A automatização da gestão abrangente de Recursos Humanos

O que é uma gestão abrangente de recursos humanos?

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O Departamento de Recursos Humanos já não se limita a tentar dotar a organização dos melhores trabalhadores para cada cargo, mas também, uma vez contratado, proporcionar-lhes as melhores condições e recursos para realizar o seu trabalho de forma eficiente e produtiva. Para atingir este objetivo, as frentes multiplicam-se e é necessário abordar uma gestão abrangente de recursos humanos que se conecte diretamente com a gestão geral e assente numa visão Centrado em dados, a começar pela automatização do onboarding de RH, como vimos no artigo anterior.

Os assuntos a gerir estão a aumentar, tal como os canais de comunicação e colaboração que se estabelecem nas empresas, pelo que se a área de RH não abordar esta gestão de forma abrangente, será difícil fornecer o valor que já se espera dela. As análises estão a tornar-se mais importantes e os departamentos de RH não devem ignorar este facto.

6 chaves para uma gestão abrangente de RH

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· Seleção e recrutamento. Este é o papel histórico que os departamentos de RH têm desempenhado, embora seja verdade que a forma como os novos colaboradores são agora selecionados e inscritos mudou substancialmente. Além da incorporação de portais de emprego e redes sociais, a gestão integral de RH deve abordar a verificação das referências fornecidas, coordenar horários para realização de entrevistas, desenvolver avaliações de candidatos...

· Monitorização de desempenho. Se há poucos dias vimos a importância de monitorizar o trabalhador durante o processo de integração, é importante especificar que esse apoio activo dos trabalhadores deve ser realizado em todos os rótulos, mesmo no mais antigo deles. Não se trata de acompanhar os resultados dos colaboradores, mas de os proteger para que a todo o momento tenham à sua disposição todo o necessário para desempenhar a sua função com diligência e a direcção geral possa ganhar essa visibilidade da sua força de trabalho.

· Formação e desenvolvimento pessoal. Há muitos anos que a formação contínua nas empresas está abandonada. Na gestão integral de recursos humanos, não há lugar para este procedimento e, de facto, é priorizado como uma técnica de captação e retenção de talento para dotar os trabalhadores de formas de adquirir novos conhecimentos nas mais diversas áreas, melhorando a sua experiência dos colaboradores, o que acaba por ter um impacto positivo na sua produtividade.

· Plano de sucessão. O que acontece quando um colaborador tem de pedir baixa por doença ou sai da empresa? Está prevista a substituição de funções? A informação é partilhada ou existem silos de dados? A gestão abrangente de RH resolve este problema, planeando com antecedência esta eventualidade. Desta forma, é garantida a continuidade do negócio, favorecendo a partilha de funções e, sobretudo, de informação.

· Indemnizações e benefícios. Estabelecer planos de remuneração e benefícios justos e equitativos é essencial para promover a motivação do pessoal e promover um bom ambiente entre os seus membros. Desde a entrada em vigor do RD 902/2020, de 13 de outubro, a desigualdade salarial entre mulheres e homens também tem sido obrigatória. Uma gestão abrangente de recursos humanos que não negligencia este ponto fará com que a taxa de retenção dos funcionários aumente.

· A tecnologia de dados e análise de RH tornou-se um dos grandes aliados das empresas para poder comprometer-se e em grande medida automatizar esta gestão abrangente de RH, com software desenvolvido especificamente para esta gestão. Com uma visão muito mais focada nos dados, o analytics permite-nos realizar essa gestão e tomar melhores decisões com base em métricas objetivas e não tanto nas sensações, como era o caso no passado.

Benefícios da automação num sistema abrangente de gestão de RH

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Dado o aumento do número de frentes a gerir e o novo espaço de trabalho com acesso remoto a entrar em jogo após a pandemia, a implementação manual de uma gestão abrangente de recursos humanos é absolutamente inviável nas organizações. Felizmente, é possível introduzir uma tecnologia de automação de processos que traz benefícios significativos:

· Redução do tempo nos processos. Processos mecânicos como a gestão da folha de pagamento, a formação de novos colaboradores ou o pedido de férias podem ser agilizados sem intervenção manual através da definição de regras de negócio com as quais, à medida que determinados marcos são cumpridos, o processo é redirecionado para um ou outro departamento para execução ou aprovação.

· Satisfação dos colaboradores e candidatos. Desde o momento em que a pessoa é candidata até finalmente assinar o contrato e tornar-se um membro produtivo da empresa, o colaborador sente-se acompanhado, com mensagens personalizadas e diretas que também podem ser automatizadas e a disponibilização dos recursos de que necessita para o seu trabalho.

· Controlo da informação. A automação da gestão abrangente de RH confere à organização um maior controlo da informação, armazenando-a num repositório comum que simplifica o acesso ao pessoal autorizado. Além disso, a rastreabilidade das interações realizadas permite retomar ações e antecipar incidentes antes que ocorram.

· Tomada de decisão. A partir deste maior controlo da informação e graças ao facto de automatizar a recolha e análise de diferentes KPIs em tempo real, a tomada de decisão não só é acelerada como, além disso, é realizada com base em informações muito mais fiáveis.

· Poupança de espaço físico. A digitalização implícita na gestão integral de RH reduz drasticamente o espaço alocado ao armazenamento de documentos, o que se traduz num menor custo e consumo de papel e outros suprimentos, promovendo o respeito pelo meio ambiente.

· Transparência. A automação desta gestão abrangente de RH anda de mãos dadas com a sua integração com outras tecnologias como portais de colaboradores na cloud. Desta forma, cada trabalhador pode visualizar a partir de qualquer dispositivo e a qualquer momento a sua folha de pagamento, avaliações, cursos de formação realizados, despesas cobradas, etc.

· Melhor utilização dos recursos. Graças à automação, os departamentos de RH podem libertar até 40% do seu tempo, que, sem esta tecnologia, dedicariam a tarefas administrativas que, mesmo que essenciais, não agregam valor. A automação melhora a experiência do seu próprio funcionário para que, por sua vez, melhore a do resto da força de trabalho.

O compromisso da Adea na automatização dos seus processos

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A experiência da Adela na análise, redefinição e otimização de processos numa perspetiva digital vai além do mero uso da tecnologia. O conhecimento adquirido durante todo este tempo permite à equipa da Adela identificar ineficiências nos processos existentes bem como criar novos fluxos de trabalho com os quais ganham eficiência e produtividade.

Graças à sua tecnologia de ponta, a análise automatizada da Adea melhora a gestão abrangente de RH, reduzindo o número de erros e facilitando a tomada de decisões com a velocidade, robustez e precisão exigidas pelo atual clima de incerteza.

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