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La custodia documental y las ventajas de externalizar este servicio

AdeA   septiembre 2021

La custodia documental ha sido el reto de muchas empresas durante años. Cada día generan gran cantidad de documentos con información corporativa que se deben almacenar, organizar y gestionar de la manera adecuada. Hay contratos, pedidos, albaranes, facturas, imágenes, vídeos y grabaciones de audio que se acumulan y exigen de mucho espacio de almacenaje.

De hecho, la información es el mayor activo de las organizaciones. Gracias a ella se toman decisiones, se evalúan estrategias o se da el visto bueno a transacciones. Sin embargo, encontrar de forma rápida la información que se necesita no siempre resulta fácil. Así lo ponen de manifiesto las estadísticas. Un trabajador medio pasa el 20 % de su jornada laboral tratando de encontrar documentos o información.

Ventajas de externalizar la custodia documental

¿Qué es la custodia documental? Es un servicio que se ocupa del almacenamiento, organización y custodia de documentos públicos o privados, ya sea en soporte físico o electrónico. El archivo es, además de la acción de organizar la documentación, el lugar físico donde se custodia.

Optimizar los procedimientos de gestión documental presenta problemas de diversa naturaleza. Influyen factores como el espacio, los recursos que se deben invertir en la custodia de archivo, las garantías de accesibilidad o disponibilidad, los costes y, por último, aunque no menos importante, la seguridad.

Archivos de custodia de documentos

Por eso, externalizar este servicio presenta innumerables ventajas. Gracias a las nuevas tecnologías y a la aparición de servicios especializados en la custodia de documentos, ahora es posible encontrar soluciones adaptadas para la gran cantidad de información corporativa, estructurada o no, que se genera a diario, ya sea en papel, soporte informático, bases de datos o portales web.

A continuación se detallan algunos de los principales beneficios de contratar una empresa externa para el almacenamiento documental.

Seguridad de los procesos seguidos por profesionales

Con un servicio de este tipo, se puede garantizar la seguridad y trazabilidad de los archivos. Un equipo de profesionales con experiencia y especialización en este campo se ocupa de ello gracias, entre otras cosas, a un software de gestión documental. Se asegura, además, de cumplir con todas las normativas legales sobre custodia de documentos y datos. Entre ellas están el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) relativa a datos financieros y contables. De esta forma, la empresa puede hacer frente a cualquier auditoría o requerimiento de datos.

Seguridad ante pérdida o deterioro de archivos

Los archivos siguen un estricto proceso de análisis, indexación y digitalización, ya sea parcial o total, según los deseos de la empresa que contrate el servicio. De esta forma, se reducen al mínimo los riesgos de pérdida o deterioro. Además, un equipo se encarga de escanear la documentación con modernas tecnologías de escaneo y reconocimiento de texto. Igualmente, se extraen los datos más importantes de cara a su indexación. A través de una interfaz de seguimiento se garantiza la trazabilidad de todos los documentos físicos y digitales.

Aumento del espacio en las oficinas. Oficinas sin papales

La empresa puede almacenar todos sus archivos fuera de sus instalaciones, gracias a los servicios de la empresa externa. Eso es posible gracias a una solución de gestión de inventarios, que permite acceder y tener disponibles los archivos físicos en cualquier momento que se desee. De esta forma, las oficinas de la empresa quedan libres de la acumulación de papeles y disponen de un mayor espacio en sus instalaciones.

Proceso certificado de manipulación, custodia y destrucción

Toda la manipulación, custodia y destrucción de los documentos se lleva a cabo mediante procedimientos estandarizados y certificados. Cuando los documentos en papel no sean necesarios o la normativa marque que deban ser destruidos, la empresa externa dispone de un servicio para llevar a cabo este cometido. Se realiza mediante procedimientos rápidos y seguros, que mantienen la misma confidencialidad que en el resto del proceso. Lo mismo ocurre cuando se desea recuperar archivos en papel o digitales. La empresa puede solicitarlo en cualquier momento y le serán entregados de manera inmediata.

Procesos seguridad custodia documental

Fácil acceso y disponibilidad de la documentación

Los archivos digitalizados quedan almacenados en grandes centros de procesamiento de datos en la nube, para estar siempre accesibles y disponibles cuando sean necesarios. Una interfaz sencilla e intuitiva permite la consulta de cualquier información o archivo en todo momento, además de la gestión de los permisos a los empleados internos de la entidad encargados y autorizados para ello. Lo mismo ocurre con los documentos físicos, que se almacenan y se indexan para que su acceso sea rápido en el momento en que se requieran.

Ahorro en costes

La reducción de costes se hace evidente desde el primer momento, al bajar la inversión en contratación de espacio físico para almacenamiento y al optimizarse los recursos humanos destinados a gestión de documentos. Así, pueden destinarse a la realización de otras tareas más rentables para el negocio. Por otro lado, se agilizan los procesos, gracias al acceso fácil y rápido a todo tipo de documentación. Todo ello hace que se optimicen los costes y la escalabilidad en la gestión de archivos.

Optimización de los recursos de la compañía

Un adecuado servicio externo de gestión documental permite liberar recursos internos de la compañía y profesionalizar la labor de gestión de sus archivos y documentos. Esto se traduce en un beneficio instantáneo, tanto económico como organizativo, con la optimización de costes y escalabilidad. Algo que resulta imposible si se utilizan solo los recursos internos de la empresa.

Cuestiones esenciales a tener en cuenta a la hora de decidir

Al implementar un proyecto de gestión documental es necesario tener en consideración una serie de aspectos, tanto materiales como inmateriales. ¿Cuenta la empresa con los suficientes recursos tangibles, como ordenadores o espacios de almacenamiento físico? ¿Tiene recursos intangibles como empleados disponibles capacitados para la gestión documental y con habilidades digitales? Además de eso, el software y el hardware necesarios son un factor clave y suponen un gasto adicional.

En resumen, las empresas con una gestión de custodia documental externa disfrutan de numerosas ventajas en beneficio de un mejor rendimiento interno. Gracias a este sistema, no solo ven reducidos sus costes, sino que también mejoran en términos de seguridad, disponibilidad y espacio. Así, pueden destinar sus recursos donde más lo necesiten.

Más allá de la custodia documental

La digitalización de  los documentos en papel, paso indispensable para poder acometer una estrategia de gestión documental óptima, ha experimentado en los últimos años un importante salto cualitativo. Las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés Optical Character Recognition) fueron dejando de lado poco a poco a los grabadores de datos que, sencillamente, se dedicaban a introducir datos manualmente en el sistema de gestión documental, con el consiguiente consumo de tiempo y riesgo de errores.

Gracias al OCR era posible escanear documentos impresos, reconocer la escritura y convertirlos en documentos digitales donde los caracteres pasan de ser imagen a ser texto para su indexación, búsqueda, etc. Aquello permitió a las organizaciones avanzar de manera muy significativa en sus procesos y dicha evolución no ha parado desde entonces.

Sistemas OCR

Si los sistemas OCR supusieron un avance crucial de cara a desplegar una estrategia de gestión documental, nos encontramos ahora en plena era de la extracción de información inteligente, gracias a la incorporación de nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA), con la que se optimiza la identificación y extracción de información de contenido no estructurado.  La IA, el Deep Learning y la tecnología de Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) han abierto un amplio abanico de posibilidades, no sólo para la extracción en documentos estructurados y no estructurados, sino también para su gestión y clasificación.  El sistema es capaz de reconocer caracteres específicos, como números de registro de IVA, códigos postales, CIF, o cualquier otra palabra clave que precisemos, multiplicando exponencialmente la productividad.

La incorporación de estas tecnologías es lo que permite hablar ya de hiperautomatización en los procesos de gestión documental: ya no se trata de agilizar los tiempos gracias a la automatización de tareas sencillas basadas en reglas mediante tecnología RPA (Robotic Process Automation), sino que ahora es posible ir más allá y automatizar tareas y procesos mucho más complejos y, además, en la nube.

Se da paso así a un nuevo nivel de gestión documental, dejando de hablar de meros DMS (Document Management System) a completas CSP (Content Service Platform), es decir, plataformas SaaS  que amplían el rango de lo que hacía un tradicional DMS, puesto que la colaboración es parte intrínseca de sí misma. Estas CSP no se limitan a almacenar y custodiar contenido, sino que gracias a las tecnologías anteriormente mencionadas controlan las versiones de documentos, descienden la gestión a nivel del metadato y amplían los niveles de seguridad con un riguroso control de accesos capaz de detectar, incluso, comportamientos anómalos de algún usuario, anticipándose a cualquier incidencia.

Si es Ud Administrador Concursal y necesita un solución a sus necesidades de gestión y custodia documental, no deje de contactar con AdeA en la siguiente dirección de correo electrónico: info@adea.es indicando en el Asunto: el motivo de su petición y nos pondremos en contacto con Ud.

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