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Independientemente del proceso, departamento o negocio, la automatización de tareas de gran volumen, tediosas y repetitivas en un entorno digital solo es factible cuando existen considerables ahorros potenciales de tiempo y dinero y cuando la calidad inicial de las operaciones es alta y los procesos se encuentran estandarizados y basados en reglas.
Finanzas, con sus departamentos de contabilidad y compras, cumple con ambos criterios. Como función de negocio es conocida por las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo -entrada de datos, creación de informes, verificación cruzada y mantenimiento de registros- y que constituyen una tarea perfecta para el software de automatización. Por otro lado, la mayoría de los procesos están más o menos estructurados y basados en reglas, ya que casi no existen excepciones o decisiones humanas involucradas.
Desde la aparición de la Inteligencia artificial (IA) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA), existe una creciente conciencia del valor de la automatización y en los últimos años se han desarrollado nuevos casos de uso aplicables a las áreas de finanzas y contabilidad. Las mejoras esenciales se traducen en un ahorro de costes, un incremento de la productividad y un impacto positivo en la actitud de los empleados.
En esta guía conoceremos por qué la automatización del área financiera de las organizaciones está tomando impulso y cómo las empresas pueden recibir el mayor retorno posible de su inversión en esta tecnología. Exploramos también algunos de los usos más comunes de la automatización de la función financiera, profundizando en las ventajas que la convierten en una inversión que merece mucho la pena.
Finanzas, con sus departamentos de contabilidad y compras y sus tareas repetitivas, es un área perfecta para aplicar el software de automatización.
Trabajar mejor, no más
Plantear un proyecto de automatización en el seno de una empresa puede crear recelo e, incluso, rechazo en los empleados debido a la natural resistencia humana a los cambios. Los trabajadores podrían contemplarla como una amenaza a sus puestos de trabajo. Pero si se implementa correctamente tiene el efecto contrario. Todos los empleados han expresado su frustración con las tareas repetitivas, como copiar y pegar fórmulas y resultados de un programa a otro. La automatización acaba con esto, aumentando al tiempo la productividad y la satisfacción del personal.
Cuando se configura correctamente, la automatización garantiza la precisión en los procedimientos en cada paso, y la reducción de las tasas de error humano genera ahorros para la empresa y mantiene los procesos críticos activos y resueltos con agilidad.
Sin embargo, hay que estar preparado para enfrentar algunos obstáculos. Uno de ellos es el hecho de que gran parte de la documentación contable sigue estando en papel o sin estandarizar (facturas de proveedores o extractos de gastos). Otro es la mayor o menor compatibilidad con los sistemas ERP heredados.
Afortunadamente, todas las plataformas modernas de RPA ofrecen soluciones que resuelven problemas tanto de extracción de datos como de integración de sistemas.
La implementación de RPA ahora proporciona a la empresa un marco para aumentar aún más su huella de automatización en el futuro a medida que las tecnologías maduran y se desarrollan. Una inversión hoy podría generar dividendos inesperados a medida que surjan nuevas oportunidades para la automatización.
La automatización garantiza la precisión en los procedimientos en cada paso, y la reducción de las tasas de error humano genera ahorros para la empresa y mantiene los procesos críticos activos y resueltos con agilidad.
Ventajas y beneficios
El retorno de la inversión en un proyecto de automatización del área financiera se producirá prácticamente de inmediato aportando, además, estos beneficios:
· Menos errores y mejor cumplimiento
Los robots de software pueden ejecutar procesos tan comunes como el procesamiento de facturas de principio a fin, las 24 horas del día, los 7 días de la semana y sin errores.
· Mayor productividad
Su equipo dedicará menos tiempo a las operaciones de rutina, ahorrando horas para la elaboración de estrategias y las tareas que generan valor.
· Reducción de costes
Las empresas tendrán menos rotación de personal por burnout y, en consecuencia, menores costes de contratación.
· Más transparencia, menos riesgo
La automatización de los procesos financieros centrales mitiga los riesgos de incumplir la regulación y seguridad de datos.
Los 10 casos de uso más populares de la automatización en finanzas y contabilidad
La gestión de las finanzas de una empresa requiere a menudo de un conjunto de sistemas de software, ya que una solución de forma aislada no es capaz de gestionar el conjunto de las tareas requeridas. Esa separación de sistemas implica una gran cantidad de trabajo tedioso y repetitivo, ideal para su automatización a través de RPA. Así lo utilizan las empresas que ya se benefician de ella.
#1. Cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar es un buen punto para iniciar la automatización en las finanzas, ya que depende menos de documentos externos, a diferencia de Cuentas por pagar. La métrica principal que RPA puede ayudar a aprovechar aquí es Days Sales Outstanding (DSO).
DSO depende en gran medida del elemento humano tanto del lado del beneficiario como del destinatario. Por ejemplo, un administrativo puede olvidarse de enviar una factura. El resultado no es solo una brecha de efectivo: si se hace con demasiada frecuencia, pone en peligro el proceso de pedidos y afecta a la liquidez.
Si adopta bots RPA como su fuerza de trabajo digital, emitirán y enviarán facturas por correo electrónico automáticamente. Al automatizar esta tarea, obtendrá un flujo de efectivo constante y sin deficiencias.
Además de eliminar las brechas de efectivo, RPA puede ayudar a introducir información, evitando que los administrativos tengan que hacer malabarismos con múltiples sistemas de información. Estas son algunas de las posibles tareas y procesos de cuentas por cobrar que pueden beneficiarse de la automatización inteligente:
· Configuración y gestión de datos de clientes.
· Extracción de información del cliente de diferentes fuentes.
· Cotización de ventas y generación de entradas.
· Generación y distribución de facturas.
· Seguimiento del crédito del cliente.
· Resolución de conflictos.
· Seguimientos, recordatorios y reclamaciones.
· Gestión del riesgo de crédito.
· Contracargo.
#2. Cuentas por pagar y procure to pay
Los retrasos operativos en las cuentas por pagar generalmente ocurren durante el procesamiento de las facturas. Las facturas de los proveedores no están estandarizadas y deben cotejarse con las órdenes de compra y aprobarse. La automatización inteligente puede agilizar este proceso de principio a fin, incluso si los documentos entrantes están en papel, gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Los robots de software pueden enviar facturas al miembro del equipo responsable de su aprobación y configurar recordatorios. También pueden hacer coincidir la orden de compra con la factura, compararlos y marcar las discrepancias (si las hay) para su revisión.
Estos son algunos ejemplos de lo que RPA puede hacer en cuentas por pagar y procure to pay:
· Verificación y configuración del proveedor.
· Entrada de orden de compra.
· Extracción de datos de facturas y órdenes de compra.
· Procesamiento de facturas de proveedores.
· Cotización de facturas con órdenes de compra.
· Preparación y/o realización de pagos.
· Validación y conciliación de pagos.
· Auditoría de cumplimiento de gastos.
· Supervisión de duplicados.
· Responder a las consultas de los proveedores.
#3. Conciliaciones entre empresas
Equilibrar las cuentas para proporcionar un estado financiero preciso es una fuente de estrés constante debido a la entrada, extracción y verificación manual de datos. En el peor de los casos, identificar transacciones o saldos no registrados y erradicar errores de facturación puede paralizar todo el departamento.
Un bot puede agilizar este proceso adquiriendo y verificando fácilmente los datos transaccionales de cualquier fuente, aprobando automáticamente todos los registros coincidentes y notificando las discrepancias. Al adoptar la RPA, puede automatizar y optimizar las siguientes tareas y operaciones:
· Extracción o recuperación de datos de archivos.
· Búsqueda extractos relacionados en sistemas ERP.
· Comparación de saldos.
· Búsqueda de facturas faltantes y envío de correos electrónicos a los clientes.
· Informe de discrepancias.
· Envío de informes al controlador comercial.
· Entradas de diario.
#4. La gestión del inventario
Este proceso comercial tiene que ver con el control y el conocimiento de los niveles de inventario para que el suministro de productos sea constante. Los bots RPA pueden hacer todo el trabajo tedioso y repetitivo y ayudar a aprovechar las existencias inactivas, evitar los desabastecimientos, mejorar los plazos de entrega y optimizar los costos de almacenamiento. Estas son las tareas que la automatización puede gestionar:
· Monitorizar el inventario.
· Notificar sobre niveles bajos de inventario.
· Pedido de productos cuando los niveles de existencias alcanzan un umbral.
· Realización y aprobación de pedidos de existencias.
· Pronosticar niveles óptimos de inventario.
· Actualización de sistemas ERP y WMS.
· Informes y seguimientos.
· Seguimiento de envíos.
#5. Los gastos de viaje
Cuando se trata de viajes de negocios, la automatización puede facilitar mucho el trabajo manual tanto para los viajeros como para los administrativos, creando una mejor experiencia para los empleados. Pueden extraer y leer datos de todos los tipos de recibos, verificar si se trata de un gasto comercial y trasladarlos a informes de gastos precisos sin que los empleados involucrados inviertan tiempo en ello. Algunos ejemplos de tareas:
· Ingresar registros de gastos y verificar de acuerdo con las políticas y la legislación de la empresa.
· Agregar datos en informes de gastos.
· Creación de cheques de pago y gestión de beneficios y reembolsos.
· Alertas en caso de violaciones de políticas o discrepancias de datos.
#6. Nóminas de sueldos
En este punto la automatización evita demoras e imprecisiones en los pagos, asumiendo la entrada de datos, la validación de las hojas de tiempo y los cálculos de deducción. Estos son algunas de las áreas que cubre la automatización:
· Extracción de datos de empleados.
· Verificación de datos a través de los sistemas de información (días de enfermedad, viajes de negocios, hojas de tiempo).
· Generación y aprobación de informes de horas.
#7. Impuestos
Aunque la parte principal de este proceso comercial tiene lugar en el software de cumplimiento tributario, los equipos de finanzas aún realizan cálculos intermedios que toman tiempo. La automatización asume:
· Recopilación de datos para la obligación tributaria.
· Creación de base imponible.
· Preparación de informes.
· Actualización de libros de trabajo de declaración de impuestos.
· Presentación de informes a las autoridades fiscales.
#8. Tesorería
Lo mismo ocurre con la gestión de tesorería: aunque existen sistemas de información bastante sofisticados, la entrada de datos inicial, a menudo, se realiza manualmente. El software de automatización puede extraer y transformar datos en un formato que un sistema de tesorería pueda procesar. Y, además:
· Extracción y formateo de datos.
· Actualización de los sistemas de tesorería.
· Envío de informes.
· Actualizaciones del libro mayor.
#9. Informes financieros
Una forma segura de monitorear el desempeño financiero es hacer un seguimiento diario de las pérdidas y ganancias. Sin embargo, actualizar manualmente los informes de pérdidas y ganancias es tedioso y requiere mucho tiempo. La automatización aligera esa tarea y genera informes impecables en tiempo real. Dicha automatización inteligente hará que sus procesos comerciales sean más transparentes y garantizará la precisión de los pronósticos financieros.
Existen múltiples procesos de generación de informes en los que la automatización muestra su utilidad:
· Comprobación de balances.
· Cuentas de resultados.
· Análisis de variaciones.
· Procesos de cierre financiero.
· Informes regulatorios/de gestión.
#10. Planificación financiera y previsión
En cuanto a la planificación y la previsión, la automatización ayuda con tareas como la carga de saldos en los sistemas de planificación y la creación de informes de variación. A partir de esta información y de los datos históricos, las plataformas modernas de RPA también pueden proporcionar pronósticos y ayudar a mejorar la planificación financiera.
La función Tributaria está repleta de procesos rutinarios que aún se realizan de forma manual para la elaboración de informes y archivo de la información exigida por la ley. Los sistemas y procesos financieros dispares para muchas organizaciones a menudo crean un desafío en la recopilación y conciliación de datos relacionados con los impuestos.
Los casos de uso que mencionamos aquí cubren la mayoría de los procesos comerciales relacionados con las finanzas y la contabilidad. Eso significa que cualquier departamento de finanzas con grandes volúmenes de procesos realizados manualmente puede beneficiarse de la transformación digital incluso sin cambios drásticos en la infraestructura. Esa la esencia de la automatización inteligente: facilitar la toma de un atajo hacia una mejor productividad al permitir a las personas realizar tareas más complejas y estratégicas que generan valor.
Casos de uso de rpa en auditoría
La automatización es también un elemento vital en la realización de auditorías internas precisas. Para evaluar su eficacia, la auditoría debe someterse a la automatización a un ritmo más lento, pero su efecto puede ser impactante. Con las herramientas adecuadas se optimizan muchas de las tareas de auditoría que consumen más tiempo mientras mejora la visibilidad de los datos y los resultados del proceso. Estas son algunas de las formas en que la automatización impacta hoy en esta área.
#1. Auditorías de ingresos
Una visión clara y precisa del flujo de efectivo es esencial para mantener la continuidad del negocio. Los robots pueden manejar muchas de las tareas comparativas requeridas dentro de las auditorías generales de ingresos, eliminando el trabajo preliminar del proceso y manteniendo el control de la producción de informes detallados.
#2. Conciliaciones avanzadas
Ya sea que tenga preguntas sobre una cadena de transacciones o simplemente necesite realizar una conciliación periódica del libro mayor como parte de las medidas de cumplimiento, las tareas de conciliación pueden representar mucho tiempo dedicado a comprobaciones en Microsoft Excel. Los robots pueden intervenir para manejar todas las tareas repetitivas que necesitan realizarse con cada entrada, lo que lleva a resultados de auditoría más productivos.
#3. Señalización de excepción
La empresa puede perder dinero o encontrarse en una posición inestable si los miembros del personal no perciben los problemas hasta que es demasiado tarde. Debido a que la automatización se basa en gran medida en reglas, resulta especialmente adecuado para detectar cuándo se producen alteraciones de parámetros comerciales específicos. A continuación, el software de automatización puede enrutar la excepción a la autoridad correspondiente para su resolución.
#4. Evaluación de riesgos
Los robots también pueden ayudar con la evaluación continua de riesgos basada en reglas, un esfuerzo esencial para disminuir la presión que las organizaciones imponen a los profesionales de auditoría. Cuando surgen posibles infracciones de riesgo debido a transacciones específicas o cambios en los indicadores financieros de la empresa, el sistema puede generar una alerta para su atención.
Confíe en Adea
La automatización de procesos ha avanzado significativamente desde su llegada al mundo empresarial y hoy tiene un papel integral que desempeñar dentro de una estrategia amplia y ambiciosa. Cuando se configuran e implementan correctamente, la Automatización Robótica de Procesos, la Inteligencia Artificial y las herramientas relacionadas pueden traducirse en ahorros significativos de tiempo y coste para su negocio.
Es importante no pensar en la automatización como una tecnología de "configúrelo y olvídese". Lo más probable es que, una vez implantada, las organizaciones pasen a analizar continuamente los resultados obtenidos y consideren cómo mejorar aún más.
A medida que el panorama digital cambia y se vuelve más complejo, se necesitan herramientas más avanzadas y una estrategia unificada. De lo contrario, las empresas podrían atascarse con soluciones fragmentadas que no se integran tan bien como deberían. Un enfoque unificado basado en los conceptos de automatización inteligente no solo aprovecha la RPA cuando puede proporcionar valor, sino que también incorpora otras herramientas críticas, como IA, aprendizaje automático, OCR y más.
Invertir en herramientas de software avanzadas que proporcionen el marco necesario para llenar las brechas de una automatización básica es un punto clave para las organizaciones. Con Adea, cualquier empresa puede encontrar soporte para implementar con éxito una automatización más inteligente y rápida.
A medida que el panorama digital cambia y se vuelve más complejo, se necesitan herramientas más avanzadas y una estrategia unificada. Con Adea, cualquier empresa puede encontrar soporte para implementar con éxito una automatización más inteligente y rápida.
Sobre ADEA
Desde 1999, en Adea diseñamos estrategias de gestión documental y optimización de procesos a la medida de cada organización. A lo largo de todos estos años, nuestro compromiso con la innovación y la apuesta continua por la tecnología más avanzada nos ha permitido acompañar a nuestros clientes en su transformación digital, ayudándoles también a cumplir con las normativas relacionadas con el tratamiento de datos y facilitándoles la gestión de sus procesos internos de la manera más ágil, eficiente y personalizada. Nuestra experiencia en gestión documental, instalaciones y tecnología de última generación nos permite ofrecer un servicio totalmente fluido a lo largo de toda la cadena de valor: desde el diseño de procesos automatizados y su implementación tecnológica hasta la custodia, gestión y destrucción de los documentos físicos involucrados.
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