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O que deve ter de encontrar quando se trata de automatizar os processos de um escritório
· Determinar quais processos são fundamentais. Como já salientamos ocasionalmente, num projeto de automação é melhor pensar grande começando pequeno; ou seja, limitar os processos que começaremos a automatizar para crescer mais tarde e concluir o projeto com sucesso. Ao determinar quais são os processos-chave, guiar-se por tarefas repetitivas que consomem mais recursos é um bom critério, mas não é o único, deve também ser considerado quais destas tarefas têm tempos de execução específicos ou quais são alocadas mais tempo.
· Elaborar um plano de execução. Desenhar um plano de execução para o projeto de automação de processos de uma empresa é básico, uma vez que contempla uma mudança na forma como as coisas são feitas e geralmente envolve diferentes departamentos. Por isso, é muito importante determinar as fases, os marcos e a formação progressiva da força de trabalho no sistema, tornando-os parte de todo o processo para a realização de uma adequada gestão da mudança.
· Escolha as ferramentas certas. Nunca subordinar as duas fases anteriores à ferramenta que escolher para implantar a sua estratégia de automação de processos no escritório; seria um erro tremendo, uma vez que é a ferramenta que deve ser adaptada à sua empresa e não o contrário. Por isso, saber escolher a tecnologia mais adequada e, além disso, a Parceiro com a qual a sua implementação é determinante para o êxito da iniciativa.
· Analise os seus dados e melhore. Ao contrário do que se possa pensar, os projetos de automação de processos são projetos vivos, suscetíveis de melhoria constante; ainda mais no caso de um escritório de advogados, onde a legislação varia, especialmente a legislação comercial. Além disso, não existe melhor bancada de testes do que a do dia a dia e, com um template envolvido que reavalia constantemente o sistema, surgirão em breve sugestões de alterações, personalizações ou novas funcionalidades, algo facilmente acessível graças ao baixo código.
Processos mais automatizados nos escritórios
· Gestão de ações coletivas. Quando são levadas a cabo ações coletivas envolvendo dezenas ou centenas de demandantes, o volume de informação que chega às sociedades de advogados é muito volumoso. Graças à tecnologia RPA, é possível captar toda esta informação e, acima de tudo, filtrá-la para que cumpra todos os requisitos para que uma reclamação possa ser incorporada no processo de ação coletiva, gerando automaticamente o arquivo legal. A sua actualização e monitorização também podem ser efectuadas de forma autónoma.
· Gestão de faturas. A área administrativa é outra área que costuma marcar a iniciação de sociedades de advogados em projetos de automação de processos. A tecnologia RPA permite que a gestão das faturas seja realizada de forma automática ao longo do ciclo de vida do cliente, seja através da emissão e envio da fatura ou recibos de provisões de fundos aos clientes ou enviando-os para os respetivos muros nos portais de clientes que alguns escritórios já possuem.
· Elaboração de documentos complexos. A tecnologia RPA também pode ser de grande ajuda para os escritórios de advogados na elaboração de determinados documentos, como contratos de arrendamento ou depósitos de rendas, determinadas licenças, acordos de confidencialidade, etc. em que a base operativa é a mesma, com exceção dos dados específicos das partes envolvidas, que, graças à Inteligência Artificial (IA), podem ser incorporados automaticamente.
· Comunicações com os clientes. As sociedades de advogados há muito que veem os benefícios da automação aplicada ao marketing e como o marketing poderia ser melhorado sem exigir mais tempo dos seus advogados. É nesta altura que o chatbots, que possa informar os clientes do andamento do seu caso quando houver novidades, alertar sobre uma data próxima (reuniões, audições...), etc. A versatilidade da tecnologia RPA permite também fazê-lo sem perder a personalização e a proximidade no tratamento, mantendo a exigência de confidencialidade exigida pela relação advogado-cliente.
· Serviço de Apoio ao Cliente. Ligado ao ponto anterior, melhorar a experiência do cliente é essencial para qualquer escritório de advogados dado o elevado nível de competência que existe no setor jurídico. Fornecer um serviço de apoio ao cliente omnichannel de alta qualidade (telefone, e-mail, web, aplicações de mensagens instantâneas, redes sociais...), envolvendo-o com outros serviços e funcionalidades como conteúdo personalizado no seu mural do portal do cliente, newsletters ou pagamentos on-line aumenta a fidelização e, ao mesmo tempo, serve para ter um maior número de prescritores.
Adea Serviço de Automação de Processos
A experiência acumulada pela Adea no setor jurídico torna-o o companheiro de viagem perfeito para uma estratégia de automação de processos, porque é know-howtorna muito mais fácil identificar os melhores processos para automatizar, sem perder o toque humano na relação com o cliente.
A equipa de profissionais da Anea trabalha lado a lado com sociedades de advogados para levar a cabo um projeto abrangente de automação em que a estrutura dos processos e da informação é definida em conjunto, respeitando escrupulosamente todos os requisitos legais e de compliance exigidos pelo setor jurídico.
