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Actualidad

27 noviembre, 2017

Jornadas AdeA Canarias sobre Transformación Digital y Documental

Éxito de la convocatoria a la que acudieron medio centenar de directivos de empresas tinerfeñas así como representantes de las distintas administraciones, que mostraron gran interés en las soluciones encaminadas a la transformación digital de la documentación.

 

“No estamos hablando sólo de tecnología, sino de un cambio de cultura en las organizaciones, sin el cual no hay transformación digital”. “Hay que cambiar la base para competir y, en estos tiempos, esa no es otra que la innovación” (Jesús Pérez Narezo, director general de AdeA).

 

AdeA Ingeniería Documental ha organizado la jornada “Transformación Digital ¿y Documental?”, un desayuno de trabajo en el que el pasado jueves 23 de noviembre, se dieron cita más de medio centenar de directivos de empresas tinerfeñas y representantes de instituciones públicas de la isla, en la Cámara de Comercio, Industria y Navegación de Tenerife para conocer en qué medida la transformación digital en la que estamos inmersos, está modificando la tradicional gestión documental.

La apertura ha corrido a cargo de Juan Sánchez Cobo, director de AdeA Canarias, que ha hablado de la realidad de la compañía en el archipiélago, donde está presente desde 2004, con centros de gestión y custodia documental en Tenerife y Gran Canaria, y una importante base de clientes.

A continuación, Jesús Pérez Narezo, director general de AdeA Ingeniería Documental, ha dado una visión de la situación socioeconómica existente debida a la transformación digital. “Es innegable –ha señalado- que existe un cambio en nuestros usos y costumbres, en mayor o menor medida dependiendo de cada individuo y sus circunstancias (edad, capacidad económica, educación, etc.), que afecta a todo el mundo y a todos los ámbitos de nuestra vida”. Para tratar de explicar el alcance del cambio, Pérez Narezo ha asegurado que “no estamos hablando sólo de tecnología, sino de un cambio de cultura en las organizaciones, sin el cual no hay transformación digital”. Punto en el que ha destacado el papel del líder para que ese cambio se produzca.

En otro momento, ha asegurado que “hay que cambiar la base para competir, y en estos tiempos esa no es otra que la innovación”. Perez Narezo asumió que innovar es arriesgado “pero el auténtico riesgo es no hacerlo”. Quizás por eso recurrió a Peter Drucker, el considerado padre del Management, que en una de sus sentencias, afirmó: ”El mayor peligro en tiempos turbulentos no es la turbulencia, sino actuar con la lógica de ayer”.

“En el terreno empresarial, la transformación es mejorar las experiencias de tus clientes, empleados, proveedores, socios y accionistas. El auge de la tecnología ha cambiado a la sociedad en su conjunto y, por tanto, a los clientes, lo cual ha abierto una ventana de oportunidad de nuevos negocios y de transformación de los actuales, pero es cierto que también existe un riesgo de adaptación para los negocios tradicionales”, ha señalado Pérez Narezo.

El director general de AdeA ha subrayado que “el conocimiento se valora como el motor de la sociedad actual, donde la adaptación a los nuevos modelos requerirá mucha agilidad en los negocios; y en este contexto ha dicho que “los procesos internos de las empresas deben responder a la inmediatez requerida por el mercado”.

Vicente Álvarez Gil, presidente de AP Consultores, por su parte, ha ilustrado a los presentes sobre derecho digital, si bien dijo que no existe como tal esa rama, “pero sí distintas cuestiones que entroncan con el derecho porque hay una forma nueva de contratar, un espacio nuevo. Pero la realidad es que son plataformas nuevas de negocio que tienen matices pero en el fondo las obligaciones y contratos son las del Código Civil o del Código de Comercio que vienen de 1880”.

“Los medios, algunos abogados, consultores y técnicos hablamos de derecho digital para referirnos a una parte de la normativa que afecta a relaciones mercantiles, de consumidores o con la administración pública en un marco de relaciones vía telemática y electrónica”. Y se ha referido a normas sobre contrataciones, transacciones y ciberseguridad. Explícitamente, se ha referido a la Ley de Servicios Sociedad de Información y Comercio Electrónico, “cuyo objeto es la regulación del régimen jurídico de los servicios de la sociedad de la información y de la contratación por vía electrónica, en lo referente a las obligaciones de los prestadores de servicios incluidos los que actúan como intermediarios en la transmisión de contenidos por las redes de telecomunicaciones, las comunicaciones comerciales por vía electrónica, la información previa y posterior a la celebración de contratos electrónicos, las condiciones relativas a su validez y eficacia y el régimen sancionador aplicable a los prestadores de servicios de la sociedad de la información”.

En cuanto a si puede ayudar el Derecho Digital  a generar negocio, Gil Alvarez ha dicho que sí, “siempre que estemos adaptados a compra venta online, el pago en bitcoins,  pedidos vía mail, marketing online… “Cada una de estas acciones tiene una regulación jurídica que, si usamos correctamente, podemos aprovechar para generar negocio”.

También se ha referido a la penalizaciones si no se cumplen las normas: “Hay sanciones desde 600 € a 600.000 €. Y no es una broma, se comprueba cuando aparece la primera denuncia de un cliente insatisfecho”.

Finalmente, se ha referido a la moneda digital bitcoins, de que ha dicho que “aun no siendo derecho digital, está muy relacionado, porque en España, a día de hoy, es posible constituir una sociedad limitada aportando bitcoins al capital social”.

La jornada la ha cerrado Ralf Stiegelmeier, country manager de SER Solutions Iberia, que ha tratado sobre las Tecnologías aplicadas a la gestión de la Información y AdeA y su tecnología de vanguardia en la Gestión Electrónica Documental.

Stiegelmeier ha hablado de las bondades de un gestor documental, explicando que se trata de una plataforma diseñada para gestionar documentos individuales o agrupados como expedientes de forma segura, coherente y totalmente compliance. “Evita la incertidumbre y el riesgo de no haber encontrado el documento exacto y en la versión correcta y asociado con el expediente y el workflow adecuado. Garantiza que el documento es único en toda la organización, que es inalterable e imborrable según las normas de preservación y ley de protección de datos. Provee la capacidad de localizar los documentos y expedientes por múltiples vías de consulta a través de su esquema de metadatos sin fallos ni errores Puede resolver cualquier proceso de negocio complejo donde es necesario disponer de los documentos y expedientes probatorios”.

El representante de SER Solutions Iberia se refirió a la tecnología utilizada por AdeA como una garantía para evitar el riesgo de pérdida de información que supone almacenar documentos en estructuras rígidas, mono-dimensionales y residentes en unidades locales, de red e incluso en la nube bajo el típico modelo de carpetas; con la ventaja de poder disponer de una verdadera organización de expedientes, estáticos y dinámicos para gestionar todos los documentos referentes a un caso de negocio. También se evita –dijo- el problema de incrementar el parque de aplicaciones de negocio, recurriendo a plataformas heterogéneas de alto coste y complicadas de integrar. Todo lo resumió en “obtención de eficacia, rapidez, garantía y trazabilidad” y la tranquilidad de no tener que preocuparse en adelante por cumplir con la LOPD (Ley de Protección de Datos), la GDPR (European General Data Protection Regulation) y la AEAT (Normas de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria).