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La transformación digital implica la adopción de tecnologías de la información para agilizar y automatizar los procesos relacionados con la Justicia y la gestión de archivos. Esto incluye el uso de sistemas electrónicos para presentar y gestionar documentos legales, la implementación de plataformas digitales para acceder a información jurídica y la creación de bases de datos electrónicas para archivar y organizar la documentación.
La robotización, por su parte, permite agilizar y optimizar ciertas actividades dentro de los departamentos de Justicia y Archivo. Por ejemplo, los chatbots pueden utilizarse para proporcionar respuestas automáticas a consultas frecuentes de los ciudadanos, mientras que los robots de software pueden encargarse de tareas repetitivas como la clasificación y el etiquetado de documentos.
Estas tecnologías también pueden ayudar a mejorar la colaboración y la comunicación entre diferentes organismos y departamentos de la Administración Pública. Por ejemplo, la implementación de sistemas de gestión documental electrónica facilita el intercambio de información entre los tribunales, los bufetes de abogados y otras entidades relacionadas con la Justicia.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la transformación digital y la robotización no deben sustituir la labor humana, sino complementarla. Aunque estas tecnologías pueden automatizar ciertos procesos y tareas, la intervención y el juicio humano siguen siendo esenciales en la administración de justicia y la gestión de archivos.
Además, es fundamental garantizar la seguridad y la protección de los datos en estos procesos de transformación. Los departamentos de Justicia y Archivo deben implementar medidas adecuadas para proteger la información confidencial y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
La implementación de sistemas de gestión documental electrónica facilita el intercambio de información entre los tribunales, los bufetes de abogados y otras entidades relacionadas con la justicia.
Una robotización justa
La robotización de la Justicia y Archivo en la Administración Pública persigue varios objetivos:
Fomentar la agilidad: La automatización de tareas repetitivas y procesos burocráticos permite agilizar los procedimientos y reducir el tiempo necesario para completarlos. Esto conlleva una mayor eficiencia en la gestión de casos y en la administración de archivos, lo que se traduce en una respuesta más rápida a las demandas y consultas de los ciudadanos.
Optimizar recursos: La robotización puede ayudar a optimizar la asignación de recursos en los departamentos de Justicia y Archivo. Al automatizar tareas, se liberan recursos humanos que pueden ser asignados a actividades más complejas y de mayor valor añadido. Además, la gestión electrónica de archivos permite reducir la necesidad de espacio físico para almacenamiento.
Mejorar la calidad del servicio: La robotización puede contribuir a mejorar la calidad del servicio ofrecido a los ciudadanos. Al automatizar procesos, se reducen los errores humanos y se asegura la consistencia en la aplicación de normativas y procedimientos legales. Además, la disponibilidad de plataformas digitales facilita el acceso a la información y servicios, permitiendo a los usuarios obtener respuestas y realizar trámites de manera más rápida y sencilla.
Acceder a la información: La implementación de sistemas electrónicos y plataformas digitales en los departamentos de Justicia y Archivo puede aumentar la transparencia y facilitar el acceso a la información. Los ciudadanos pueden acceder a documentos, expedientes y decisiones judiciales de manera más rápida y sencilla, lo que contribuye a una mayor transparencia y confianza en el sistema judicial.
Reducir costes: La robotización apoya la reducción de los costes operativos de los departamentos de Justicia y Archivo. Al automatizar tareas y procesos, se reducen los costes asociados a la realización de actividades manuales y repetitivas. Además, la gestión electrónica de archivos disminuye los gastos relacionados con el almacenamiento físico y la manipulación de documentos en papel.
Los ciudadanos pueden acceder a documentos, expedientes y decisiones judiciales de manera más rápida y sencilla, lo que contribuye a una mayor transparencia y confianza en el sistema judicial.
Protocolo de digitalización de documentos
El protocolo de digitalización de documentos en el ámbito de la Justicia puede variar en función de las normativas y los requisitos específicos de cada jurisdicción o país. De forma genérica, estos son algunos pasos generales que suelen incluirse en un protocolo de digitalización de documentos en Justicia:
Definición de los documentos a digitalizar: Identificar qué tipos de documentos se deben digitalizar como expedientes, resoluciones judiciales, demandas, escritos, pruebas, entre otros.
Elección del formato de digitalización: Determinar el formato en el que se realizará la digitalización de los documentos, como PDF, TIFF u otros formatos reconocidos y compatibles con los sistemas de gestión documental utilizados.
Establecimiento de requisitos técnicos: Definir los requisitos técnicos necesarios para la digitalización, como la resolución mínima de escaneo, el tipo de escáner a utilizar, la calidad de imagen y el tamaño del archivo resultante, entre otros aspectos.
Planificación y organización de la digitalización: Establecer un plan y una metodología para llevar a cabo la digitalización de los documentos, incluyendo aspectos como la asignación de recursos, la distribución de tareas, la secuencia de digitalización y la gestión de la carga de trabajo.
Preparación de los documentos: Asegurarse de que los documentos físicos estén en condiciones adecuadas antes de su digitalización, como la eliminación de grapas, clips u otros elementos que puedan afectar el escaneo.
Proceso de escaneo: Realizar el escaneo de los documentos físicos utilizando los equipos y las configuraciones definidas previamente. Es importante mantener un control de calidad durante este proceso para asegurar la legibilidad y la integridad de los documentos digitalizados.
Indexación y metadatos: Asignar metadatos relevantes a los documentos digitalizados para facilitar su búsqueda y posterior recuperación. Estos metadatos pueden incluir información como el número de expediente, la fecha, los nombres de las partes involucradas, entre otros.
Almacenamiento y gestión documental: Establecer un sistema de gestión documental que permita el almacenamiento seguro de los documentos digitalizados, además de su organización y clasificación adecuada. Esto puede incluir la implementación de un repositorio electrónico o un sistema de gestión documental específico.
Seguridad y acceso: Establecer medidas de seguridad para proteger los documentos digitales y regular el acceso a ellos. Esto puede incluir la implementación de controles de acceso, la encriptación de datos y la realización de copias de seguridad periódicas.
Control de calidad y auditoría: Establecer mecanismos de control de calidad y auditoría para verificar la integridad y la legibilidad de los documentos digitalizados y también para asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el protocolo de digitalización.
Es importante destacar que este protocolo puede variar dependiendo de las necesidades y requisitos específicos de cada jurisdicción o entidad de Justicia. Es recomendable consultar las normativas y los lineamientos locales para garantizar el cumplimiento de los procedimientos y estándares adecuados.
El protocolo de digitalización de documentos en el ámbito de la Justicia puede variar en función de las normativas y los requisitos específicos de cada jurisdicción o país.
Beneficios asociados
La automatización de la Justicia y el Archivo en la Administración Pública ofrece una serie de beneficios significativos. Estos son algunos de ellos:
Eficiencia mejorada: La automatización de tareas y procesos en los departamentos de Justicia y Archivo puede acelerar y agilizar las actividades diarias. Al eliminar tareas manuales y repetitivas, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para completarlas, lo que permite una gestión más eficiente de los casos y los archivos.
Reducción de errores: Los sistemas automatizados tienen una menor probabilidad de cometer errores humanos en comparación con los procesos manuales. La precisión y la consistencia mejoradas reducen los errores en la administración de Justicia y la gestión de archivos, lo que contribuye a una mayor fiabilidad y confiabilidad en los resultados.
Mayor transparencia: La automatización facilita el acceso a la información y los documentos relevantes en la Justicia y el Archivo. Los sistemas electrónicos de gestión documental permiten un acceso más rápido y sencillo a los expedientes, resoluciones judiciales y otros documentos legales, lo que mejora la transparencia y la rendición de cuentas.
Satisfacción del ciudadano: La automatización proporciona a los ciudadanos un acceso más rápido y conveniente a los servicios y la información legal. Los sistemas en línea permiten presentar documentos y solicitudes electrónicamente, lo que reduce la necesidad de trámites en persona y mejora la experiencia del usuario.
Eficiencia económica: La automatización puede generar ahorros significativos en términos de costos operativos. Al eliminar tareas manuales y papel, se reducen los gastos relacionados con el almacenamiento físico, el transporte de documentos y la impresión. Además, la automatización permite una mejor asignación de recursos humanos, optimizando la utilización de personal y permitiendo ahorros adicionales.
Incremento de la colaboración: Los sistemas automatizados y los procesos digitales facilitan la colaboración y la comunicación entre los diferentes actores del sistema de Justicia y los departamentos de Archivo. La compartición electrónica de información y documentos permite una colaboración más eficiente y un intercambio rápido de datos relevantes.
Preservación de documentos: La automatización y la digitalización ayudan a preservar y proteger documentos legales importantes a largo plazo. Los archivos electrónicos son menos susceptibles al deterioro físico y al desgaste en comparación con los documentos en papel, lo que garantiza su disponibilidad y accesibilidad en el futuro.
Al eliminar tareas manuales y papel, se reducen los gastos relacionados con el almacenamiento físico, el transporte de documentos y la impresión.
Casos de uso e iniciativas destacadas
La automatización de la Justicia y el Archivo es objeto de diversas iniciativas y casos de uso destacados. La implementación y el enfoque específico pueden variar en cada jurisdicción, pero todos buscan mejorar la eficiencia, la transparencia y la calidad de los servicios legales y de archivo.
Digitalización de expedientes judiciales: Muchas jurisdicciones han implementado sistemas electrónicos para la gestión de expedientes judiciales. Estos sistemas permiten la presentación electrónica de documentos, el seguimiento de casos, la programación de audiencias y la consulta en línea de información procesal. Ejemplos de estas iniciativas incluyen el expediente electrónico en España, el Sistema de Gestión Judicial Electrónica (eCourts) en India y el Sistema de Notificaciones Electrónicas (SNE) en Brasil.
Automatización de procesos legales: Existen soluciones de automatización para agilizar y optimizar diversos procesos legales, como la generación de escritos judiciales, la redacción de resoluciones y la realización de cálculos legales. Estas soluciones utilizan tecnologías como la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para analizar y comprender documentos legales y realizar tareas automatizadas.
Robotización de tareas administrativas: La robotización de tareas administrativas en los departamentos de Justicia y Archivo puede incluir la automatización de procesos de gestión de documentos, la extracción de datos de expedientes, la clasificación de información y la generación de informes. Estas soluciones permiten ahorrar tiempo y recursos al eliminar tareas manuales y repetitivas. Ejemplos de iniciativas en este campo incluyen el uso de chatbots para la atención al cliente en servicios legales y la robotización de tareas de archivo y catalogación de documentos.
Gestión electrónica de archivos: La implementación de sistemas de gestión documental electrónica permite la organización y el acceso eficiente a los documentos en los departamentos de Justicia y Archivo. Estos sistemas facilitan la digitalización, el almacenamiento seguro y la recuperación de documentos, contribuyendo a una gestión más eficiente de los archivos. Ejemplos destacados son el sistema de gestión documental del Archivo Nacional de Australia y el sistema de gestión documental del Poder Judicial de Chile.
Plataformas online de acceso a la justicia: Permiten a los ciudadanos presentar demandas, realizar pagos de multas, obtener información legal y programar citas con abogados. Estas plataformas facilitan el acceso a los servicios legales y agilizan los trámites judiciales. Un ejemplo destacado es el sistema de Justicia en Línea en Colombia.
Muchas jurisdicciones han implementado sistemas electrónicos para la gestión de expedientes judiciales que permiten la presentación electrónica de documentos, el seguimiento de casos, la programación de audiencias y la consulta en línea de información procesal.
La automatización en la justicia española
El Ministerio de Justicia de España trabaja con las últimas tecnologías en robotización e inteligencia artificial para impulsar el servicio público de Justicia y mejorar la calidad de vida del ciudadano, con especial atención a aquellos más desfavorecidos.
La Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia pretende dotar a la práctica jurídica de las soluciones tecnológicas más avanzadas con la finalidad de conseguir una Justicia más moderna, eficiente y ágil. Estas iniciativas se enmarcan en un proyecto estratégico para todo el país: Justicia 2030.
Este proceso de transformación requiere de una organización tecnológica robusta con todas las garantías jurídicas y de seguridad que den sustento a la operativa de la Administración de Justicia, así como la definición de un modelo de gobierno que acompañe los retos que supone la transformación y potencie la mejora continua.
En esta labor se están llevando a cabo iniciativas que incorporan tecnología de robotización y cuyo principal objetivo es mejorar el ámbito social, al enfocar los recursos de la Justicia a las necesidades de los ciudadanos.
Esta apuesta por la innovación ha permitido dar un salto exponencial con proyectos como la robotización de la cancelación de antecedentes penales en los registros administrativos de apoyo a la actividad judicial.
Tan solo una semana después de su puesta en marcha, el proceso de robotización ya había cancelado los antecedentes penales de más de 150.000 ciudadanos, lo que equivale a un ahorro de más de 7.000 horas de trabajo de los profesionales.
Actualmente se tramita un 340% más de cancelaciones de antecedentes penales que antes de la incorporación de la RPA, liberando tiempo y recursos que los profesionales pueden dedicar a tareas de mayor valor añadido para mejorar la atención al ciudadano.
Al reducir el volumen de propuestas a tratar, eliminar posibles errores en cálculos y procesamiento manual de documentos, ajuste a plazos y gestión de oficio, es posible mejorar el cumplimiento con la normativa vigente de cara a un servicio público de Justicia seguro y de calidad.
Los prometedores resultados obtenidos en la automatización de la cancelación de antecedentes penales han sido el motor para extender el uso de estas tecnologías a nuevos ámbitos de aplicación y existen varios proyectos en fase piloto:
· Procedimiento judicial de revisión de medidas de apoyo a personas con discapacidad.
· Automatización de Cuentas de depósito y consignaciones judiciales, que supondrá un ahorro estimado de 100.000 horas/año.
· Automatización de parte del proceso administrativo de las notificaciones de LexNET en la Abogacía del Estado.
· Automatización de procesos en la Agencia Española de Protección de Datos.
El Ministerio de Justicia contempla las nuevas tecnologías como palancas de transformación del servicio público de Justicia y su reaprovechamiento puede llevar a iniciativas innovadoras como la automatización o el uso de técnicas de inteligencia prospectiva. Estos métodos resultarían muy útiles de cara al análisis de los asuntos judiciales en materia de violencia doméstica y de género, automatizando la comunicación entre las fuerzas y cuerpos de la seguridad del Estado y los registros centrales de medidas cautelares y de protección de las víctimas.
Además, se están realizando estudios de inteligencia prospectiva que permitan, mediante la incorporación de datos de distintos orígenes, aplicar políticas públicas de calidad para minorar la comisión de estos delitos y mejorar la atención de quienes los padecen.
La Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia pretende dotar a la práctica jurídica de las soluciones tecnológicas más avanzadas con la finalidad de conseguir una Justicia más moderna, eficiente y ágil.
Servicios de adea adaptados a la administración de justicia
Avanzar con un proveedor confiable que reduce el riesgo y ofrece la mayor oportunidad de éxito es clave. La Administración de Justicia debe priorizar los proyectos de transformación digital correctos que cumplan con el más alto nivel de seguridad, mejoren la eficiencia y generen confianza.
La transformación digital está cambiando la forma en que la ciudadanía interactúa con la Justicia. Los organismos públicos generan confianza cuando ofrecen experiencias fluidas y seguras, tanto para los ciudadanos que acceden a los servicios esenciales como para los empleados públicos que los atienden.
Con Adea, la Administración de Justicia puede acelerar la modernización de sus configuraciones de TI al aprovechar soluciones escalables que no requieren reemplazar los sistemas existentes mientras se mantienen seguras y cumplen con los requisitos normativos. Adea ayuda a las organizaciones relacionadas con la Administración de Justicia a mejorar la productividad de los funcionarios para ofrecer servicios automatizados, sin fricciones y predictivos que mejoren las experiencias de los ciudadanos.
