Los servicios de digitalización prestados por ADEA, están enfocados a satisfacer diversas necesidades documentales dependiendo de los diferentes sectores de actividad, eso implica el procesar documentos de muy diferente tipología, como por ejemplo: efectos bancarios, contratos telefónicos, expedientes de crédito bancario, documentos fiscales, albaranes y facturas, historias clínicas, padrón, pólizas de seguro, expedientes de siniestros, multas, expedientes de recaudación ejecutiva, domiciliaciones, expedientes administrativos, etc.
SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN
1. RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN:
Realizamos
la recogida de la documentación en cualquier lugar o
conjunto de lugares donde se genere. Esta recogida puede
ser exclusiva, utilizando un servicio únicamente para ese
acto, o dentro de un circuito, dependiendo siempre del
valor que el cliente otorga a la documentación.
2. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:
Eliminación de sobres, documentación anexa a expurgar,
eliminación de grapas u otros elementos extraños si
dicha documentación va a ser digitalizada y clasificación
por tipología documental. Instalación de la documentación
en contenedores normalizados para su proceso.
3. DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:
Obtención de la imagen digital del documento físico.
En este proceso se realizan los controles de calidad
requeridos según parámetros del cliente.
4. INDEXACIÓN O REFERENCIACIÓN:
Grabación
de los datos requeridos para tener referenciado de forma
unívoca el documento.
5. VERIFICACIÓN DE LOS DATOS:
Doble grabación
de aquellos datos que se consideren, ya sea porque son
necesarios para la ubicación exacta del documento o
porque son de especial importancia para la actividad del
cliente.
6. ENTREGA DE DATOS E IMÁGENES:
Tanto los
datos como las imágenes de todos los documentos procesados
pueden ser enviados al cliente en diferentes formatos:
cd-rom, cinta, disquette, líneas PAP, ... adaptándonos
a sus necesidades.
7. CONTROL DE CALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN
ORIGINAL:
Muchas veces el almacenamiento
de la documentación es inútil si ésta no cumple
con una serie de garantías (p.e. un contrato sin
firmar). Uno de nuestros servicios es la realización
del control de calidad de la documentación original,
generando informes de aquellas incidencias detectadas
o procediendo a su devolución al cliente. Los
parámetros más frecuentes a controlar son: firma del
documento, documento original, documento con formato
estándar, inclusión de todos los documentos en
un expediente, ...
BENEFICIOS
Todos estos servicios permiten a nuestros clientes:
Garantizar la conservación de la documentación en las
mejores condiciones posibles.
Obtener mayor espacio útil en sus instalaciones, que
habitualmente están en zonas donde el espacio para el
archivo es muy costoso.
Eliminar los costes fijos de archivo para adaptarlos a
las necesidades específicas de cada momento.
Acceso inmediato y concurrente a la documentación. Al tener la documentación digitalizada, varios usuarios
pueden acceder al mismo documento sin necesidad de
esperas.
Acceso en un plazo breve a los documentos originales. Dependiendo de la urgencia del servicio, el plazo puede
ir desde 3 horas hasta 1 día.
Asegurar la calidad de la documentación que se custodia. Debe ser la adecuada para cada documento, cumpliendo
los requisitos en cuanto a contenidos.
Distribución de costes por áreas si así lo requiere el
cliente.
Flexibilidad y rendimiento necesario para absorber las
distintas cargas de trabajo que se producen a lo largo del
tiempo con las campañas de márketing, fiscales, ...
Asesoramiento técnico a medida, ya que se dispone
de un equipo de profesionales para la realización de
consultorías de archivo para la realización de diferentes
planteamientos de la solución.
Garantizar la conservación de la documentación en las
mejores condiciones posibles.