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Custodia documental

Conservación y Custodia Documental

La solución de AdeA afecta al ciclo completo de gestión y de tratamiento documental; desde su origen y durante la vida útil de la documentación hasta la externalización de la guarda y custodia en nuestras instalaciones. Partiendo del análisis de los procesos de generación y tratamiento de documentos, etiquetamos los contenedores con códigos de barras y una vez realizado el inventario, trasvase y referenciación de la documentación, procedemos a custodiarla en nuestros Centros de Información y Custodia.

La documentación está disponible para ser consultada por las personas autorizadas a las que se les asigna un código de acceso. Los documentos se pueden entregar conforme a un calendario establecido con el cliente o bajo petición a demanda del mismo.

AdeA ofrece un servicio satélite, es decir, nuestra filosofía de servicio nos hace identificarnos como un apéndice, un departamento más de nuestro cliente que guarda y custodia su documentación bajo las medidas de seguridad, protección y confidencialidad más exhaustivas del mercado.

Ciclo completo de la externalización de la custodia documental

Análisis de procesos de generación y tratamiento de documentos

En cada área de actividad con un posterior diagnóstico de la situación real del Sistema de Gestión Documental.

Etiquetado de los contenedores con códigos de barras

Todos los contenedores de archivo son identificados con una etiqueta de código de barras, lo que asegurará la trazabilidad y confidencialidad del cliente, de la documentación y un seguimiento continuo de los movimientos motivados por la consulta de la documentación.

Trasvase y referenciación de la documentación

El personal de AdeA se desplaza a las instalaciones del cliente y se encarga de trasvasar dentro de los contenedores la documentación del cliente. Esta tarea se completa con la captura de los datos de referenciación que identifican los soportes documentales del cliente (lomos de los archivadores o AZ´s, carpetas de hamaca, carpetas de anillas o cualquier otro soporte utilizado, etc.). A partir de estos datos se elabora la base de datos de archivo de esa documentación.

Envío al Centro de Custodia

Una vez completados los preimpresos de referenciación, los contenedores son apartados, puestos en un palet y protegidos con film retráctil. Los palets son trasportados al Centro de Custodia de AdeA. Las tareas propias de la manipulación y trasporte las realiza AdeA con vehículos y personal propio.

Informatización de preimpresos

Los preimpresos de referenciación son grabados en nuestro sistema de gestión informática, lo cual asegura el mantenimiento, la continuidad de la información y del contenido del archivo, así como el acceso remoto al archivo parte del cliente.

Migración de base de datos

En aquellos casos en los que el cliente disponga de bases de datos propias y sea un requerimiento apropiado para poder gestionar su documentación (y pueda llevarse a cabo), AdeA llevaría a cabo la migración de dicha información a nuestro sistema informático AdeANet.

Alta de contenedores en Centro de Custodia

Asignación de una nueva etiqueta de código de barras que en este caso indica su ubicación física y definitiva en la estantería.

Consultas de la documentación

El cliente autoriza a solicitar documentación a las personas de su organización que estime oportunas y AdeA les asigna un código de acceso a su plataforma AdeANet. La petición de consultas es recepcionada en nuestros Centros de Custodia. El nivel de detalle de la consulta lo determina el cliente, pudiéndose entregar un contenedor completo, un archivador, un expediente o un documento. Los documentos se pueden entregar físicamente (documento original) o electrónicamente (documento digitalizado).

Expurgo y destrucción certificada de documentación

Para la realización de expurgos, el cliente debe indicar los plazos de guarda y custodia de cada contenedor que nos entrega; nuestro sistema informático controla las fechas de vencimiento, lo que nos permite gestionar la documentación activa y poder desestimar y destruir la documentación que no cumple con los criterios y compromisos de permanencia y custodia documental. Para nuestros clientes, AdeA cuenta con un servicio de Destrucción Confidencial y Certificada que asegura que, mediante modernos sistemas de Trituración, los datos contenidos en los documentos serán totalmente eliminados.