Transformación digital de la Administración Pública a través de la automatización

AdeA   abril 2023

Las Administraciones Públicas (AAPP) hace años que apuestan por su digitalización. En su andadura hacia este nuevo modelo con el que pretenden dar respuesta a los retos de Empleo, Justicia o Sanidad, se han ido encontrando con nuevas tecnologías que no sólo ayudan a la mejora de los servicios públicos, sino también a responder a nuevos desafíos como la sostenibilidad y la reutilización de recursos.

Estado actual de la Administración Pública en España

España ocupa el 5º puesto en materia de servicios públicos digitales en Europa, según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI). Nuestro país cuenta con un Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025 con el que se persiguen tres grandes objetivos:

  • Mejorar la accesibilidad de los servicios públicos a los ciudadanos y empresas, salvaguardando la protección de los datos personales y empresariales.
  • Acabar con las brechas digitales sociales y territoriales.
  • Promover la eficiencia de las Administraciones Públicas. 

Para ello, el Plan está dotado con una inversión de 3.165 millones de euros, de los cuales al menos 970 millones se destinan las Administraciones autonómicas y locales. Uno de los ejes estratégicos de esta transformación digital de la AGE pasa por la hiperconexión entre los silos de información existentes que permita realmente el cumplimiento de normativas como la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP).

Una de las grandes novedades que introducía esta ley para el ciudadano en su articulado era el derecho y la obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, algo que no siempre resulta sencillo. Tanto es así que aún a día de hoy la Administración requiere de la presentación de documentos una y otra vez –desde el DNI al libro de familia o el certificado de empadronamiento- a pesar de que todos ellos obran ya en su poder.

Automatización Administración pública

La solución viene de la mano de la digitalización y la automatización de procesos en los que la información fluya entre los diferentes niveles de la Administración, con garantías de protección a la privacidad y capacidad de gestión con elevados niveles de autoservicio.

Tendencias que impactarán en el sector público

  • La introducción de información en los sistemas, su indexación y gestión combinando diferentes fuentes y formatos hace que la Administración sea una de las grandes consumidoras de tecnologías de automatización. Gracias a ella, se incrementa la productividad del funcionariado al tiempo que se le hace el trabajo diario más grato, pudiendo destinar el tiempo que se ahorra en tareas más mecánicas a otras que aportan valor al ciudadano.
  • Portales de autoservicio. Son otra de las tecnologías que, apoyándose en RPA, pueden ser decisivas para el éxito de la Administración electrónica, proporcionando al ciudadano contenido personalizado de manera automática. En cierto modo, la aplicación Mi Carpeta Ciudadana, que acumula ya más de 900.000 descargas y 5 millones de accesos, es un buen ejemplo de ello.
  • Esta es una de las tecnologías más disruptivas en el funcionamiento digital de las AAPP, porque replantea el tratamiento de la información y la misma automatización de determinados procedimientos. Gracias a blockchain es posible reforzar la lucha contra el fraude y disfrutar de una mayor trazabilidad de las actuaciones. Está llamada a cambiar la relación jurídico-administrativa al permitir registrar información garantizando su integridad e inmutabilidad (con fecha y hora de registro) y favorecer el control ciudadano al incrementar la transparencia.
  • Internet de las Cosas (IoT). La sensorización de los espacios públicos, ya sea para encender determinadas luminarias automáticamente (alumbrado inteligente) cuando sea necesario, advertir de la recogida de residuos sólidos urbanos si los contenedores están llenos o tomar determinadas decisiones en función de las condiciones climáticas de cada zona específica, nos traen a las llamadas ‘smart cities’ como ejemplo de eficiencia y sostenibilidad.
  • Las comunicaciones se han convertido en un componente esencial, precisamente y como veíamos en el punto anterior, para enviar el extraordinario caudal de datos que se requiere para la gestión ciudadana y hacerlo, además, con los niveles de latencia necesarios. El 5G cumple con esos requisitos (una velocidad hasta 100 veces mayor para contenidos en alta definición), no sólo concebido como una red desplegada por un operador de telecomunicaciones, sino como redes privadas 5G –en aeropuertos, estaciones de tren y autobuses…- que ofrezcan un mayor rendimiento y prestaciones que el Wi-Fi.
  • Inteligencia Artificial (IA). La IA no sólo puede traer mejor usabilidad con el ciudadano gracias a la incorporación de chatbots o tecnologías de Realidad Virtual y Aumentada, sino que es una contribución sin igual en los procesos de analítica avanzada para la mejora en la prestación de los servicios públicos vía Machine Learning.

Administración pública necesidades digitalización

Adaptación de las competencias de los empleados

Uno de los aspectos que no deben perderse de vista es la necesidad de formación de los empleados públicos en nuevas tecnologías. En este sentido, la nueva Agenda España Digital 2025 incluye el desarrollo de un Plan Nacional de Competencias Digitales. Se estructura en seis grandes grupos de competencias:

  • Alfabetización digital, información y datos. Incluye todo lo referido a la navegación, búsqueda y filtrado de información, datos y contenidos digitales, así como su almacenamiento y análisis.
  • Comunicación y colaboración. Se centra en la comunicación y colaboración con otros organismos y AAPP.
  • Creación de contenidos digitales. Tan importante como desarrollar contenidos digitales es conocer las normas referidas a derechos de autor y licencias.
  • Al producirse una mayor digitalización de la información es imperativo tener una cultura de la seguridad en cuanto a protección de dispositivos y de datos personales e identidad digital, así como de la salud y del entorno.
  • Resolución de problemas. Aunque no sea imprescindible por contar con departamentos específicos, saber identificar necesidades tecnológicas y resolver determinados problemas técnicos no está de más.
  • Transformación digital e innovación. Ayuda a la mejora constante y a la innovación en la prestación de los servicios públicos, optimizando procesos.

Beneficios asociados a la transformación digital

La transformación digital de las AAPP trae consigo importantes beneficios, pudiendo dividirlos en dos ámbitos:

  • Para la ciudadanía
    • Mayor rapidez y comodidad, eliminando tiempos de espera y desplazamientos.
    • Disponibilidad de 24 horas al día, los 365 días del año.
    • Gestión de los procedimientos simplificada, pudiendo hacer seguimiento de su estado.
    • Acceso más sencillo a la información, adaptada y personalizada a las necesidades de cada ciudadano.
    • Atención omnicanal al ciudadano y las empresas.
  • Para la Administración Pública
    • Mejora de la productividad y competitividad de los empleados públicos.
    • Reduce los costes en la prestación de los servicios públicos, ganando agilidad.
    • Mayor transparencia.
    • Promueve la cooperación, la interoperabilidad y el intercambio de información con otros organismos o instituciones públicas.
    • Más sostenibilidad al reducir el consumo de papel, tinta, etc. así como ahorro de recursos energéticos.

Servicios adaptados de Adea

La hiperautomatización de procesos es una de las banderas de Adea, que con su experiencia en este campo puede convertirse en un aliado del sector público. El equipo de profesionales con que cuenta es capaz de identificar procesos de las AAPP susceptibles de ser optimizados mediante la automatización. En muchos de estos casos y dado el amplio parque de infraestructura legacy con que cuenta la Administración, Adea permite acometer una modernización amortizando las inversiones pasadas mediante el desarrollo de aplicaciones low-code.

Adea, como experta en gestión de la información, proporciona la tecnología y consultoría de vanguardia con la que llevar a cabo y monitorizar una transformación digital del modo en que la Administración se relaciona con ciudadanos y empresas.

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