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O impacto da automação de processos no setor jurídico
A captação, recolha, indexação e análise das enormes quantidades de documentos que estão a ser trabalhados no sector jurídico impossibilitam a sua realização exclusivamente manual. Tanto é assim que grande parte do atraso que se arrasta na justiça surge precisamente porque abordamos anteriormente estratégias de automação de processos no setor jurídico.
Enfrentar projectos de RPA neste domínio não é apenas sinónimo de maior eficiência e rapidez, mas também serve para garantir que não sejam cometidos erros nos processos judiciais. Recolher toda a informação necessária sem perder nada ao longo do caminho, cumprir prazos e com total rastreabilidade e controlo de versão é possível, com a vantagem adicional de que o pessoal não está sobrecarregado com estas tarefas mais mecânicas.
No final, no que diz respeito às sociedades de advogados, tudo isto traduz-se numa melhor utilização dos recursos disponíveis, cortes de custos e maior satisfação dos clientes. Da mesma forma e do lado da Administração da Justiça, apostar nesta automação permite eliminar os estrangulamentos, prestando um melhor serviço aos cidadãos.
Principais benefícios da automação de processos bem sucedida
· Melhoria da produtividade. Dado os elevados volumes de informação tratada no setor jurídico, a automatização de grande parte destes processos tem um impacto direto na melhoria da produtividade. Os trabalhadores estão livres de muitas tarefas mecanizadas, podendo passar mais tempo em outras que exigem a sua experiência e proporcionam maior valor acrescentado.
· Padronização das atividades. Graças ao automação, o setor jurídico beneficia diretamente de uma homogeneização de processos. Em vez de cada trabalhador desempenhar determinadas tarefas de uma forma diferente, a definição de processos para poder aplicar a tecnologia RPA permite uma normalização das atividades, melhorando a sua rastreabilidade, auditoria e controlo de cada um deles.
· Automação de contratos e comunicações. Uma das vantagens do setor jurídico quando se trata de implantar uma estratégia de automação de processos é que a lei é a mesma para todos, encontrando muitos espaços comuns que permitem uma maior padronização. É o caso, por exemplo, da elaboração de contratos, cuja estrutura é muito semelhante e em que, dependendo de determinados parâmetros, é possível introduzir a personalização necessária. Na mesma linha, o Bots da RPA também simplifica o envio de e-mails automatizados a clientes e fornecedores.
· Redução de riscos. Num sector com tantas repercussões, é crucial que a informação que está a ser tratada seja correcta e precisa. A automação favorece a redução de erros humanos nos processos, para que os riscos sejam minimizados, tanto para os clientes como para os escritórios de advogados ou a Administração em matérias como faturação, cumprimento de prazos, notificações, etc.
· Rápida resposta aos clientes. O compromisso com a automação no setor jurídico leva a uma agilização dos processos, permitindo uma resposta mais rápida aos clientes e, assim, melhorando os seus níveis de satisfação. Graças a isso, a retenção e a fidelização dos clientes são melhoradas e, além disso, é possível servir mais clientes em menos tempo, aumentando os volumes de faturação.
Novas tendências e funcionalidades
As tendências dos últimos anos no setor jurídico revelam a incorporação da Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) em todas as estratégias de automação de processos. Arbitragem, contencioso ou due diligence envolve a análise de grandes volumes de informação, sendo que estas tecnologias permitem automatizar este processamento em massa da informação, assegurando que nada é esquecido. Embora seja verdade que estão a ser implementadas cada vez mais funcionalidades do Processamento de Linguagem Natural (PLN), o setor jurídico acredita que a linguagem utilizada é muito técnica e regulamentada, o que simplifica ainda mais estas exaustivas análises documentais.
Por outro lado, controlar os diferentes documentos que compõem um ficheiro e as assinaturas eletrónicas que são necessárias para completar determinadas tarefas é muito mais fácil e em muitos escritórios de advogados tem sido a porta de entrada para a automação. Com uma lista de verificação simples, os sistemas conseguem recolher todos os diferentes documentos e montar um ficheiro. Além disso, o sistema permite definir determinados KPIs de tal forma que é muito mais fácil realizar controlos de qualidade de forma autónoma, visualizando intuitivamente relatórios de desempenho que servem para melhorar a tomada de decisão.
Além disso, outra das grandes vantagens das novas plataformas de automação é a sua natureza. Nuvemou seja, pode aceder às suas funcionalidades e informações a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, seja no escritório, nos tribunais ou trabalhando remotamente.
Adea Serviço de Automação de Processos
A tecnologia da Adea proporciona às organizações que desenvolvem as suas atividades no setor jurídico e jurídico uma competitividade extra, uma vez que ao mesmo tempo que permite agilizar os seus processos, acompanhada de uma maior eficiência, ajuda também a gerar espaços colaborativos através da normalização da informação.
Num setor tão sensível como o jurídico, ao longo dos anos a Adez tornou-se num aliado que proporciona tranquilidade, uma vez que o conhecimento que os seus profissionais têm de casos específicos do setor e da sua tecnologia de hiperautomação possibilita a implementação de uma estratégia de gestão de informação e processos. Fim a fim ágil e escalável.
