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Digitalización de documentos

En todas nuestras instalaciones, contamos con espacio especialmente diseñado para llevar a cabo la digitalización masiva de documentación, así como para gestionar las tareas externalizadas (BPO) que el cliente nos haya encomendado.

Cada tratamiento y cada documento, así como cada cliente, requieren de unas tareas de clasificación, preparación, inventario y digitalización totalmente personalizadas.

Proceso Básico de Digitalización

Recogida de documentación

Realizamos la recogida de la documentación en cualquier lugar o conjunto de lugares en que se genere o encuentre. La recogida puede ser exclusiva, utilizando un servicio únicamente para ese acto, o dentro de un circuito o calendario establecido con el cliente.

Preparación de la documentación

Eliminación de sobres, documentación anexa a expurgar, eliminación de grapas u otros elementos de sujeción y clasificación por unidad o tipología documental. Análisis de elementos sobrantes y/o faltantes.

Digitalización de la documentación

Obtención de la imagen digital a partir del documento físico original. En este proceso se realizan los controles de calidad requeridos según parámetros del cliente.

Indexación o referenciación

Grabación de los datos o campos requeridos y necesarios para tener referenciado e identificado de forma unívoca cada uno de los expedientes o documentos.

Verificación de los datos

AdeA lleva a cabo las verificaciones y/o cotejos que el cliente desee realizar sobre la documentacion. Estas verificaciones pueden ser necesarias para la correcta administración del documento o porque son de especial importancia para la propia actividad del cliente. Cabe destacar entre ellas, la existencia o no de determinados campos (Firmas, DNI, Caducidades de documento, etc.).

Entrega de datos e imágenes

Tanto los datos como las imágenes de todos los documentos procesados pueden ser entregados en diferentes formatos y canales, incluyendo remotamente vía SFTP, VPN, etc. o siendo integrados en nuestra plataforma de Gestión Electrónica de Documentos AdeANet o en cualquier otra plataforma ECM (Enterprise Content Management). A estos efectos, AdeA cuenta con partners tecnológicos con los que ofrecer la solución llave en mano que el cliente desea en un momento determinado.

Control de calidad de la documentación original

Una parte clave de nuestro servicio es la realización de controles de calidad de la documentación original tratada, generando informes de aquellas incidencias detectadas para solventarlas conforme a las directrices marcadas por nuestro cliente o procediendo a su devolución si así se requiere. Los parámetros más frecuentes a controlar son: firma del documento, documento original, documento con formato estándar o inclusión de todos los documentos en un expediente.

El esquema que describe nuestra operativa de servicio seria: