Digitalización certificada y factura electrónica: la base de la relación digital con la Administración

España es uno de los países europeos en vanguardia de la facturación electrónica. Dos grandes normas han favorecido este salto a la digitalización, trayendo consigo importantes mejoras administrativas a las empresas:

• Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre: Es el Reglamento que regula la facturación y abre la puerta a poder emitir facturas por medios electrónicos.
• Orden EHA 962/2007 de 10 de abril: Instaura la digitalización certificada y los mecanismos para realizarla, dando completa validez jurídica al documento electrónico obtenido hasta el punto de poder destruir el original en papel.

Esta última orden supuso un salto cualitativo para las empresas, puesto que antes de la llegada de la digitalización certificada era necesario conservar los originales en papel al menos cinco años. Ahora, en cambio, ya no es preciso almacenarlos, siempre y cuando la digitalización esté certificada: un simple escaneo no otorga validez jurídica.

Para tener una perspectiva real de los beneficios que ha traído consigo la digitalización certificada es preciso tener claros algunos conceptos básicos:

• Certificado digital: Se trata de un documento electrónico expedido por una Autoridad de Certificación, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) que sirve para asociar a una persona, ya sea jurídica o física, con una clave pública. El certificado permite confirmar la identidad de esa persona.
• Firma digital: Es un mecanismo criptográfico que se aplica a los documentos electrónicos para identificar al firmante que, con su rúbrica digital, garantiza la integridad del documento; esto es, que no haya sido manipulado.
• Digitalización certificada: Consiste en el paso de un documento de formato papel a electrónico, pero realizándolo con los formatos digitales admitidos (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 o superior, TIFF 6.0 o superior) y el software homologado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

Abanico de facturas a certificar

Una vez obtenido el correspondiente certificado digital y utilizando los estándares establecidos por la AEAT, resulta muy sencillo certificar una factura. Además, prácticamente es posible certificar cualquier tipo:

• Factura ordinaria. La que habitualmente se emite con la venta de un producto o servicio.
• Copia de factura. Es idéntica que la ordinaria, con la salvedad de que al tratarse de un duplicado aparece la palabra “copia”.
• Factura rectificativa. Cuando es necesario corregir una factura ordinaria.
• Factura simplificada. Omite los datos del receptor y se emite si el importe no supera los 400 euros (IVA incluido) o cuando se trata de una factura rectificativa.
• Factura recapitulativa. La que engloba varias ventas a lo largo de un periodo de tiempo determinado.
• Factura proforma. Son facturas que no se contabilizan (ni siquiera se enumeran) puesto que sirven para proporcionar información al comprador de una venta que aún no se ha hecho efectiva.

GUÍA TÉCNICA Presente y futuro de la automatización de procesos en telecomunicaciones. DESCÁRGALA AHORA

Ventajas de decir adiós al papel

La eliminación de las facturas en soporte papel trae consigo muchos beneficios, tanto a nivel de costes como operativos. En el capítulo de reducción de costes podemos destacar que:

• Se requiere menor espacio físico para conservar toda la documentación, eliminando costes asociados como vigilancia, alquiler/compra de instalaciones…
• Se necesitan menores recursos para gestionar un mayor volumen de información gracias a la digitalización, que reduce la carga administrativa.
• De cara a nuestras obligaciones tributarias, no solo reduce la posibilidad de sanciones de la AEAT al no poder localizar los documentos que nos requieren, sino que tareas como la desgravación del IVA se optimizan al disponer de una visibilidad total de los gastos deducibles y su justificación.
• Al eliminar el papel, la empresa mejora su reputación e imagen pública al poder cumplir con certificaciones medioambientales con las que demostrar su compromiso con la protección del medio ambiente, como la Norma ISO 14001.

Por su parte, desde la óptica más operativa:

• Se incrementa la seguridad: Por un lado, en cuanto a pérdidas, destrucción o extravío del papel. Por otro, en cuanto a integridad del documento, puesto que esta queda garantizada con la certificación, impidiendo falsificaciones.
• La información es más accesible y fácilmente localizable, optimizando la gestión del día a día y la realización de auditorías más complejas.
• Se incrementa la eficiencia administrativa, eliminando la posibilidad de errores humanos y quedando perfecta trazabilidad de cualquier modificación realizada en un documento.
• Posibilidad de aumentar la automatización de procesos como las Cuentas a Pagar de una manera sencilla, liberando recursos en el área de Administración.

Por qué externalizar el servicio

Vistos los beneficios que trae consigo la digitalización certificada de documentos como las facturas, aún es posible dar una vuelta más de tuerca y optimizar la gestión externalizando este servicio. La propia Orden EHA/962/2007, en su artículo 7, permite que el proceso sea también realizado “por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquel [el obligado tributario], utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado”.

Además de los requisitos anteriormente citados para cumplir con la legalidad de la digitalización certificada (contar con su propio certificado digital y el software homologado por la AEAT), es indispensable un acuerdo entre ambas partes en el que se autorice la digitalización.

Dado que por lo general se trata de información sensible, el acuerdo debe contemplar las debidas salvaguardas de confidencialidad y de protección de datos personales. En este mismo sentido, conviene destacar que, en los casos en los que la certificación se realiza a partir de papel, la prestadora del servicio ha de contar también con un servicio de destrucción confidencial certificada, de manera que evite cualquier fuga de información, espionaje industrial, etc.

Optar por el outsourcing de la digitalización certificada nos dará la tranquilidad de disponer de todo ese proceso centralizado en un único punto, con sus medidas de respaldo y garantizando el acceso a la información bajo estrictos acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés).

Externalizar el servicio con un proveedor con experiencia es la mejor manera de asegurarse de que el proceso se realizará de una manera rápida y eficiente, con un retorno de la inversión muy rápido. Adea no solo cuenta con toda la tecnología necesaria para cubrir el proceso de extremo a extremo, sino con el personal cualificado para ello.