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Consultoría documental

Tras analizar los procesos de generación y tratamiento de documentos, diagnosticamos la situación real de los sistemas de gestión documental y proponemos soluciones a medida para minimizar y, en la medida de lo posible, eliminar las incidencias que se generan, así como optimizar y aplicar mayor eficiencia operativa en los puntos fuertes sobre los que se genera una ventaja competitiva en la compañía.

Como resultado de nuestros proyectos, muchas empresas han logrado normalizar sus archivos y la gestión de su documentación, mejorando de esta forma sus costes, tanto directos (coste de archivo físico, coste de papel e impresión, etc.) como indirectos (pérdidas de documentación, coste de búsquedas de documentación infructuosas, riesgos legales, etc.).

Sugerimos soluciones a medida con una propuesta de actuaciones concretas dirigidas a áreas funcionales de la organización o como posible solución global de la empresa. Es decir, ofrecemos una propuesta enfocada a la consecución de un sistema centralizado y homogéneo dirigido a la utilización cada vez más limitada de los documentos en papel (Paper Less u Oficina sin Papeles).

Elaboramos, además, el manual de SGI de nuestro cliente a la vez que le ayudamos en la adecuada aplicación de los procedimientos internos de su archivo. En todo momento AdeA, mejora la gestión de la información llevando a cabo el tratamiento de la documentación, aplicando distintos niveles de descripción, proponiendo un diseño y elaboración de herramientas informáticas personalizadas, generando nuevos inventarios, elaborando el cuadro de clasificación de fondos documentales y, finalmente, confeccionando el manual de procedimientos de archivo.

Los servicios de consulta y de recuperación de documentos a través de distintos medios y aplicativos, incluido el envío de imágenes digitalizadas a su red informática, la puesta a disposición de personal cualificado para el servicio de archivo o la formación de usuarios finales del cliente, forman parte de los servicios añadidos a la prestación de nuestra solución de consultoría.