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La tecnología tiene la potencialidad de revolucionar este sector, llevándolo a un entorno 4.0 en el que se han introducido nuevos factores que deben tenerse en cuenta para que las firmas y despachos de abogados mantengan y aumenten su competitividad, mejoren el desempeño y ofrezcan un servicio de alta calidad.
El estudio Tech in Law (2018), realizado por Thomson Reuters y Lawgistic, registró que quienes ya utilizaban algún tipo de tecnología lo hacían principalmente en la administración general (82%), la facturación (63%) y la gestión de documentos (47%).
En menor proporción se utilizaba para la investigación, la generación de contratos, los aspectos de diligencia debida y el registro de patentes. Los encuestados estaban aún muy poco, o nada, familiarizados con herramientas que usaban Inteligencia Artificial para automatizar la práctica legal y el 9% reconoció no estar familiarizado en absoluto con este tipo de recursos.
Aun así, el 69% de los profesionales reconoce la importancia de la tecnología en el sector y señala las siguientes como principales contribuciones de la tecnología a la práctica jurídica:
• Mejorar la eficiencia de los procesos (83%)
• Optimizar el tiempo (72%)
• Mejorar la gestión (64%)
• Administrar clientes y casos (64%)
• Facilitar la adaptación al cambio (48%)
• Aumentar la cartera de clientes (47%)
• Promover la capacitación y actualización (40%)
La tecnología tiene la potencialidad de revolucionar el sector legal, llevándolo a un entorno 4.0.
Tareas automatizables
Solo en los Estados Unidos, cada año se presentan ante los tribunales 350.000 nuevos casos. Cada uno de ellos genera montones de información, desde declaraciones de testigos hasta transcripciones de los tribunales.
Cualquier abogado o asistente legal podrá asegurar que crear, editar y enviar documentos legales ocupa una parte importante de su tiempo que no aporta valor específico al desempeño. El proceso, además, puede conducir a comunicaciones mal redactadas con fallos poco profesionales, como contenido obsoleto y errores gramaticales.
La automatización de las tareas manuales asociadas con estos procesos legales no solo permite a los abogados concentrarse en los elementos de mayor valor de su caso, sino que también se vuelve necesaria para mantener la competitividad y la relevancia de las firmas grandes y pequeñas.
El objetivo de la automatización en el sector legal es que los sistemas de software, ya sea a través de algoritmos u otras tecnologías, realicen por sí solos aquellas tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y esfuerzo por parte del profesional y que no conllevan un retorno económico directo que lo compense.
Como en todos los sectores, las tareas más susceptibles de automatizarse son las que restan productividad al profesional y que un sistema de RPA (automatización robótica de procesos) realiza con mayor facilidad y rapidez.
La tecnología de automatización en el ámbito legal aplica de forma idónea en la administración de las operaciones jurídicas de una forma simple, eficiente, centralizada y organizada, aumentando la productividad y la eficiencia del despacho o del departamento legal de las organizaciones.
Permite gestionar proyectos manteniéndolos bajo control, creando flujos de trabajo para facilitar la administración y la colaboración. De esta forma, al automatizar las tareas se produce una mejora de la eficiencia del trabajo y, con ella, un incremento de la rentabilidad. Estas son algunas de las tareas más susceptibles de ser automatizadas por la RPA:
• Facturación del negocio: hoy en día ya es posible automatizar casi al 100% todo lo relacionado con la facturación del negocio. Programas especializados en estas gestiones calculan desde la cuenta de resultados hasta la gestión de los cobros o facturas.
• Informes: otra de las tareas automatizables es la generación de informes. Obtener estadísticas sobre un asunto en concreto o enviar informaciones automáticas a los clientes sobre sus casos es ya una realidad.
• Propuestas de honorarios: contestar a la entrada de potenciales clientes sin saber si estos van a llegar a serlo conlleva dedicar tiempo en preparar presupuestos de proyectos que pueden no concretarse. Hoy en día es posible realizar esta tarea de manera automática y enviar a los potenciales clientes que lo hayan solicitado propuestas de honorarios profesionales adaptadas a su caso.
En este marco, quienes aprovechen las posibilidades que ofrece la RPA podrán obtener ventajas competitivas en un sector en el que el gran salto de la digitalización aún no se ha producido de manera generalizada salvo en los proveedores alternativos de servicios legales (ALSP, en sus siglas en inglés).
Según Thomson Reuters, los ALSP constituyen un mercado emergente y van a continuar creciendo. El 37% de los particulares y el 43% de las pequeñas empresas están optando por servicios legales más rápidos y convenientes que los que brindan las prácticas tradicionales.
Si una empresa tradicional del sector legal factura a un cliente por días (o semanas) dedicados al procesamiento de información, mientras un ALSP dispone de la tecnología que hace posible la automatización del flujo de trabajo para procesar esos mismos datos en segundos, la ventaja competitiva de unos frente a otros queda más que clara.
La RPA en el ámbito legal aplica de forma idónea en la administración de las operaciones jurídicas de una forma simple, eficiente, centralizada y organizada, aumentando la productividad y la eficiencia del despacho o del departamento legal de las organizaciones.
Automatización del conocimiento: el núcleo de la rpa en la práctica jurídica
Según PWC, el 100% de las principales firmas de la abogacía identifican la tecnología como el desafío clave para el crecimiento en los próximos dos años y tienen claro que las organizaciones legales que ignoren las tendencias tecnológicas como la Inteligencia Artificial o las herramientas de análisis verán mermada su competitividad.
Tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial o la explotación de datos a través del Big Data ya permiten aportar un mayor valor al servicio que ofrecen los abogados. El acceso a los datos y a la información que de ellos se deriva permite obtener información de primera mano sobre el sentido de las resoluciones que dan una visión única al abogado a la hora de preparar un recurso o construir una estrategia procesal de éxito.
Esos datos capacitan al profesional para jugar con cierta ventaja, al poder predecir resultados con cada vez más precisión. Por otro lado, los algoritmos y lenguajes de programación atraen cada vez más a profesionales del derecho, ya que gracias a ellos pueden construir sus propias soluciones a los retos y problemas que encuentran a diario.
En su informe Tecnologías disruptivas, McKinsey identificó doce tecnologías emergentes que remodelarán drásticamente el mundo en el que vivimos y que, combinadas, generarán un impacto económico anual de 33 billones de dólares para 2025.
Uno de los puntales de esta docena de tecnologías -solo superado por Internet móvil- es el software de automatización del conocimiento del que McKinsey estima que generará un valor anual estimado de entre 5 y 7 billones de dólares en una amplia gama de industrias.
En los bufetes de abogados el conocimiento radica en extraer valor de una gran variedad de datos y fuentes de información, desde testimonios hasta las últimas investigaciones sobre un tema especializado. El corazón de esta actividad se alimenta de información recogida en documentos que los profesionales utilizan como referencia y consulta para crear sus estrategias procesales. Analizar, comparar, sintetizar y compartir información de manera sencilla es, por tanto, un punto fundamental en la práctica jurídica.
Es este conocimiento colectivo de los empleados lo que permite que una empresa se diferencie y obtenga una ventaja sobre sus competidores.
La automatización del conocimiento legal ofrece a los despachos y firmas de abogados la capacidad de trabajar de forma más inteligente y rápida, liberando tiempo y recursos que antes se dedicaban a tareas manuales. Implica el uso de la IA para reemplazar tareas manuales laboriosas y asociadas a la extracción de significado de los datos.
Este acceso a la información aumenta la calidad y el ritmo de la toma de decisiones y, en consecuencia, el desempeño tanto de los empleados en concreto como de los bufetes en su conjunto.
También se trata de un sector con procedimientos pautados que pueden beneficiarse del uso de plantillas para facilitar y agilizar la labor de los abogados y expertos legales para que puedan centrarse en las actividades de mayor valor para sus clientes.
La RPA permite buscar en los archivadores los documentos correctos, formatear documentos legales, recopilar los resultados de nuevos informes, redactar acuerdos, investigar a los oponentes o revisar cientos de documentos para encontrar un argumento ganador.
La automatización permite crear documentos por medio de flujos de trabajo personalizados, sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es capaz de gestionar documentos con recursos para editarlos y comparar sus diferentes versiones, además de elaborar plantillas con formularios inteligentes, incorporar servicios de firma electrónica para facilitar los procesos y monitorizar casos con notificaciones automáticas.
Además de ahorrar tiempo durante el proceso de ensamblaje de documentos, mediante RPA, las firmas legales mejoran la consistencia y la calidad de las comunicaciones internas y salientes, sin dejar de ser competitivas debido a la reducción de las horas facturables dedicadas a compilar y monitorizar las comunicaciones.
Al aplicar esta automatización documental en el entorno legal, cerca del 25 % del tiempo de los abogados queda liberado para destinarlo a funciones de mayor valor de cara al trabajo facturable. Por ello se está convirtiendo en uno de los componentes más interesantes, rentables e innovadores de la tecnología aplicada al sector legal.
Al aplicar la automatización documental en el entorno legal, cerca del 25 % del tiempo de los abogados queda liberado para destinarlo a funciones de mayor valor de cara al trabajo facturable.
Seguridad
Asimismo, la RPA permite integrar las plataformas utilizadas, centralizar la información y facilitar su acceso con total seguridad, además de facilitar la creación de salas virtuales para compartir documentos e información sensible de forma totalmente segura.
Los sistemas de automatización permiten gestionar indicadores para realizar seguimientos de desempeño de forma inteligente y sincronizar documentos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, todo de forma intuitiva. Además, la posibilidad de almacenar datos y archivos en la nube de forma segura elimina la necesidad de contar con servidores propios.
Cambios normativos
La adaptación a los cambios normativos es otro de los puntos que preocupa de forma crítica a los despachos de abogados y que con la RPA se resuelve satisfactoriamente.
Además, garantiza que la información se encuentra siempre actualizada y que es confiable, un punto decisivo para optimizar la práctica jurídica y fundamentar los argumentos que utilizan los abogados para llevar adelante sus casos y asesorar con confianza. Igualmente, la automatización del sector legal permite acceder a recursos de diversas jurisdicciones con procedimientos locales para diferentes países.
La automatización del sector legal permite acceder a recursos de diversas jurisdicciones con procedimientos locales para diferentes países.
Beneficios
El sector legal empieza a descubrir los beneficios de la automatización y se apoya en ella para facilitar el día a día de los profesionales del derecho. Mecanizar las labores repetitivas implica un evidente ahorro en los costes del despacho, pero, además, la automatización cuenta con otros beneficios:
• Reducción del tiempo que se tarda en realizar una tarea y que influye directamente en su coste.
• Disminución del riesgo de cometer errores.
• Obtención de ventajas competitivas al mejorar muchos aspectos del servicio que prestan las firmas legales como la calidad, el precio e incluso la rapidez con la que se entrega.
· Aumento del valor añadido del negocio para innovar gracias al tiempo liberado.
Hacia una abogacía digital
Los sistemas de automatización no provocarán destrucción de empleo en el sector. Seguirán siendo los profesionales quienes con su habilidad continuarán planteando las estrategias procesales, pero ahora reforzados con tecnología que les apoya en la obtención de la documentación, la información y el conocimiento que les permite armar mejor sus casos.
De hecho, la RPA está abriendo la puerta a la innovación -existen Hackathons donde varios equipos compiten para crear una solución tecnológica que contribuya a la innovación del sector legal- y al descubrimiento de nuevas oportunidades de negocio y nuevos roles. Para ello es necesario que los abogados se adapten a las posibilidades del nuevo ecosistema digital para seguir creciendo como profesionales y no perder competitividad.
Por qué confiar en Adea
Adea puede convertirse en un socio a largo plazo con gran experiencia en implementar la automatización inteligente en el sector legal. Mantenemos un conocimiento constante de las tecnologías emergentes para que las organizaciones avancen en su agenda digital y puedan mejorar sus flujos de trabajo y, en consecuencia, su productividad.
Desde 1999, en Adea diseñamos estrategias de gestión documental y optimización de procesos a la medida de cada organización. A lo largo de todos estos años, nuestro compromiso con la innovación y la apuesta continua por la tecnología más avanzada nos ha permitido acompañar a nuestros clientes en su transformación digital, ayudándoles también a cumplir con las normativas relacionadas con el tratamiento de datos y facilitándoles la gestión de sus procesos internos de la manera más ágil, eficiente y personalizada.
Nuestra experiencia en gestión documental, instalaciones y tecnología de última generación nos permite ofrecer un servicio totalmente fluido a lo largo de toda la cadena de valor: desde el diseño de procesos automatizados y su implementación tecnológica hasta la custodia, gestión y destrucción de los documentos físicos involucrados.
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