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Actualidad

6 Septiembre, 2016

La digitalización no es más que otro eslabón en la cadena de valor de la gestión documental

Revista de Gestión documental

Jesús Pérez Narezo es el director general de AdeA, multinacional española que constituye toda una referencia en gestión documental en el mercado nacional, Portugal y Colombia. Fundada en 1995, AdeA comenzó una nueva etapa en 2012, cuando pasó a manos de Atlas Capital. Desde entonces, la compañía inició un proceso de crecimiento y expansión que le ha llevado a establecerse en Colombia así como a ampliar sus instalaciones tanto en la península (zona centro y Portugal) como en Canarias. Con una plantilla global que supera los 300 profesionales, la compañía alcanzó unos ingresos superiores a los 15 millones de euros en 2015.

¿Qué principales servicios y productos pueden encontrar las empresas en ADEA?

Prestamos servicios de gestión documental a través de una oferta que abarca todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su destrucción, pasando por la clasificación, la digitalización, la custodia física y la consulta. Así mismo, ofrecemos servicios de consultoría, cubriendo desde el análisis preliminar del flujo de documentos hasta el diseño integral, implementación y mantenimiento de los procesos de gestión documental.

Todos nuestros servicios se sustentan sobre una fuerte base tecnológica en la que destaca AdeaNet, una herramienta de desarrollo propio para la gestión electrónica de documentos. La custodia de los documentos que se nos confían la realizamos en condiciones de máxima seguridad lógica y física, garantizando la confidencialidad absoluta de la documentación custodiada así como el estricto cumplimiento de la LOPD, ley sobre cuyos aspectos también asesoramos a nuestros clientes.

¿Cuáles son los servicios más demandados por las organizaciones actualmente en procesos de digitalización?

La digitalización no es más que otro eslabón en lacadena de valor de la gestión documental. En general, actualmente se está digitalizando mucho pero la pregunta es si se está haciendo de manera racional y con una lógica económica. La correcta gestión documental implica un ahorro de costes, pero si se está procediendo a digitalizar arbitrariamente, no se produce esa economía. Es muy aconsejable una labor previa de estudio para determinar qué se debe digitalizar atendiendo a criterios objetivos basados en la casuística de consulta de cada organización que no es la misma, por ejemplo, en un banco que en una operadora de telefonía.

Realmente, ante un bajo índice de consultas, lo más barato que existe es una hoja de papel. Dicha hoja, una vez digitalizada pasa a aumentar el espacio que ocupa, y debe tenerse en cuenta que su almacenaje digital tiene un coste en función de su peso en bytes, tanto en su almacenaje normal como en los múltiples procesos de back-up en los que estará presente. En AdeA perseguimos la mayor eficiencia al coste más razonable atendiendo siempre a unos estándares de calidad. Pretendemos que nuestros clientes inviertan en su gestión documental, no que incurran en gastos arbitrarios.

¿Por qué las compañías deben confiar en una empresa global de gestión documental como ADEA?

Cada empresa u organización debe emplear el tiempo de su personal en su “core bussines”, en el objeto fundamental de su negocio buscando las sinergias oportunas en los proveedores para cada uno de los demás procesos “no core”. La gestión documental se hace imprescindible para las empresas pero son expertos externos quienes se deben ocupar de las soluciones que permiten el nivel de servicio que las hace eficientes y competitivas. La gestión documental es algo vital, pero su gestión debe responder a un plan sistematizado cuya ejecución debe recaer en alguien especializado que, preferiblemente, previamente participe en su diseño.

¿Hacia dónde van sus procesos de expansión actual?

Nuestra mentalidad en esta nueva etapa es la de crecer y expandirnos. A ese espíritu corresponde nuestro establecimiento en Colombia y la ampliación de instalaciones en la península y Canarias. En este momento estudiamos varios proyectos, queremos crecer orgánicamente y para eso estamos preparando a la empresa, pero tampoco descartamos hacerlo por otras vías. Contamos con el apoyo de nuestro socio mayoritario, Atlas Capital. En cuanto a la expansión geográfica, tenemos que mirar alrededor de los enclaves desde donde operamos en España, Portugal y Colombia.

¿Cómo está siendo su experiencia en Colombia?

Abrirse camino en otro país no es cosa fácil aunque estemos hablando de un país de Iberoamérica. Allí contamos con la ventaja de que el idioma no constituye una barrera, pero no deja de ser otro país con otra mentalidad y otra manera distinta de hacer las cosas, otra cultura empresarial con sus peculiaridades, que hay que conocer y aceptar para que tu actividad tenga éxito.

Nosotros hemos contado con la ventaja de habernos establecido a partir de la adquisición de IBC Code Control, una compañía local especializada en gestión documental y de activos. Lo que ha constituido una plataforma idónea para trasladar el conjunto de nuestro porfolio de servicios hasta Bogotá, replicando el modelo de negocio de España y dejándonos guiar porquien conoce el mercado local.

¿Cuál es el potencial de su filial colombiana?

Contamos con instalaciones en Bogotá que albergan oficinas y almacén. En total disponemos de una superficie de 2.300 mcon una capacidad de almacenaje de 320.000 cajas de documentación. La plantilla es de 90 personas y el pasado año hemos facturado una cifra superior a los dos mil millones de pesos colombianos que esperamos superar ampliamente en el presente ejercicio.

¿En total de cuántos centros disponen y cuál es la suma de sus capacidades?

Contamos con diez centros de trabajo, seis de los cuales se ubican en la Zona Centro: Azuqueca de Henares (dos centros), Yunquera de Henares, Alcalá de Henares, Meco y Getafe; dos en Telde (Gran Canaria), Montijo (Portugal) y Bogotá (Colombia). Tenemos más de  tres millones de cajas de documentos en custodia; procesamos unos 100.000 documentos al día, mientras que las imágenes en hosting superan los 200 millones. Nuestros clientes superan los 850.

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa en este último año?

Al margen de que hemos aumentado nuestra capacidad de almacenaje con la ampliación de nuestra segunda nave en Yunquera de Henares, yo destacaría, en 2015, el hecho de que ha sido el primer ejercicio completo en el que ha operado AdeA Social, nuestro Centro Especial de Empleo, situado en elmunicipio madrileño de Meco, cuya actividad arrancó en los últimos meses de 2014.

AdeA Social contrata a una treintena de personas discapacitadas que han asumido con un alto grado de eficiencia parte de las tareas dentro de la cadena de valor de la gestión documental. Nos sentimos muy satisfechos de nuestro Centro Especial de Empleo que sigue creciendo y que ha tenido una gran aceptación por parte de nuestros clientes. Nos están concediendo proyectos documentales específicos para AdeA Social algo que, por otra parte, suma en las respectivas cuentas de Responsabilidad Social Empresarial de los contratantes.

¿Qué nuevas propuestas y proyectos van a lanzar de ahora en adelante?

Es obvio que nuestro objetivo es crecer y aumentar nuestro negocio, pero pretendemos hacerlo en base a innovar y perfeccionar nuestros servicios para logar ser más útiles a nuestros clientes, con la voluntad de entender sus respectivos problemas en gestión documental y ofrecerles las soluciones más satisfactorias. Esto como declaración de principios. En cuanto a proyectos materiales, estudiamos algunas posibilidades de expansión, pero nuestra actividad requiere de grandes instalaciones y para nuevas aperturas necesitamos coordinar múltiples aspectos. Queremos que nuestros pasos sean muy cautelosos a la hora de tomar decisiones.

¿Qué opinión le merece el sector actual de la gestión documental en España?

Creo que el sector está en una zona de estabilización pero no se termina de avanzar. En la actualidad, se cubren las necesidades del día a día y en muchos casos, bajo demanda. La gestión documental no se está utilizando como un valor añadido o, al menos, no con todo su potencial. Las empresas, por lo general, no están convirtiendo su documentación en un activo que añada valor. Esto está dificultando su propio desarrollo y es algo que podría resolver una correcta gestión documental realizando las inversiones adecuadas. Aquellos que vieron la gestión documental como una inversión y no como un gasto han podido ser mucho más ágiles en los tiempos difíciles de la crisis y están mejor preparados para crecer ahora.

La documentación es parte del patrimonio de las empresas, es un activo real, no es un residuo de las actividades de la empresa. Pongamos el ejemplo de un contrato que se firma después de no pocas gestiones y dificultades: una vez firmado, para algunos pasa a ser un residuo, cuando en realidad es el testimonio de cómo se ha materializado esa relación y en qué términos. Es algo valioso, y para nada residual. La documentación es la garantía de la salvaguardia histórica de la empresa. Su trayectoria con todos sus pormenores está ahí reflejada, garantía histórica y fehaciente de lo que la empresa ha realizado.

Sinceramente, pienso que en la mayoría de los casos falta mentalización de gestión documental. Debemos poner el foco en el documento y en lo que hacemos con él, porque el documento por su propia definición, es único. La cadena de valor corre paralela a la vida del documento, cuya vida está definida por las diferentes leyes que la regulan. En esa trayectoria vital el documento debe estar custodiado en las condiciones que el caso requiere y, por supuesto, localizable en tiempos óptimos porque su utilidad se puede hacer patente en cualquier momento. Existe todo un argumentario que amerita que se extienda una política de gestión documental dentro de nuestro entramado empresarial.

¿Cuál cree que va a ser el futuro del cloud computing en nuestro país?

Para nosotros no ofrece ninguna duda. Somos documentalistas que entendemos que sin una fuerte base tecnológica estaríamos ofreciendo servicios de otro siglo, no del año 2016. El cloud computing, o la “nube” como se le llama también en España, es uno de los grandes hitos tecnológicos. Y es algo que viene muy bien a nuestro tipo de negocio como ejemplo, dejar en manos de expertos aquellos servicios necesarios para tu actividad pero que no son el núcleo de la misma. La “nube” ha llegado para quedarse porque supone un paso definitivo en la oferta de soluciones tecnológicas para todo tipo de organizaciones.

En nuestro caso, llegamos a un acuerdo hace ya más de dos años con Gigas, multinacional española especializada en servicios de cloudhosting (alojamiento de servidores en la nube), para ofrecer todos nuestros servicios a clientes a través de un Cloud Privado en su Cloud Datacenter, unCPD (Centro de Procesamiento de Datos) virtual que proporciona toda la potencia de un entorno físico dedicado con enormes ventajas en cuanto a escalabilidad, flexibilidad, seguridad y alta disponibilidad del cloud.

Apostar por Gigas como plataforma de cloud hosting ha sido una decisión estratégica que nos está reportando grandes ventajas, sobre todo porque nos permite centrarnos en nuestro core business, al tiempo que ofrecemos a nuestros clientes, por una parte, unas infraestructuras muy solidas y robustas que serían muy complejas y costosas de abordar por nosotros mismos lo que constituye una eficiencia económica al no tener que sobredimensionar equipos para tener que cubrir posibles picos de servicio; y por otra parte, métodos y procedimientos muy estandarizados, muy seguros y muy solventes. También nos permite disponer de un soporte técnico altamente especializado que garantiza la resolución de cualquier incidencia.

Alrededor de los servicios que presta AdeA existen dos constantes. Una es la seguridad de la documentación que nos confían nuestros clientes. La otra, la accesibilidad por parte de éstos a la información en el momento que lo deseen.