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Digitalização de documentos
A digitalização de documentos em papel é essencial, mesmo aqueles que as empresas são obrigadas por lei a manter durante anos. Esta digitalização facilita muito o acesso à informação e ao trabalho colaborativo.
No entanto, pode não ser necessário digitalizar todos os documentos da empresa, mas rever os ficheiros e determinar quais não valem a pena ter em formato eletrónico — embora localizados e indexados — pode agilizar o processo e fazer-nos ganhar capacidade de armazenamento digital. No caso dos documentos que não precisam de ser guardados em papel, a digitalização traz poupanças e melhorias de eficiência desde o início.
Entre os benefícios derivados desta digitalização, destacam-se:
· Poupança de espaço: Ter documentos em formato eletrónico permite-nos poupar muito espaço de armazenamento no escritório e, com isso, uma redução de custos.
· Segurança:A digitalização dá-nos aquela tranquilidade extra que vem com o conhecimento de uma cópia de backup de cada documento, para que a informação nunca seja perdida.
· Acesso universal: O compromisso com as plataformas cloud permite um acesso mais rápido à informação em qualquer lugar, a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo, com a vantagem acrescida de aplicar políticas de segurança que registam a rastreabilidade e controlam o acesso por perfis de utilizador.
Classificação apropriada
Uma das chaves para aproveitar ao máximo a digitalização da informação e melhorar a gestão documental é realizar uma classificação adequada de todos os ficheiros. Para isso, vale a pena sentar-se com calma e analisar a estrutura organizacional e os processos dentro da nossa organização.
Em virtude desta análise e do conteúdo de cada documento, o passo seguinte é categorizar os ficheiros para que a pesquisa subsequente de qualquer informação seja mais rápida e eficiente. Esta classificação abre também o caminho para que a colaboração entre diferentes departamentos seja muito mais fluida, agilizando processos associados, seja em marketing, vendas, atendimento ao cliente, etc.
Utilização de metadados
Se a classificação adequada dos documentos é essencial para pesquisas eficientes, fazer bom uso dos metadados não é menos importante. Metadados são dados que descrevem outros dados e são importantes porque servem para identificar, autenticar e contextualizar documentos ao longo do seu ciclo de vida. Para compreendê-lo de uma forma simples, os metadados de um documento podem recolher informações sobre a sua data de criação, tamanho do ficheiro, autor ou uma pequena coleção de palavras-chave. Não são estáticos, mas dinâmicos, uma vez que também recolhem informações sobre a última vez que foi acedido ou modificado, quem o fez, etc. e são muito úteis para gerir alterações e gerir versões.
Graças a estes metadados, não só a pesquisa e análise de informação são otimizadas, como também têm um impacto muito positivo em outros processos como:
· Normalização de documentos: Através de metadados, é possível estabelecer uma série de critérios fixos de identificação, de forma a reduzir o risco de inconsistências ou outro tipo de erros.
· Reutilização e intercâmbio de dados: Especialmente nesses documentos mais densos, os metadados podem ajudar-nos a interpretar melhor o seu conteúdo, até avaliar a sua qualidade e estimar se vale a pena usar.
· Recuperação: Os metadados também fornecem informações que simplificam a recuperação de informações, seja fornecendo a pessoa de contacto, se existem restrições de acesso, como localizar um documento específico offline...
Criar modelos de documentos
Dado o número de diferentes tipos de documentos que uma empresa trata (folha de pagamento, faturas, notas de entrega, ordens de compra, etc.), se for definido um modelo para cada um deles, como modelo, todo o processo de gestão documental é significativamente melhorado. Esta otimização pode ser percebida a partir da própria criação do documento, uma vez que apenas o conteúdo irá variar mas não a sua estrutura, que foi previamente desenhada para simplificar o resto da gestão documental.
Centralizar conteúdos
Um dos erros mais difundidos no passado na gestão documental tem sido a construção de silos de informação que acabaram por isolar alguns departamentos de outros. O resultado foi perda de informação na tomada de decisão, duplicação de documentos e lentidão dos processos de negócio. O melhor remédio para esta doença é a centralização dos conteúdos, para que toda a informação esteja no mesmo ponto, preservando a máxima de que o que não está no sistema não existe.
Ao centralizar a informação, otimiza-se a qualidade da informação, reduzindo o risco de erros humanos e simplificando o estabelecimento de políticas de acesso que democratizam a informação nas organizações.
Serviço de gestão e arquivamento de documentos Adea
Os serviços e soluções de gestão documental da Area têm ajudado as empresas a reduzir custos e o tempo que gastam a gerir a sua informação há décadas, com todas as salvaguardas necessárias de segurança e conformidade regulamentar. Independentemente do canal de recepção ou do seu formato, a tecnologia da Area permite uma captura inteligente de informação durante os processos de digitalização, armazenando documentos num único Content Hub acessível a partir de qualquer lugar.
Graças à Atea, o acesso, gestão e partilha de informação na sua organização não representará nenhum problema, e também aliviará as tarefas mais tediosas graças à sua tecnologia de Inteligência Artificial e automação.
