La gestión documental en la nueva normalidad

AdeA   septiembre 2021

Desde hace años, se ha afianzado la certeza de que la información es el activo más valioso en las organizaciones; sin embargo, también es el más abundante. Empresas y Administraciones Públicas se enfrentan a una auténtica explosión de información que, si no se gestiona de manera adecuada, puede lastrar su competitividad.

Dicen que cuando baja la marea se descubre quién lleva bañador y, en ese sentido, la pandemia de COVID-19 ha bajado el nivel del agua hasta los tobillos, destapando qué organizaciones habían hecho los deberes. Aquellas que no contaban con sistemas de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés), en muchos casos han visto interrumpido su negocio al no poder acceder y gestionar información clave para su actividad.

Por el contrario, las organizaciones que disponían de sistemas de gestión documental sencillos de manejar pudieron desplegar una estrategia de teletrabajo en los meses más duros de confinamiento, simplificando la vida de sus empleados, precisamente, en los momentos más complicados para todo el mundo. Este hecho ha provocado que los procesos de transformación digital en las empresas se aceleren en varios años, tanto en aquellas que ya disponían de una estrategia al respecto, movidas por la eficiencia y la competitividad, como en las más rezagas, impulsadas ahora por la desesperación.

Aunque llevamos años escuchando que la era del papel, aun conservándose como soporte, ha pasado a mejor vida, lo cierto es que a día de hoy las organizaciones continúan almacenando cajas y cajas de documentos que precisan ser digitalizados y entrar en el flujo documental para sacarles el máximo partido. Disponer en esos casos de un gestor documental resulta esencial.

Sistemas de gestión documental

Los nuevos retos del gestor documental

Ya no basta con disponer de un repositorio de documentos con su correspondiente back-up en caso de que se produzca alguna incidencia. Ahora, en plena era big data, es preciso contar con una completa trazabilidad de la información, accesible al instante desde cualquier lugar y dispositivo y con integraciones con terceras aplicaciones. Por todo ello, disponer de un gestor documental no garantiza necesariamente que se esté en la mejor situación para afrontar la nueva realidad de mercado, en el que los competidores se mueven a velocidad de ‘tiempo real’.

Todavía a día de hoy existen organizaciones confiadas en sus sistemas de gestión documental, a pesar de que éstos se desarrollaron hace casi dos décadas -ha llovido mucho desde que Gartner publicara en octubre de 2004 su primer Cuadrante Mágico para DMS- y apenas han evolucionado tecnológicamente desde entonces. Funciones básicas como reconocimiento de caracteres para acometer la digitalización de documentos, el manejo de diversos formatos (PDF, HTML…) o una indexación y recuperación de documentos rápida y sencilla es lo mínimo que se puede pedir en la actualidad a este tipo de soluciones.

Así pues, con objeto de dar respuesta a las actuales necesidades de negocio, es preciso contemplar otro tipo de consideraciones:

  • Enfoque de plataforma. Aunque es verdad que todavía se emplea el término DMS para referirse a este tipo de soluciones, lo cierto es que el enfoque ha cambiado en los últimos años, encaminándose más hacia un horizonte de plataforma, con una consola centralizada desde la que es posible gestionar cualquier servicio relacionado con el ciclo de vida completo de la información, desde que se introduce en el sistema hasta que fluye transversalmente por los distintos departamentos de la organización.
  • Soluciones cloud. En esta misma línea y por si no estaba lo suficientemente claro, el coronavirus ha dejado cristalino el imperativo de que este tipo de soluciones miran a la nube. Apostar por un modelo SaaS (Service-as-a-Service) no sólo aporta la capacidad de generalizar el teletrabajo y mayores niveles de flexibilidad y escalabilidad para hacer frente a la incertidumbre, sino que garantiza su soporte y evolución prácticamente de un modo desatendido. En todo caso, es conveniente destacar que hablar de nube no se refiere únicamente a la nube pública, sino más bien a entornos híbridos en los que los sistemas de gestión documental sean capaces de desenvolverse cuando sea necesario en entornos on-premises y
  • Seguridad reforzada. El nuevo enfoque cloud posibilita un fortalecimiento de la seguridad de la información, con copias de seguridad en la misma nube y la capacidad de establecer políticas de seguridad que garanticen los accesos controlados a cualquier documento, con transparente trazabilidad de sus movimientos, algo muy a tener en cuenta en determinados sectores en los que el cumplimiento normativo al respecto es muy exigente.

Gestión documental nueva época

  • APIs abiertas. Cualquier sistema de gestión documental debería contar con conectores y APIs abiertas que permitan su integración con aplicaciones críticas para el negocio, que ya no sólo son el ERP, el CRM o las bases de datos, sino también aplicaciones ofimáticas en la nube como Google Drive, G Suite y Office 365, por ejemplo, y otros tipos de servicios cloud como Dropbox.
  • Más inteligencia. La incorporación de capacidades de automatización e Inteligencia Artificial (IA), tanto en materia de clasificación, como también de productividad (indexando automáticamente documentos con palabras clave) o, incluso, de seguridad de la información (detectando comportamientos anómalos de acceso a la información), se antojan claves en un gestor documental para lidiar con la nueva normalidad. Gracias a tecnologías como RPA (Robotic Process Automation) y Machine Learning (ML), las organizaciones puede crear flujos de trabajo de documentos más eficientes y seguros, ganando agilidad al automatizar tediosas tareas que ocupan demasiado tiempo a empleados que podrían aportar más valor en otros ámbitos. Asimismo, esta IA permite anticiparse, incluso, a determinadas incidencias sin que sea necesaria intervención manual.
  • Ecosistema de partners. Cada vez con más frecuencia es necesario contar con soluciones verticales que se ajusten a las peculiaridades de un sector de actividad específico. Por este motivo y dado que casi ningún proveedor DMS tiene capacidad para desarrollar por sí solo infinitas versiones verticales, siempre resulta aconsejable evaluar su ecosistema de partners o la facilidad de personalizar su desarrollo.

Pilar de la transformación digital

Cualquier estrategia de transformación digital debería levantarse sobre la base de una adecuada gestión documental, pues del acceso, administración y capacidad de compartir de manera segura la información dependerá la toma de decisiones estratégicas para las organizaciones. Gracias a la evolución tecnológica vivida en los últimos años, ya es posible dar respuesta a estas necesidades, dotando a las organizaciones de unos niveles de agilidad, eficiencia y flexibilidad nunca vistos anteriormente.