Cómo automatizar un despacho de abogados
En el post anterior, analizábamos las ventajas e impacto de la automatización de procesos en el sector legal, destacando cómo la tecnología RPA (Robotic Process Automation) puede aportar agilidad y eficiencia al tiempo que reduce riesgos y costes. Los despachos de abogados han de afrontar una carga de trabajo diaria descomunal, por lo que maximizar sus recursos se antoja vital para su buen desempeño.
La automatización de procesos dotada de Inteligencia Artificial (IA) descarga a los abogados de buena parte de sus tareas más administrativas y que no son facturables al cliente en favor de las que sí lo son. Además, estas últimas también se ven significativamente mejoradas gracias a la simplificación de procesos existentes y a una gestión integral de la información que sienta las bases para una mejor asesoría legal a los clientes.
Qué debes tener en cuenta a la hora de automatizar los procesos de un despacho
- Determina qué procesos son clave. Tal y como hemos apuntado en alguna ocasión, en un proyecto de automatización lo mejor es pensar a lo grande comenzando en pequeño; es decir, acotar los procesos que comenzaremos a automatizar para ir creciendo posteriormente y culminar el proyecto con éxito. A la hora de determinar cuáles son los procesos clave, guiarse por tareas repetitivas que consumen más recursos es un buen criterio, pero no es el único, también han de contemplarse cuáles de esas tareas tienen plazos de ejecución específicos o a cuáles se destina más tiempo.
- Prepara un plan de ejecución. Diseñar un plan de ejecución en un proyecto de automatización de procesos de un bufete es básico, dado que contempla un cambio en el modo de hacer las cosas y, por lo general, implica a diversos departamentos. Por ello, resulta muy importante determinar las fases, los hitos y la formación progresiva de la plantilla en el sistema, haciéndola partícipe de todo el proceso para llevar a cabo una correcta gestión del cambio.
- Elige las herramientas adecuadas. Nunca supedites las dos fases anteriores a la herramienta que escojas para desplegar tu estrategia de automatización de procesos en el despacho; sería un tremendo error, pues es la herramienta la que ha de adaptarse a su empresa y no a la inversa. Por este motivo, saber elegir la tecnología más adecuada y, además, al partner con el que implantarla, es determinante para el éxito de la iniciativa.
- Analiza tus datos y mejora. En contra de lo que pudiera pensarse, los proyectos de automatización de procesos son proyectos vivos, susceptibles de mejora constante; más aún en el caso de un despacho de abogados, en el que la legislación varía –especialmente la mercantil-. Además, no hay mejor banco de pruebas que el día a día y, con una plantilla implicada que revalúa constantemente el sistema, las sugerencias de cambios, personalizaciones o nuevas funcionalidades no tardarán en aparecer, algo al alcance de un modo sencillo gracias al low-code.
Procesos más automatizados en despachos
- Gestión de demandas colectivas. Cuando se llevan a cabo demandas colectivas que implican a decenas o centenares de demandantes el volumen de información que llega a los despachos de abogados es muy voluminoso. Gracias a la tecnología de RPA es posible capturar toda esa información y, sobre todo, filtrarla para que cumpla con todos los requisitos para que una denuncia pueda incorporarse a la demanda colectiva, generándose automáticamente el expediente jurídico. Su actualización y seguimiento también pueden llevarse a cabo de manera desatendida.
- Gestión de facturas. El área administrativa es otra de las que suelen marcar la iniciación de los bufetes de abogados en los proyectos de automatización de procesos. La tecnología RPA permite que la gestión de las facturas se realice de manera automática durante todo el ciclo de vida del cliente, bien emitiendo y enviando la factura o los recibos de provisiones de fondos a los clientes o subiéndolas a sus respectivos muros en los portales de cliente con los que ya cuentan algunos despachos.
- Redacción de documentos complejos. La tecnología RPA también puede resultar de gran ayuda a los bufetes en la redacción de determinados documentos, como contratos de alquiler o de depósitos de rentas, ciertas licencias, contratos de confidencialidad, etc. en los que la base dispositiva es la misma con la salvedad de los datos específicos de las partes involucradas que, gracias a la Inteligencia Artificial (IA), pueden incorporarse automáticamente.
- Comunicaciones con los clientes. Los bufetes de abogados hace tiempo que vieron las bonanzas de la automatización aplicada al marketing y cómo este podía mejorarse sin necesidad de consumir más tiempo de sus abogados. Es en este punto entran los chatbots, que pueden informar a los clientes de los avances de su caso cuando se tengan novedades, alertar sobre una fecha próxima (reuniones, vistas…), etc. La versatilidad de la tecnología RPA permite, además, hacerlo sin que se pierda personalización y cercanía en el trato, manteniendo la exigencia de confidencialidad que requiere la relación abogado-cliente.
- Servicio al cliente. Ligado con el punto anterior, mejorar la experiencia del cliente es esencial para cualquier bufete de abogados dado el alto nivel de competencia que existe en el sector legal. Prestar una atención al cliente de calidad y de manera omnicanal (teléfono, email, web, aplicaciones de mensajería instantánea, redes sociales…), rodeándola de otros servicios y prestaciones como contenido personalizado en su muro del portal del cliente, newsletters o pagos on-line incrementa la fidelización y, al mismo tiempo, sirve para contar con un mayor número de prescriptores.
Servicio Automatización de procesos Adea
La experiencia acumulada por Adea en el sector legal la convierten en la perfecta compañera de viaje para una estrategia de automatización de procesos, pues su know-how hace mucho más sencilla la identificación de los mejores procesos a automatizar, sin perder el toque humano en la relación con el cliente.
El equipo de profesionales de Adea trabaja codo con codo con los bufetes de abogados con objeto de abordar un proyecto integral de automatización en el que se defina conjuntamente la estructura de los procesos y de la información, respetando escrupulosamente todos los requisitos legales y de cumplimiento que exige el sector legal.
