Soluciones de automatización para la industria farmacéutica

AdeA   junio 2022

La eficiencia y agilidad de la industria farmacéutica se ha puesto a prueba con la pandemia. Acelerar los procesos apoyándose en la tecnología ha sido fundamental para lograr las vacunas contra el COVID-19 en tiempo récord. El margen de mejora en términos generales es amplio, a la luz de estudios como los desarrollados por Deloitte.

Según esta consultora, únicamente el 24% del tiempo en las organizaciones se destina a analizar informes y tomar decisiones basadas en datos. El 76% restante se dedica a tareas de bajo valor agregado, como la generación de informes basados en plantillas, por ejemplo. La tecnología RPA (Robotic Process Automation) puede poner remedio a esto.

El papel de la automatización de procesos en la industria farmacéutica

La Pharma RPA se ha convertido en una pieza esencial de este sector para poder responder a los desafíos sanitarios y comerciales actuales. Gracias a la aplicación de esta tecnología es posible obtener grandes mejoras operativas. Tanto es así, que según estudios de la London School of Economics, el despliegue de bots de automatización capaces de ejecutar las tareas más repetitivas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede llegar a generar un retorno de la inversión de entre un 600%-800% en tan solo tres años.

A medida que la cultura RPA cala en la organización, es posible escalar en complejidad y número de procesos a automatizar, llegando a alcanzar una integración de procesos de extremo a extremo mediante la combinación de otras tecnologías como la Inteligencia Artificial. De esta manera no solo las empresas comercializan medicamentos seguros y con un coste menor, sino que pueden agilizar su llegada al mercado, volcando más recursos humanos a tareas que aporten mayor valor añadido y que antes no podían reforzarse por estar los recursos destinados a otras tareas repetitivas.

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Principales áreas en las que aplicar soluciones RPA

  • Recopilación de datos y administración: Una de las funciones más importantes en este sector es la llamada farmacovigilancia, es decir, la identificación, cuantificación, evaluación y prevención de los riesgos del uso de los medicamentos que ya están en el mercado. La consultora Ernst & Young estima que de media una empresa farmacéutica gestiona cerca de 700.000 casos de efectos adversos al año. Procesar estos casos de una manera ágil y eficiente, integrando datos que varían tanto en calidad, estructura como formato es una cuestión de salud pública.
  • Área financiera: El volumen transaccional de una empresa farmacéutica es muy elevado, por lo que ser capaces de automatizar el inventario es básico. Tareas como la gestión de pedidos, la previsión de medicamentos estacionales –como los antigripales- o el control de la caducidad del producto en stock resulta muy sencillo con Pharma RPA. En esta misma línea, la lista de proveedores de un laboratorio también es muy extensa y sujeta a mucha regulación. Gracias a la automatización de procesos, es posible garantizar que un nuevo proveedor cumple con todos los requisitos legales, cruzando incluso información del mismo con terceros.
  • Desarrollo clínico: La automatización de procesos se puede aplicar en diferentes fases de un ensayo clínico, comenzando por el mismo reclutamiento de pacientes que, si no se gestiona eficazmente, se puede convertir en un cuello de botella. Dado el volumen tan grande de individuos que participa en estos ensayos y la cantidad de datos que generan, poder desarrollar bots que procesen automáticamente esa información en el sistema agiliza los ensayos y minimiza la posibilidad de error humano. Una vez probado el medicamento, la tecnología Pharma RPA también puede simplificar el proceso regulatorio para su aprobación por las autoridades competentes.
  • Fuerza de ventas y marketing: Gracias a su facilidad de integración con otros sistemas como los CRM, la tecnología RPA permite automatizar tareas rutinarias al área comercial, como la organización de reuniones con médicos, el envío de recordatorios de seguimiento a clientes y potenciales clientes o el establecimiento de alarmas cuando se cumplen determinados hitos. En esta misma línea, los chatbots están cobrando mayor peso, convirtiéndose en algunos casos en auténticos compañeros médicos virtuales para pacientes, resolviendo conversacionalmente cuestiones más básicas.

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Principales beneficios de las aplicaciones de soluciones RPA

  • Mejora del ROI. Los beneficios que trae consigo la automatización de procesos en un sector como el farmacéutico propician que el retorno de la inversión sea muy rápido. La mejora de la eficiencia en los procesos se traduce en ahorros de tiempo en todas las áreas, lo que conduce a reducir drásticamente el time-to-market de los fármacos desarrollados.
  • Procesos más ágiles: Especialmente en la era post-Covid, las empresas farmacéuticas han de ser más ágiles y eficientes desde el punto de vista operativo. Gracias a la automatización, estas organizaciones pueden acelerar tanto sus procesos comerciales como de investigación o de adaptación a una regulación cada vez más dinámica y cambiante.
  • Reducción de los errores: La fiabilidad en esta industria es crucial. Reducir la intervención humana en tareas repetitivas como la entrada de datos de ensayos clínicos elimina la posibilidad de errores que, a la postre, podrían ser fatales. Asimismo, desplegar una estrategia de automatización contribuye a un mayor control sobre los procesos, estandarizándolos y mejorando su trazabilidad de cara a futuras auditorías.
  • Escalabilidad en la implantación: La experiencia en proyectos de este tipo demuestra que es posible ir de menos a más, automatizando procesos ya existentes para ir creciendo progresivamente. De este modo se mitiga la resistencia al cambio que pudiera darse, si bien es cierto que, al liberar a la plantilla de la realización de tareas tediosas, esta suele dar la bienvenida a este tipo de tecnologías desde el principio.
  • Recopilación y análisis de datos: El área de los ensayos clínicos ilustra a la perfección las bondades de la automatización. Su crecimiento es exponencial y, con ello, el incremento de los datos y su complejidad, lo que hace que Pharma RPA simplifique la recopilación y análisis de estudios globales con diferentes localizaciones y horarios en todo el mundo, un crecimiento de las variables a tener en cuenta y la gestión de todas las muestras de laboratorio.
  • Reducción de tiempos y coste: Solo en la entrada de datos procedente de los ensayos clínicos, la automatización de procesos puede reducir el tiempo dedicado en un 90% y, con ello, ahorrar millones de euros por ensayo. Ya no solo se trata de monetizar la investigación, sino que en situaciones como la vivida con la pandemia de COVID-19 puede ayudar a salvar millones de vidas.
  • Facilidades para cumplir la normativa: La consultora Ernst & Young estima que la tecnología RPA reduce el tiempo de proceso de aprobación regulatoria hasta en un 65%, lo que se traduce en acortar los plazos para su comercialización y, por tanto, comenzar a generar beneficios con el medicamento desarrollado. Asimismo, y considerando que, según Deloitte, el 17% de las empresas no realiza una evaluación de riesgos periódica para identificar los riesgos de cumplimiento, Pharma RPA ayuda a verificar los registros de procesos con los documentos normativos y de políticas para detectar cualquier inconsistencia o discrepancia.

Servicio de automatización de procesos Adea

La experiencia de Adea en el sector farmacéutico, tanto a nivel de gestión documental como de automatización de procesos, lo convierte en un socio ideal para desplegar una estrategia RPA. Adea acompaña a las organizaciones de principio a fin, desde la identificación y definición de los procesos a automatizar a la gestión del cambio entre el personal implicado.

Adea no concibe Pharma RPA como una tecnología estándar sino que, aprovechando su know-how y mejores prácticas, acomete las personalizaciones necesarias en cada proyecto para sacar el máximo partido y responder a las necesidades específicas de cada cliente.

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