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El aumento de la esperanza de vida delas personas, el incremento del coste de los tratamientos y la proliferación delas enfermedades crónicas crean una situación de “tormenta perfecta” para los proveedores de asistencia sanitaria. En este punto, la automatización puede desempeñar un papel único a la hora de abordar los retos más apremiantes de la salud.
La gestión de los requisitos administrativos y normativos puede sobrecargar los presupuestos de salud y limitar el tiempo que el personal sanitario dedica al centro de su actividad: la atención a los pacientes. Las tecnologías de automatización pueden cambiar esta situación al eliminar gran parte del tiempo y los costes derivados de los procesos administrativos.Pero, además, poseen la capacidad de mejorar la propia praxis médica en aspectos como la diagnosis, la aplicación de tratamientos y la reducción de errores humanos.
En esta guía repasamos qué funciones de la actividad sanitaria son más susceptibles de ser automatizadas y qué beneficios obtienen aquellas organizaciones que se la plantean como una forma de mejorar su desempeño y eficiencia operativa.
Las tecnologías de automatización eliminan gran parte del tiempo y de los costes de los procesos administrativos y mejora la propia praxis médica en aspectos como la diagnosis o la aplicación de tratamientos.
AUTOMATIZACIÓN de PROCESOS RELACIONADOS CON EL PACIENTE
· Programación efectiva de citas
· Comunicaciones con pacientes
· Registros y expedientes de pacientes
· Solicitud de altas
· Gestión de reclamaciones
AUTOMATIZACIÓN de PROCESOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN INTERNA
· Procesamiento financiero
· Gestión de personal
· Gestión de inventario
· Gestión de proveedores
BENEFICIOS RELACIONADOS CON EL PACIENTE
· Mejora de la calidad de la atención
· Mayor satisfacción del paciente
· Velocidad y precisión en diagnósticos médicos
BENEFICIOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN INTERNA
· Cumplimiento normativo
· Reducción de errores
· Interoperabilidad
· Mayor satisfacción de losempleados
· Reducción de costes
Procesos estrella para automatizar en la atención sanitaria
La atención y los cuidados son facultades exclusivamente humanas que no pueden digitalizarse. Pero los procesos sí y, al hacerlo, los trabajadores sanitarios digitales pueden apoyary aumentar el impacto de los profesionales humanos con resultados sorprendentes. Estos son algunos de los procesos en los que la RPA tiene muchoque aportar en la mejora del sector sanitario.
Procesos relacionados con el paciente
#Programación efectiva de citas
Programar citas de pacientes es una parte importante de cualquier práctica clínica. El personal de atención médica dedica una parte considerable de su tiempo a programar citas futuras, responder a consultas de los pacientes y hacer llamadas de seguimiento para recordar alos pacientes las próximas citas.
Automatizar la programación de citas puede liberar el tiempo crucial del personal de atención médica, optimizando así los flujos detrabajo diarios para que sean más efectivos. Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial se pueden usar para resolver las consultas básicas delos pacientes y reservar citas. Dicha automatización también daría como resultado unos horarios más eficaces que permitirían al médico atender a un mayor número de pacientes.
Extrayendo datos de documentos, procesándolos y transfiriéndolos a otros sistemas y formatos con un 100 % de precisión, los bots de RPA con IA pueden mejorarlos procesos en todas las funciones del ciclo de la relación con el paciente, como la programación de citas, la denegación de reclamaciones y la facturación.
Los pacientes pueden programar citas sin la intervención de los trabajadores del hospital gracias al uso de la tecnología RPA. Además de eliminar el requisito de asignación de recursos para la programación, esta aplicación puede mejorar las relaciones con los pacientes al permitirles programar citas más rápidamente.
Extrayendo datos de documentos, procesándolos y transfiriéndolos a otros sistemas y formatos con un 100 % de precisión, los bots de RPA con IA pueden mejorar los procesos en todas las funciones del ciclo de la relación con el paciente.
#Comunicaciones conpacientes
La automatización ayuda a los agentes de los centros de contacto a obtener rápidamente datos de pacientes o asegurados. Mediante la activación de bots de RPA para ejecutar solicitudes es posible centrarse en la interacción con los pacientes, resolver inconvenientes más rápido y hacer un seguimiento adecuado.
#Registros y expedientesde pacientes
La digitalización de los expedientes de los pacientes es el vínculo entre los antecedentes médicos decada paciente y su estado actual, lo que favorece la consulta, tratamiento y seguimiento en tiempo real por diferentes especialistas.
La automatización ayuda a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información para garantizar su accesibilidad. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos: información de contacto, historial médico, tratamiento, visitas subsecuentes… y mostrará la información al personal administrativo o de operaciones. No es necesario introducir manualmente esta información o preocuparse por su precisión, ya que la RPA es más precisa que las personas y su margen de error es mucho más bajo.
#Solicitud de alta de pacientes
El registro de los pacientes puede realizarse desde una aplicación web o móvil con la ayuda de un chatbot. Mediante un formulario electrónico, los datos principales del paciente pueden recabarse directamente en formato digital para ser luego incluidos en su historia clínica.
Da comienzo así un proceso de transformación digital y migración a un entorno sin papeles en el que los datos del paciente pueden ser analizados y bajo ciertos criterios se pueden derivar de forma automática a algún tipo de aprobación o alerta.
De este modo, la tecnologíaRPA permite agilizar las tareas para que los pacientes tengan acceso asus historiales clínicos, información de facturación y programación de citas,etc. Además, las capacidades de front office permiten a los robots responder de forma eficiente a las peticiones de los pacientes.
El registro de los pacientes puede realizarse desde una aplicación web o móvil con la ayudade un chatbot.
#Gestión de reclamaciones
La tramitación de reclamaciones ocupa gran parte del tiempo de los administradores sanitarios. Por lo general, implica una serie de subprocesos, desde completar datos y presentar las reclamaciones, hasta evaluarlos y ocuparse de las apelaciones.
La automatización no solo puede disminuir la carga en este punto, sino que también ayuda a que en el proceso nose produzcan errores. Según un informe de Ernst and Young, la automatización en la gestión de reclamaciones mejora el tiempo de rotación de su procesamiento entre un 75 y un 85%. También ahorra costos acumulados como resultado de la denegación de reclamaciones.
Procesos relacionados con la gestión interna
#Procesamiento financiero
El gran volumen de procesamiento de facturas implica tareas manuales repetitivas que puedenderivarse en pagos demorados e incorrectos. En el sector salud y farmacéutico, el procesamiento de facturas encierra múltiples desafíos, ya que implica obtener los datos consolidados de varias fuentes en el sistema únicode base de datos financiera. Con la ayuda de la automatización es posible procesar automáticamente las facturas una vez recibidas.
El formato de factura en papel puede automatizarse mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)y, además, la RPA puede automatizar la entrada de datos, identificar loserrores de conciliación e incluso incorporar la toma de decisiones requerida para el procesamiento de facturas. Esto minimiza la necesidad de intervención humana, permitiendo una automatización del proceso de extremo aextremo desde la recepción hasta el pago.
La automatización minimiza la necesidad de intervención humana al permitir una automatización del proceso de extremo a extremo desde la recepción hasta elpago.
#Gestión del personal
Almacenar y procesar información de recursos humanos es una tarea difícil porque consume mucho tiempo y suele resultar tediosa.
La buena noticia es que la documentación del personal administrativo y los profesionales médicos puede ponerse en manos de un gestor documental que proteja su visualización, haciéndola únicamente accesible al personal de Recursos Humanos autorizado. También permite ir actualizando la documentación a medida que varían las condiciones del empleado (certificados de baja médicos por enfermedad, permisos de maternidad/paternidad, solicitud de vacaciones…).
Un sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere el departamento de Recursos Humanos:el historial del empleado, la nómina, los reembolsos o el nivel de capacitación se pueden clasificar y almacenar a través de él. Esta mejora en la productividad de los empleados del departamento de Recursos Humanos les permite centrarse en aspectos del trabajo de mayor valor para los que la automatización aún no tiene respuesta.
Además, la automatización no solo centraliza toda la información en un lugar accesible 24/7, sino que la custodia a lolargo del tiempo.
productividad de los empleados del departamento de Recursos Humanos les permite centrarse enaspectos del trabajo de mayor valor para los que la automatización aún no tienerespuesta.
#Gestión de inventario
Disponer de los suministros necesarios para la práctica médica es fundamental dada la naturaleza de su actividad: la salud humana.
La automatización permite crear una fuerza de trabajo digital para descargar, actualizar y comunicar niveles de inventario y, a la vez, proporcionar visibilidad constante, eliminar errores de informes y asegurar niveles óptimos de suministros médicos críticos.
#Gestión de proveedores/Automatización de la cadena de suministro
La adquisición de medicamentos, equipo e instrumental médico necesarios para el funcionamiento de un hospital y la atención a sus pacientes requiere de mucho tiempo y esfuerzo. Disponer de la información concentrada en un solo sistema ayuda a la gestión de compras, contratos y proveedores. A través de RPA, los empleados administrativos del sector de la salud podrán automatizar los procedimientos para optimizar la gestión del ciclo de aprobación de facturas con proveedores y contabilizarlas facturas en un solo proceso, ahorrando tiempo y esfuerzo. Un proceso automatizado que controle los diferentes pasos dentro del flujo de trabajo ahorrará tiempos de respuesta para la actividad, además de minimizar errores humanos involuntarios.
Los empleados administrativos podrán automatizar los procedimientos para optimizar la gestión del ciclo de aprobación de facturas con proveedores.
Ventajas y beneficios
En un sector en el que la precisión de los datos puede ser una cuestión de vida o muerte, la automatización de la entrada de datos y la digitalización de los registros elimina los errores humanos, acelera el tiempo de procesamiento y mejora la toma de decisiones clínicas.
Sobre todo, al crear eficiencias de siguiente nivel, la automatización impulsada por la IA sienta las bases del modelo sanitario del futuro, en elque una mayor precisión y empatía constituyen el camino para la próxima generación de cuidados. Estos son los principales beneficios y ventajas que reporta:
Beneficios relacionados con el paciente
#Mejora de la calidad dela atención
Una de las principales preocupaciones de la introducción de la automatización en el cuidado de la salud es laconcepción errónea de que esta reemplazará a los médicos y al personal de enfermería.
Muy al contrario, el uso de la inteligencia artificial en el cuidado de la salud permite a los profesionales de la salud automatizar tareas repetitivas. Dado que los médicos pueden concentrarse en las actividades centradas en el paciente, la automatización mejora automáticamente la calidad de la atención médica.
La automatización empodera a los proveedores de salud para ofrecer mejores servicios entre los que se incluyen una mayor eficiencia, una gestión de pacientes mejorada y una mayor agilidade n la recuperación de sus datos. Se simplifican así los procesos de atención mediante la indexación de pacientes, la entrada de datos y el historial médico.La automatización en el cuidado de la salud también permite a los proveedores de salud monitorizar de cerca a los pacientes, recordarles las citas deseguimiento y facturar de forma más rápida. Deshacerse de los procesos convencionales e ineficaces aumenta la productividad y mejora la calidad de la atención.
La automatización empodera a los proveedores de salud para ofrecer mejores servicios entre losque se incluyen una mayor eficiencia, una gestión de pacientes mejorada y una mayor agilidad en la recuperación de sus datos.
#Mayor satisfacción del paciente
Los bots de RPA automatizan la atención al paciente y facilitan que el equipo de asistencia gestione las consultas. El uso del sistema de automatización de procesos robóticos (RPA) en el front y el back office permite a los proveedores de atención médica brindar un mejor servicio.
Los planes de atención automatizados también dan como resultado una mayor satisfacción del paciente. Los recordatorios regulares de los medicamentos y las visitas de seguimiento mediante el uso de diversas herramientas de comunicación mejoran la atención y garantizan que el paciente se ciña al plan, traduciéndose en mejores resultados de salud. También es posible detectar cualquier desviación y los profesionales de la salud pueden realizar intervenciones oportunas, ya sea virtualmente a través de telemedicina o mediante visitas en persona para garantizar los mejores resultados posibles, así como una mayor eficiencia clínica.
Los recordatorios regulares de los medicamentos y las visitas de seguimiento mediante el uso de diversas herramientas de comunicación mejoran la atención y garantizan que el paciente se ciña al plan.
#Velocidad y precisión en diagnósticos médicos
La variable del tiempo es crítica en lo tocante a los diagnósticos, especialmente si se trata de enfermedades graves, ya que un retraso pone al paciente en mayor riesgo de empeorar o sucumbir a la enfermedad. Al tratar de acelerar el proceso, los trabajadores de la salud pueden cometer fácilmente errores que se deriven en resultados inexactos.
El proceso de diagnóstico automatizado, sin embargo, ofrece resultados más rápidos y precisos, facilitando una detección temprana que beneficia a los pacientes de varias formas. Permite un tratamiento precoz, lo que dificulta la progresión de la enfermedad. Con avances tecnológicos como la IA en el cuidado de la salud, resulta más sencillo determinar si un paciente padece una enfermedad en particular. En la mayoría delos casos, esto ocurre antes de la aparición de los síntomas.
Y lo que es más: la automatización ayuda a detectar la desviación del paciente del plan de atención recomendado,facilitando la intervención de los médicos en tiempo real.
Con avances tecnológicos como la IA en el cuidado de la salud, resulta más sencillo determinar si un paciente padece una enfermedad enparticular.
Beneficios relacionados con la gestión interna
#Cumplimiento normativo
La RPA ayuda a los proveedores de atención médica a rastrear y documentar cada paso del proceso en archivos de registro estructurados para cumplir con los requisitos de cualquier auditoría externa. Además, asegura y blinda la confidencialidad de los datos al dejarlos en manos de bots.
#Reducción de errores
La automatización prácticamente elimina las posibilidades de error relacionadas con fallos humanos, ya que los bots siguen instrucciones preprogramadas en operaciones basadas en reglas. Por lo tanto, el procedimiento basado en reglas estará libre de errores si el programador no cometió previamente ningún error al escribir el código.
#Interoperabilidad
El negocio de la salud depende en gran medida de los registros en papel y necesita urgentemente una transformación digital. Mediante la digitalización de atención médica los bots digitalizan la información de los pacientes para almacenarla electrónicamente de cara a que médicos y pacientes puedan acceder a ella en línea.
Los bots de RPA pueden automatizar el proceso de extracción de datos de sistemas heredados e introducirlos en sistemas digitales.
Cuando es necesario migrar datos para otro propósito, como la investigación médica, un bot de RPA específico puede encargarse de ello. Los bots extraen los datos de manera segura y se comunican entre cualquier sistema, siguiendo reglas de privacidad complejas y activadores de procesos.
Los bots extraen los datos de manera segura y se comunican entre cualquier sistema.
#Mayor satisfacción delos empleados
La satisfacción de los empleados puede verse afectada por la asignación de trabajos tediosos al equipo, lo que puede conducir a una mayor rotación de empleados con los procesos de contratación e incorporación que ello implica y reduciendo la productividad. Gracias a la automatización, la carga detrabajo es menor y la satisfacción de los empleados se multiplica.
#Reducción de costes
El coste de configurar procesos automatizados puede parecer elevado, pero al contemplarlo a largo plazo, laautomatización genera ahorros significativos para las organizaciones de atención médica. Según una investigación de Deloitte, entre el 51 y el 60% delos hospitales podrían experimentar márgenes negativos para 2025 si no consiguenalcanzar un crecimiento de la productividad.
Además, es sabido que el modelo de atención médica es intensivo en recursos. El aumento de las enfermedades relacionadas con la edad y la demanda de profesionales de la salud se traduce directamente en un aumento de los costes de atención médica. Reemplazar las tareas manuales intensivas que se realizan utilizando tecnología de automatización eleva a los empleados a roles de mayor funcionamiento. De esta manera, pueden hacer uso de su experiencia clínica mientras ahorran costos significativos de atención médica.
Según una investigación de Deloitte, entre el 51 y el 60% de los hospitales podrían experimentar márgenes negativos para 2025 si no consiguen alcanzar un crecimiento de la productividad.
Servicio de Adea
La industria de la salud entrega uno de los servicios más importantes para las personas. Si bien la automatización no es la cura a toda dolencia, ciertamente es una vacuna para muchos desafíosque afrontan las organizaciones que operan en un sector tan decisivo.
Adea puede convertirse en un socio alargo plazo con gran experiencia en implementar la automatización inteligente enel sector salud. Mantenemos un conocimiento constante de las tecnologías emergentes para que las organizaciones avancen en su agenda digital y puedan mejorar sus flujos de trabajo y, en consecuencia, su productividad.
Desde 1999, en Adea diseñamos estrategias de gestión documental y optimización de procesos a la medida decada organización. A lo largo de todos estos años, nuestro compromiso con la innovación y la apuesta continua por la tecnología más avanzada nos ha permitido acompañar a nuestros clientes en su transformación digital, ayudándoles también a cumplir con las normativas relacionadas con el tratamiento de datos y facilitándoles la gestión de sus procesos internos de la manera más ágil, eficiente y personalizada.
Nuestra experiencia en gestión documental, instalaciones y tecnología de última generación nos permite ofrecer un servicio totalmente fluido a lo largo de toda la cadena de valor:desde el diseño de procesos automatizados y su implementación tecnológica hasta la custodia, gestión y destrucción de los documentos físicos involucrados.
