR y estará listo para comenzar.

2. Ahorro de dinero (alternativa: Reducción de costes, mejor que “dinero”)

Estas soluciones ayudan a ahorrar tiempo y dinero. Con ellas no necesitas gastar dinero en copiar, imprimir, mantener el equipo de oficina o recuperar documentos perdidos. Además, al no utilizar papel, no tendrás que dedicar recursos a los gastos que conlleva su uso. Si bien un sistema OCR supone una inversión inicial, a largo plazo, esta solución puede ayudar a tu empresa a ahorrar mucho dinero.

3.Documentos fáciles de editar

La mayoría delas veces, los documentos escaneados deben editarse de alguna manera, especialmente cuando es necesario actualizar la información. Lo mejor de esta tecnología es que convierte tus documentos en archivos que se pueden editar fácilmente a través de Microsoft Word o algún otro programa.

4. Ubicación sencilla

Permite buscar rápidamente direcciones, nombres, números y otra información que diferencia el documento que se busca.

5. Mejora del servicio al cliente

La tecnología de captura de datos reduce los tiempos de espera de los clientes al permitir que los agentes de servicio de los call centers accedan rápidamente a la información del documento. Incluso cuando reciben llamadas entrantes pueden usar la función de búsqueda en el software OCR para buscar información del cliente instantáneamente, lo que puede conducir a mayores tasas de retención.

6.Incremento de la productividad

Esta tecnología puede ayudar a mejorar los niveles de productividad de tu empresa. Al pasar aun modelo de negocio menos centrado en el papel, tu compañía podrá realizar operaciones de forma más rápida y eficaz y ahorrar el tiempo perdido en papeleo innecesario.

7.Recuperación ante desastres

Los documentosOCR se almacenan electrónicamente en servidores seguros y sistemas distribuidos. Los datos permanecerán seguros, incluso en situaciones de emergencia. Si se produce un incendio o un desastre natural de cualquier tipo, puedes recuperar rápidamente tus datos digitalizados una vez superada la emergencia y continuar con tu negocio.

8. Mejorasen la seguridad de los datos

Las violaciones de la seguridad de los datos pueden ocurrir en empresas de todos los tamaños. De hecho, las pymes son el objetivo del 70% de estos ataques, según diferentes organizaciones como Google o la Guardia Civil. Al cambiar a la tecnología de captura automatizada, no tendrás que preocuparte de que tus documentos en papel caigan en las manos equivocadas. Cuando los datos se almacenan en formato digital, nunca tendrás que preocuparte por perderlos.Siempre estarán a un clic de distancia.

9. Impacto medioambiental positivo

La sostenibilidad es una demanda que los clientes realizan cada vez más a las marcas y proveedores con los que trabajan. Un gran beneficio de esta tecnología es el respeto al medio ambiente debido a la consecuente reducción de uso de papel en las empresas.

10.Reducción de errores

Los errores tipográficos, los archivos perdidos y los documentos extraviados pueden terminar costándole a tu empresa miles de euros. Además, para determinadas industrias, estos errores pueden provocar importantes problemas de seguridad que con los sistemas de captura automatizada se reducen considerablemente.

IA y Machine Learning

Con los sistemas de captura entrando en su cuarta década, el avance más significativo de toda su historia es la reciente introducción de la InteligenciaArtificial y las técnicas de Machine Learning.

El mayor desafío para un sistema de captura es localizar los datos necesarios en un documento. El segundo es identificar de qué tipo de documento se trata.La nueva generación de "captura cognitiva" hace ambas cosas de forma mucho más eficaz que los sistemas anteriores. Este es el motivo: las soluciones de captura inteligente de hoy se diseñaron a partir de una estrategia de creación de plantillas.

A lo largo delos años, los sistemas de captura agregaron una amplia variedad de capacidades, tales como múltiples motores de reconocimiento óptico de caracteres (OCR),reglas de ubicación, búsquedas en bases de datos y validaciones de campo cruzado para aumentar la precisión de la captura.

Estas técnicas resultaron muy efectivas para capturar datos de diseños estructurados como declaraciones de impuestos, reclamaciones médicas e incluso facturas. Pero cuando se trata de un contrato o una pila de 200 documentos de distintos tipos para solicitar una hipoteca, la eficacia disminuye drásticamente.

La captura cognitiva también utiliza la comprensión del lenguaje natural para reconocer frases y determinar la "emoción" del documento. Compara entonces toda esa información con una biblioteca de documentos previamente procesados, y toma una determinación.

Cuando la información empresarial está atrapada en documentos no estructurados, permanece esencialmente invisible. Hasta ahora, la mayoría de las empresas simplemente escaneaban estos documentos, los indexaban con una fecha y un número de documento y los almacenaban en un depósito.

En el caso de necesitar datos concretos de esos documentos, habría que dedicar un valiosísimo tiempo de los empleados a la entrada manual de información. Y lo que es más importante: las oportunidades para mejorar los tiempos de respuesta e incrementar la eficiencia operativa quedan totalmente desaprovechadas.

Gracias a los nuevos sistemas cognitivos es posible capturar todos los documentos, no solo los diseños estructurados, para que los datos sean procesables con un mínimo de intervención humana.

Las organizaciones pueden así utilizar la información para contar con más elementos de juicio a la hora de tomar decisiones tanto inmediatas como estratégicas alargo plazo.

La solución de captura de datos más eficaz es aquella que puede ayudar, detectar, clasificar y extraer información valiosa en función de su fuente, su contexto, su forma y su contenido, colocándolos en repositorios de datos optimizados parauna fácil búsqueda y recuperación.

A partir de la información de estas fuentes de datos no estructuradas transformadas en información coherente, consistente y accesible, los procesos comerciales se aceleran mejorando la experiencia de cliente.

A diferencia de los sistemas basados ​​en plantillas, la captura cognitiva "lee" todo el documento de la misma forma que lo haría un ser humano y toma nota de los encabezados y pies de página, etiquetas de datos, tablas, formatos de texto (como negrita, cursiva y fuentes más grandes) y otras características del documento que proporcionan contexto.

Combinación con otras tecnologías

Para alcanzar una integración de datos optimizada, el procesamiento de documentos debe conversar con las distintas capas y plataformas que configuran la arquitectura de sistemas de TI de una compañía: ERP, CRM, base datos, entre otros.

Es fundamental asegurarse de que la solución de automatización y captura de datos elegida pueda integrarse con las aplicaciones existentes y futuras. Los sistemas deben poder tomar los datos capturados y enviarlos a todas las aplicaciones relevantes en un formato utilizable. Esa es la clave para la automatización que ahorrará tiempo, aumentará la productividad, acelerará las decisiones e impulsará la eficiencia, todo mientras reduce los costos.

La automatización robótica de procesos, un capítulo aparte en la captura de datos

La automatización robótica de procesos (RPA) emplea robots de software (los conocidos bots) que utilizan datos, análisis e inteligencia artificial para automatizar los procesos más comunes. Muchas empresas realizan una primera prueba de uso de bots en sus contact centers para, a partir de ahí, y si los resultados son positivos, hacerlo en toda la organización.

Según el informe “Por qué la captura de datos y la automatización son claves en la transformación digital” de la consultora Frost and Sullivan, estas sus fortalezas:

• Velocidad.RPA acelera los procesos comerciales, mejorando la productividad y la experiencia del cliente.

• Personalización.RPA, especialmente en combinación con otras tecnologías de automatización como la inteligencia artificial (IA), permite a las empresas personalizar todas y cada una de las interacciones con el cliente, lo que se traduce en mejores resultados y mayores ventas.

•Eficiencia. Al permitir que los robots se hagan cargo de las tareas habituales y predecibles, los seres humanos pueden centrarse en funciones que aporten un valor real a la organización.

• Calidad. Los robots reducen las tasas de error asociadas con la entrada manual de datos.

• Seguridad. Al automatizar la captura de datos, lase mpresas se aseguran de que toda la información esté protegida contra una variedad de amenazas cibernéticas y humanas.

•Escalabilidad. En los casos de uso adecuados, los procesos son fáciles de escalar, superando los límites de lo que las personas pueden hacer manualmente.

Cómo seleccionar una solución de captura de documentos

De todos los elementos a considerar al elegir una solución de captura de documentos, prioriza los siguientes y decídete por una solución que se adapte a tus necesidades:

1. Interfaz intuitiva

La solución elegida no debería tener una curva de aprendizaje pronunciada. Por supuesto, trabajar con soluciones de captura de documentos necesita algún tipo de ayuda del proveedor para capacitar y formar sobre sus características, pero debería ser tan fluida que incluso una persona con experiencia no técnica pueda manejarla fácilmente.

2. Nivel de precisión

Sé prudente con las afirmaciones de que un sistema de captura automatizada de datos es 100%libre de errores. Estas tecnologías se encuentran en constante evolución, aprendiendo de nuevos patrones o de errores de procesamiento pasados. Se considera que una solución que promete un nivel de precisión entre el 95 y el 98% está a la altura de los estándares de la industria.

3.Validación automática de datos

El éxito de una solución de captura de documentos se centra no solo en su tasa de precisión, sino también en su capacidad para validar datos automáticamente. Si todos los campos deben evaluarse manualmente para detectar discrepancias, entonces se anula la mayoría de los objetivos básicos de adquirir un software de automatización de entrada de datos: facilidad de uso, ahorro de tiempo y mínima intervención humana.

4. Precios

Las tarifas baratas no significan necesariamente que los servicios ofrecidos sean insatisfactorios, y los precios elevados tampoco garantizan experiencias de primer nivel. Ten esto en cuenta al elegir tu solución de captura de documentos y mide su coste relacionando su valor con las características ofrecidas.

5.Protección de datos y seguridad

Los datos valiosos y sensibles siempre son vulnerables a los ciberataques. La solución elegida debe seguir todos los protocolos prescritos, como el cumplimiento delReglamento General de Protección de Datos (RGDP), las prácticas de OWASP (OpenWeb Application Security Project), el cifrado de extremo a extremo y el acceso de administrador limitado. Además, busca políticas de almacenamiento de datos que te permitan eliminar los datos antiguos que, aunque sensibles, ya no resultan útiles.

Test Rápido

A la hora de considerar de qué manera la captura de datos podría resultar más útil e integrarse de forma más fluida en tu organización, considera si las opciones que examinas cumplen estas características:

·      Una historia probada de madurez de uso

·      Interfaz de usuario unificada en todas las aplicaciones

·      Integración completa con herramientas de automatización digitales como flujos de trabajo, gestión de casos, gestión de contenido y robótica

·      Aprovisionamiento del almacén de datos

·      Rapidez de su puesta en valor

·      Proveedor único

·      Capacidades cognitivas para clasificación y ubicación de datos

·      Capacidades de captura desde un entorno en la nube de servicios administrados

·      Captura de imágenes desde smartphones y tablets

·      Opciones flexibles de licencia e implementación en las instalaciones, en la nube y en dispositivos móviles

·      Referencias que confirmen los resultados de negocio

Sectores que más se benefician de la captura automatizada de datos

·      BANCA

·      SECTORJURÍDICO

·      SALUD

·      TURISMO

·      SECTORPÚBLICO

·      INDUSTRIAALIMENTARIA

·      ASESORESFISCALES Y CONTABLES

·      SEGUROS

·      RECURSOSHUMANOS

Sobre ADEA

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Desde 1999, en Adeadiseñamos estrategias de gestión documental y optimización de procesos a lamedida de cada organización. A lo largo de todos estos años, nuestro compromisocon la innovación y la apuesta continua por la tecnología más avanzada nos hapermitido acompañar a nuestros clientes en su transformación digital,ayudándoles también a cumplir con las normativas relacionadas con eltratamiento de datos y facilitándoles la gestión de sus procesos internos de lamanera más ágil, eficiente y personalizada. Nuestra experiencia en gestióndocumental, instalaciones y tecnología de última generación nos permite ofrecerun servicio totalmente fluido a lo largo de toda la cadena de valor: desde eldiseño de procesos automatizados y su implementación tecnológica hasta la custodia,gestión y destrucción de los documentos físicos involucrados.