Grandes retos de la gestión documental en la era del teletrabajo

Post-COVID: Grandes retos de la gestión documental en la era del teletrabajo

AdeA   julio 2020

La pandemia llegó con fuerza y, de la noche a la mañana, millones de trabajadores nos vimos obligados a convertir nuestros domicilios, en un tiempo record, en una suerte de oficinas improvisadas.

Afortunadamente las redes de telecomunicaciones respondieron bien y la disponibilidad de aplicaciones de audio y videoconferencia ya era habitual en nuestros ordenadores portátiles y de sobremesa, y sabíamos usarlas porque ya eran parte de nuestro día a día.

La necesidad de mantener los negocios a flote y atender a nuestros Clientes hizo el resto: rápidamente nos atrincheramos en nuestros escritorios físicos y digitales, tabletas y smartphones para conectarnos al mundo, al trabajo, seguir las noticias, y muchos para intentar comprar, desesperadamente, guantes y mascarillas en las tiendas online.

Hasta ahí bien. Pero siendo una ventaja enorme disponer de los medios e infraestructuras TI actuales, trabajar, y por tanto teletrabajar, no consiste únicamente en poder comunicarse y mantener reuniones a distancia.

Teletrabajar implica gestionar procesos administrativos con clientes y proveedores para garantizar la cadena de suministro, para activar ese plan de continuidad de negocio alternativo, para que las empresas, los hospitales, las farmacias, los mercados de alimentos, la logística y, en definitiva, los servicios esenciales y no esenciales sigan funcionando y el mundo no colapse en mitad de una crisis global sin precedentes.

Hemos comprobado sobre el terreno que el uso compartido, rápido y efectivo, de conocimientos y en definitiva, de documentos e información es vital no ya para el crecimiento, la innovación y la agilidad de los negocios, sino para nuestra supervivencia.

También hemos aprendido que el hecho de que teletrabajo llegue para quedarse, no significa que desaparezca el trabajo presencial. Porque al final del proceso, las personas, los suministros y los servicios son tangibles: el teletrabajo no es un modo de trabajar sustitutivo del trabajo presencial.

Teletrabajo

Así es. Los centros de trabajo, aparte de ser espacios de socialización en los que nos encontramos con nuestros compañeros y trabajamos muchas veces en equipo, son centros de producción en los que se gestiona y se procesa gran cantidad de documentos e información.

Es decir, el teletrabajo produce por un lado, un aislamiento que puede llegar a tener un impacto psicosocial, que se mitiga en parte con las comunicaciones y la telepresencia, y que necesita de las herramientas colaborativas que nos “acerquen” a la operativa de nuestro puesto de trabajo tradicional para ser productivos.

¿Cuáles son los requisitos para tener un negocio mejor conectado?

Acceso sencillo a la información

La comunicación fiable y sólida y las infraestructuras en la nube permiten proporcionar a los equipos soluciones de IT avanzadas.

El uso compartido de la información se vuelve más sencillo, ya que con la tecnología disponible los trabajadores remotos pueden seguir  gestionando sus flujos de trabajo tradicionales de forma digital, permitiéndoles colaborar con facilidad en tiempo real y compartir documentos de forma segura a través de una gama cada vez más amplia de dispositivos. El acceso sencillo a la información digitalizada ayuda a que los empleados mantengan su productividad cuando trabajan de forma remota.

Flexibilidad

Las soluciones existentes hoy en día permiten que organizaciones de cualquier tamaño puedan permitirse implementar tecnología de trabajo flexible y escalable sin inversiones iniciales importantes y con un gasto predecible.

Deben permitir no sólo la creación de documentos e información al teletrabajador, sino el movimiento de la información alrededor del negocio y a ser posible la posibilidad de procesar la información.

Para conseguir un teletrabajo efectivo, es necesario evaluar la forma en que su empresa accede, usa y almacena la información impresa y electrónica, evaluando el entorno, los dispositivos y la propia información a compartir.

Posteriormente, hay que revisar y optimizar la infraestructura de software y comunicaciones para tener la certeza de que los empleados tienen acceso total a la información que necesitan para su trabajo diario.

A continuación, examinar el comportamiento de las entradas y salidas de los flujos de información, es decir, los documentos que los usuarios reciben e imprimen y los motivos para hacerlo.

Con esta información, podemos llegar a establecer qué tecnologías le ayudarán más a aumentar su productividad y a eliminar gastos innecesarios.

A lo largo del proceso, se debe evaluar la forma en que los empleados responden a los cambios y, si es necesario, adaptar el proceso de transformación digital.

Gestión documental

Luego, sin perder de vista los problemas de seguridad de la información y de la normativa actual, mejorar la seguridad, la trazabilidad  de documentos y procesos y la mejora continua a medida que la empresa cambie y la transformación se extienda a más procesos.

Para terminar, es importante abrir el proceso de transformación hacia proveedores y clientes, ya que también alimentan la infraestructura de gestión de documentos, lo que le permite agilizar aun más los procesos y reducir los gastos de gestión.

Es importante resaltar que los beneficios de la trasformación no sólo facilitan el teletrabajo, sino que mejoran la agilidad de los procesos administrativos en general, también para los empleados que no teletrabajan,  ya que se aprovechan de la mejora de procesos.

Entre los beneficios colaterales que obtienen las organizaciones con una gestión eficiente de sus procesos documentales podemos destacar algunos.

Aumenta la satisfacción de los clientes

Los clientes esperan y merecen un servicio eficaz y bien informado. La racionalización de los procesos documentales ayuda a los empleados que están de cara a los clientes a encargarse de sus tareas con facilidad, con lo que pueden prestar un servicio personalizados, lo que genera satisfacción y fidelidad del cliente.

Se extrae más valor de la información empresarial

Al hacer que la información esté disponible, accesible y se pueda adaptar,  transferir, y reutilizar, se mejora su capacidad para adaptarse rápidamente al cambiante entorno empresarial.

Mejora la productividad y se reducen las ineficiencias

Alineando la tecnología con la forma en que las personas prefieren trabajar se ayuda  a los empleados a adaptarse a los cambios, se les ayuda a mejorar su rendimiento, su productividad y por consiguiente su satisfacción con el trabajo realizado. También se mejoran los costes de los procesos reduciendo los cuellos de botella y mejorando el uso de los recursos con ahorros de tiempo e inventarios y se amortizan antes las inversiones.

Gestión documental Teletrabajo

No obstante existen unos retos a considerar

El teletrabajo, los empleados móviles y las operaciones continuas crean desafíos de seguridad de la información.

La privacidad de datos es vital y la reputación de las organizaciones pende de un enfoque hermético global, desde la gestión de copias impresas de documentos en oficinas, hasta la digitalización de historiales de pacientes en hospitales.

La seguridad de la información es ahora más vital que nunca para la supervivencia y el éxito de las empresas. Existen varios factores que reflejan esta realidad:

Los ciberataques son la mayor amenaza para la supervivencia y el éxito de las empresas modernas. Compañías de todos los tamaños corren el riesgo de ser víctimas de ataques disruptivos como el phishing, DDoS (denegación de servicio distribuido) o el ransomware. Los costes pueden ser millonarios.

Las regulación de Protección de Datos RGPD tiene como objetivo vigilar y sancionar las malas prácticas y la falta de protección de sistemas y datos.

La expansión y la digitalización del lugar de trabajo moderno agravan los retos cibernéticos: a medida que los flujos de trabajo se expanden entre dispositivos, redes y regiones, la información necesita más protección.

En los últimos años, se han multiplicado por diez las capacidades de las impresoras y los dispositivos multifuncionales de las oficinas. Esto convierte los documentos físicos en circulación en una de las mayores amenazas potenciales para los entornos de trabajo actuales; una amenaza que a menudo las empresas pasan por alto.

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