Casos de uso de RPA en instituciones judiciales en la Administración Pública

AdeA   julio 2023

España es un país con una litigiosidad muy alta y, por tanto, se perfila como un escenario ideal para aprovechar las bondades de las tecnologías RPA (Robotic Process Automation) y la Inteligencia Artificial (IA). La cantidad de procesos y gestión de documentos que intervienen en la Justicia abre la puerta a un margen de mejora de la eficiencia muy amplio.

La apuesta por la digitalización inteligente de la Administración de Justicia pasa por entender la RPA e IA como habilitadores de la prestación de un servicio más ágil, aplicándolo a un variado espectro de casos de uso que benefician tanto a la ciudadanía como al conjunto de operadores de Justicia.

Ciberseguridad

La ciberseguridad constituye uno de los pilares centrales de la Ley de Eficiencia Digital del Servicio de Justicia, dado que las amenazas se han multiplicado exponencialmente, con especial atención a robos de identidad y contraseñas. La tecnología es crítica en la comprobación de identidades, pero también a la hora de facilitar la realización de determinados trámites de un modo seguro.

Un ejemplo de ello es el Escritorio Virtual de Interacción Digital (EVID) que permite una identificación segura en los contactos judiciales a distancia, tanto de ciudadanos, profesionales o Administraciones. El EVID aporta seguridad jurídica durante todo el proceso de atención ciudadana, puesto que las comunicaciones están encriptadas y cuentan con garantías de integridad. De este modo, se generan huellas y evidencias criptográficas de las interacciones. ​

La automatización se da en todo el proceso, desde la comunicación previa al ciudadano para realizar la conexión, al control de la grabación, pasando por el almacenamiento de toda la documentación aportada por el ciudadano (con protocolo de firma electrónica) y envío del justificante de celebración.

Soluciones IA

La IA puede ser un gran habilitador en cualquier gestión procesal, proporcionando automáticamente resúmenes o sumarios de resoluciones, ayudando a unificar criterios o simplificando el manejo de las diferentes bases de datos que se utilizan en el Servicio Público de Justicia.

Gracias a la IA y al avance que han tenido otras tecnologías como el Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN), no sólo resulta más sencillo procesar y analizar cualquier dato, sea estructurado o no, sino que también permite la generación de documentos con un elevado grado de precisión.

En esta misma línea y siempre salvaguardando los derechos fundamentales de la ciudadanía, como su privacidad, la IA también puede ser una herramienta esencial en la fase de instrucción/investigación, asistiendo en recabar información y cruzarla desde diferentes fuentes, aportando más elementos de valor para impartir justicia.

Gestión de expedientes judiciales

La automatización de la gestión de los expedientes judiciales puede aportar numerosas ventajas. En esencia se trata de aprovechar la tecnología RPA para simplificar significativamente la monitorización y gestión de estos expedientes, agilizando la organización y acceso a toda la información que contienen los mismos. Gracias a ello, es posible ganar eficiencia de tramitación y gestión procesal, de manera que el ahorro de tiempo que proporciona tanto a magistrados como al resto de operadores puede permitir invertirlo, por ejemplo, en valorar con más minuciosidad las pruebas. En la actualidad, el número de proyectos de robotización en la Justicia española supera la veintena.

Los beneficios de esta gestión automatizada ya son visibles, como demuestran, por ejemplo, trámites como la cancelación de antecedentes penales. Gracias a la adopción de tecnología RPA y desde que se realiza de oficio, ya no es necesario que el afectado lo solicite, precisando abogado e incurriendo en costes, sino que se realiza de manera automática, cancelando de ese modo cerca de 250.000 ejecutorias al año.

La tramitación de expedientes es donde más se perciben estos beneficios. Otro ejemplo notorio son las tutelas testamentarias, donde ya no se precisa la intervención del funcionario, siendo el propio sistema el que devuelve el expediente electrónico correspondiente al informe final, reduciendo en un mes el tiempo de cada gestión, además de más de 3.000 horas de trabajo y más de 15.000 hojas impresas.

Servicios al ciudadano

Aplicar la tecnología RPA al Servicio Público de Justicia mejora la calidad del mismo y abre la puerta a nuevos servicios al ciudadano. Gracias a esta transformación digital, la Justicia se percibe como algo más cercano, puesto que cualquier persona se puede conectar a una Sede Judicial Electrónica y presentar escritos en los procedimientos que requiera. Esta robotización del proceso permite hacerlo a cualquier hora y cualquier día de la semana.

Para ilustrar el modo tan directo en que la automatización impacta en las personas basta mirar a los desahucios: cuando se va a producir un alzamiento, el sistema permite avisar de forma automática a los Servicios Sociales para que busquen una solución habitacional a las personas afectadas, algo que antes requería de la intervención de un juez y la tramitación de documentos. El tiempo que se ahorra en esos casos resulta vital.

Gestión de citas previas

El Ministerio de Justicia, en colaboración con la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, ha puesto en marcha un servicio en la nube de cita previa que pueden utilizar las diferentes Comunidades Autónomas, además del resto de áreas del ministerio. Gracias a él y sin que sea necesaria la intermediación de ningún funcionario, el ciudadano puede solicitar cita para el trámite que precise.

Además, el sistema brinda la oportunidad de gestionar esa cita, pudiendo cancelarla o retrasarla si fuera necesario en modo autoservicio y desde el mismo teléfono móvil. El  servicio Cita Previa 2030, que se puso en marcha con el inicio de la pandemia, es un paso adelante respecto a la solicitud vía correo electrónico o llamada telefónica; más aún respecto a la solicitud presencial. En este sentido, ha ayudado a eliminar desplazamientos, lo que se traduce en ahorro energético, contribuye a la sostenibilidad y evita esperas innecesarias.

Textualización de grabaciones

Gracias a la robotización y a la tecnología de aprendizaje neuronal que se integran en los sistemas de grabación de las Salas de Vistas, la textualización de dichas grabaciones ya es una realidad. Mediante su utilización, ahora resulta más sencillo el procesamiento de archivos de vídeo o audio con objeto de extraer automáticamente el texto correspondiente de las intervenciones orales que se realizan en las distintas comparecencias.

De esta manera, ya no es necesario que los distintos operadores visualicen todas las vistas al completo, sino que pueden acceder fácilmente a declaraciones concretas realizadas durante la actuación. Con funcionalidades como la búsqueda por palabras clave o el filtrado por hablante se facilita el trabajo a magistrados, jueces, fiscales, letrados de la Administración de Justicia y empleados públicos, que hasta ahora tenían que hacerlo manualmente. La mejora de la productividad se estima en un ahorro del 60% del tiempo en búsqueda y localización a partir de palabras clave, con niveles de acierto superiores al 80% en la textualización.

Servicio RPA de Adea

Adea cubre todo el ciclo de vida de la automatización de cualquier proceso, desde su misma definición a la ejecución y monitorización, desplegando métricas para ello. Gracias a su capacidad de innovación, el equipo de profesionales de Adea trabaja con todo tipo de entornos legacy, recurriendo a desarrollos low-code que abaratan y aceleran los proyectos.

Con la incorporación de estas nuevas tecnologías, incluidas IA y Machine Learning, Adea consigue sacar el máximo partido de los procesos, incrementando la eficiencia y ampliando la disponibilidad de los servicios prestados.

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